האם אתה מנהל פרויקט חדש? ענה על 11 השאלות הללו לפני תחילתו

1. מה מטרת הפרויקט?

לשאלה זו יש יותר פרשנויות, הפרשנות הראשונה היא פרקטית בלבד. מה צריכה להיות התוצאה הסופית של הפרויקט? ברוב המקרים, אין רק תוצאה אחת, אלא מספר שלם של משלוחים הפרוסים בכמה שלבים. כתשובה לשאלה הראשונה, מספיק מספיק רשימת אספקה. והתוצרים הצפויים להימסר משמשים כ Checklist לאורך הפרויקט.

2. מה המטרה האמיתית של הפרויקט?

הפרשנות השנייה מעט מורכבת יותר, אך גם חשובה יותר. מטרת הפרויקט אינה התוצאה עצמה, אלא ההשפעה שיש לתוצאה. האם אתם מעצבים אתר חדש? מה הלקוח מצפה מהאתר? איך תמדדו הצלחה? לאיזה חזון עליכם לעקוב? מצא תשובות לשאלות אלה עם הצוות שלך, ושמור אותו בזיכרון לאורך כל הפרויקט.

3. מה לא מטרת הפרויקט?

חשוב כמו ההגדרה יעדי הפרויקט, הוא גם הבהרה של מה לא יהיה מטרת הפרויקט. לאחר בירור התפוקות, רצוי לחשוב על כל קטע בפרויקט בנפרד ולבדוק את הצוות הנגדי, האחראי למסירת כל קטע בפרויקט. באופן דומה, רצוי לדון עם הלקוח בציפיותיו לגבי השפעת הפרויקט ולנסות לחסל את הציפיות הלא מציאותיות. זוהי הדרך הטובה ביותר להימנע מחילוקי דעות אפשריים ועבודה נוספת שלא מתוכננת.

4. כמה זמן יש לנו?

סביר להניח שהפרויקט שלך יקבע מועד אחרון מראש. וגם אם בהחלט השגת מספר פרויקטים שבהם מועדים נדחו שוב ושוב, עדיין כדאי לקחת את המועדים ברצינות. מועדים הם המפתח להבנת ציר הזמן של הפרויקט ומכאן מסגרת העבודה של הפרויקט. קביעת מועד מחושב היטב תעזור לכם לבחור אסטרטגיה מתאימה לניהול הפרויקט. למרות שחלק מועד הם גמישים למדי, יש צורך לקבוע לפחות מועדים פנימיים, באופן אידיאלי כולל שלבי משנה, המאפשרים לך לעקוב אחר ההתקדמות עם הצוות שלך.

5. מיהו הלקוח האמיתי?

אלו מכם שהעבירו בעבר פרויקט לחברה גדולה יותר, בוודאי חווה מצב שבו אנשים שלא שמעתם עליהם קודם התחילו להגיב על ההיבטים וצורת התוצרים בשלב הסופי של הפרויקט. זה בהחלט לא פסול, בעיקר זה עניין של פוליטיקה פנימית ועבור חברות גדולות יותר, זה פשוט הליך נפוץ. במקרה אופטימלי, לעומת זאת, אתה רוצה להימנע ממצבים שבהם מישהו מבקש שינויים גדולים שבוע לפני סיום הפרויקט. תברר עם הצד שכנגד כבר בתחילת הפרויקט, מי צריך להיכלל ב תהליך קבלת החלטות ולנסות להגביל את מספר המשתתפים.

6. מיהו איש הקשר שלך?

מלבד אחרים, יש לברר עם הצד שכנגד מי הוא איש הקשר. ככל הנראה, זה יהיה האדם שאיתו אתה נמצא בתקשורת רציפה של פרויקטים. עם זאת, חשוב לבדוק אם במקרה חירום והחלטה אד הוק, האדם הזה הוא זה שאחראי עליהם. וכשמבהירים את הנקודות הללו, עליכם גם להבהיר אילו צורה של תקשורת (דואר אלקטרוני, WhatsApp, מתקשר) אדם זה מעדיף.

7. מי עובד על הפרויקט?

זה צריך להיות ברור באופן אידיאלי. אם אתה כבר מכיר את ניהול הפרויקטים, אתה יכול לפתור את השאלה הזו בקלות בעצמך. זה עשוי להיות מסובך יותר אם אתה מצטרף לפרויקט שכבר התחיל עם צוות שאתה לא מכיר. אבל גם כאן אתה יכול בקלות להדביק את האחרים. במה כדאי להתמקד בעיקר? אתה צריך להתמקד בייעוד של כל אדם, אם יש לו את הכישורים הדרושים, הניסיון, ומספיק זמן. לאחר מכן, עשה להקצות משאבים נוספים ותמיכה אם אתה מרגיש שלא מוקצים מספיק מיומנויות / ניסיון / זמן.

8. מיהו הקהל?

כשנוהלים פרויקט זה יכול בקלות לקרות שאנו נוטים לספק את רצונו של הלקוח או גורם נגדי אחר בכל מחיר. אך לא תמיד משאלותיהם עונות על צרכי קהל היעד והגשמת צרכים אלו לא תביא להשגת יעדי הפרויקט, כפי שנקבע בשאלה מספר 2. לכן, כשאתם מעבירים פרויקט, אל תשכחו, אתם או הצוות שלכם, קהל היעד. וגם אם לפעמים זה מרגיש כמו להילחם בטחנות רוח, אל תשאל את הלקוח שלך את אותה השאלה.

9. מה אנחנו צריכים?

האם יש לך ולצוות שלך את כל הכלים הדרושים? אפילו גורם זה צריך לחשוב היטב ובמידת הצורך, יש להבטיח את הטכנולוגיה הדרושה. הכל מתחיל ב התוכנה הנכונה לניהול פרויקטים למתקן בדיקות הבטא. האם יש לך הכל זמין, או שתצטרך משהו לרכוש לאירוע הזה?

10. האם מישהו עשה זאת בעבר?

אנחנו מדברים כאן במובן צר ורחב יותר. האם הפרויקט שלך מוביל להיות משהו שהחברה עשתה בעבר? האם לארגונים המתחרים יש משהו דומה למוצר/פרויקט שלכם? האם יש דבר כזה בשוק אחר? או ביבשת אחרת? חפש השראה, תבניות ודוגמאות בכל מקום שאתה יכול. אם אתה רוצה לחדש, זה מדהים, אבל אין צורך להמציא את האופניים מחדש.

11. מה בדרך שלנו?

הבעיה עם מכשולים היא שלרוב אי אפשר לחזות אותם. אבל לפני שאתה נכנס לפרויקט הבא, נסה אותו לפחות כתרגיל מחשבה. תחשוב על פרויקטים בעבר וחשבו מה עלול להשתבש הפעם ומה עלול לגרום לנו לאבד את הדרך להשלמה מוצלחת. ותחשוב מי יהיה אחראי לפתרון בעיות כאלה, ואיך עליו לטפל בהן.

בסופו של דבר ההמלצה האחרונה, שאלות 11 אלו צריכות להישאל בתחילת הפרויקט. אך מכיוון שמומלץ לעשות זאת בהיבט שונים של הפרויקט טופס שאלות שוב ושוב ועדכן אותן אם המצב יתבקש.