נצח את האתגרים של ניהול משאבים

10/4/2022
דקות 6
Lukáš Beňa
תכנון קיבולת מלווה בהרבה אתגרים ומכשולים. האם אתה יודע איך להגיב אליהם ולהתמודד איתם? המשיכו לקרוא והתכוננו!

ממש כמו במדבר, גם בניהול פרויקטים, תצטרך להתמודד עם מכשולים כל יום. אל תיתפסו לא מוכנים ולמדו כיצד להתמודד עם כל אחד מהם ביעילות.


האם אתה מכיר את המלכודות של ניהול פרויקטים?


מכשול 1: איזון משאבים על פני מספר פרויקטים

בג'ונגל ניהול פרויקטים, לעתים קרובות אתה צריך להתמודד עם מספר פרויקטים בבת אחת. לכן, חשוב לתעדף ולהקצות ביעילות זמן צוות בין לקוחות או פרויקטים שונים.

איך להתמודד עם המכשול

  • למד לומר ''לא'': מצאתם את עצמכם במצב שבו היכולת של הצוות שלכם נגמרה, ולפתע מופיע עוד פרויקט? אם אתה יודע שלא ניתן להשלים את הפרויקט הזה, היה כנה ותגיד את זה מיד. כך ניתן לטפל בבעיה מוקדם יותר, והצוות שלך יודה לך.
  • הקצה את האנשים הנכונים לפרויקטים: זה חיוני להיות מודע לכישורים וליכולות של הצוותים שלך. וזה מביא אותנו למכשול הבא...


מכשול 2: חוסר סקירת יכולת ברורה

ללא תמונה מלאה של מי עובד על מה וכמה עסוקים חברי הצוות, אינך יכול להשתמש במשאבים שלך במלוא הפוטנציאל שלהם. אז אתה עלול לגלות שאתה כבר לא יכול לעמוד בזמנים או שכמה צוותים עסוקים משמעותית מאחרים, מה שמגביר את רמת הלחץ שלהם.

איך להתמודד עם המכשול

  • קבל סקירה כללית של עומס העבודה של הצוות שלך: חלק את העבודה באופן שווה, פשוט ומהיר עם ניהול משאבים זריז. זה נותן לך תצוגה של מי עובד על מה, איפה אדם אחד חופף במספר פרויקטים בו-זמנית ומי בחופשה.
  • שמור את כל המידע שלך בכלי אחד: אם אתה והצוות שלך עובדים יחד באמצעות כלי אחד בלבד, זה חוסך זמן לכולם. אין יותר מעבר! לְנַסוֹת פרויקט Easy, שם תמצא את כל מה שאתה צריך במקום אחד.
  • שלב את הצוות שלך מעורב: הצוות שלך צריך לעבוד יחד כדי שהדברים יפעלו בצורה חלקה. ודא שהם מעדכנים באופן קבוע את סטטוס הפרויקטים ומתעדים את הזמן המושקע בעבודה על משימות ספציפיות.


מכשול 3: מועדים לא מציאותיים

קביעת מועד בלתי ניתן לניהול יכולה להיות מסוכנת יותר ממה שזה נראה. הצוותים שלך מרגישים מיד בלחץ, הם לא מסוגלים לעבוד בצורה יצירתית, כל העבודה ממהרת, והיא מאבדת איכות. זה פשוט אף פעם לא רעיון טוב למהר פרויקט.

איך להתמודד עם המכשול

  • תמיד יש ''buffer'': בעת תכנון פרויקטים, אל תשכח את זמן החיץ. עליך לסמוך על עיכובים, משוב או אירועים בלתי צפויים.
  • צור רשימת בדיקה: השתמש בכלי המאפשר לך ליצור רשימות ביקורת. בדרך זו, תוכל לקבל רשימת בדיקה של כל התוצרים שאתה צריך, בנוסף תוכל להשתמש בה עבור פרויקטים אחרים.
  • תכנן סטנדאפ עם הצוות שלך: אתה אף פעם לא יכול לדעת באופן מלא איך פרויקטים מתקדמים כאשר אתה לא עובד ישירות עליהם. תזמן סטנדאפ עם הצוות כדי לסכם מה הסתיים ומה צריך יותר זמן.

ניהול משאבים זריז

ניהול משאבים זריז


מכשול 4: הקצאת האדם הנכון לכל פרויקט

בחירת האדם הנכון לעבודה על פרויקט היא המפתח לסיום פרויקט מוצלח, לכן חשוב להכיר את הכישורים של כל אחד מחברי הצוות שלך.

איך להתמודד עם המכשול

  • קבל סקירה כללית על הכישורים של חברי הצוות: ב כלי ניהול משאבים זריז, תמצא תכונה ''ניהול מיומנויות'' שבה תוכל לראות למי יש אילו כישורים.
  • אימון חברי הצוות שלך: אפשר לחברי הצוות לשפר את כישוריהם. זה ימנע מצב שבו רק לחבר צוות ספציפי אחד יש את הכישורים לבצע משימה מסוימת.


מכשול 5: תקשורת לקויה

כולם נתקלו בתקשורת שגויה בעבודה. לפעמים זה דבר קטן, לפעמים זה יכול להוביל לעיכובים בפרויקט או אפילו לאובדן של לקוח. בגלל זה אתה צריך ללמוד

לתקשר ביעילות - לא רק שתמנע מטעויות מיותרות, אלא גם תחזק את מערכות היחסים במקום העבודה שלך.

איך להתמודד עם המכשול

  • בעל תוכנה מקצועית לניהול פרויקטים: הצעד הראשון לתקשורת טובה יותר הוא כלי המאפשר לך לנהל את כל העבודה שלך מפרויקטים דרך מעקב אחר זמן ועד להקצאת משאבים. לְנַסוֹת פרויקט Easy, שיעזור לך לתקשר ביעילות.
  • דבר עם הצוות שלך: לפעמים, אין כמו לדבר אחד עם השני באופן אישי, בין אם בסטנדאפ רגיל ובין אם בפגישה אחרת. נסו להבין מה הוביל לטעות התקשורת האחרונה וחשבו על דרכים כיצד תוכלו לשפר את התקשורת שלכם.


מוכנים לכל אתגר!

ההתמודדות עם כל המלכודות של ניהול משאבים יכולה להיות הרבה. למרבה המזל, אנחנו לא צריכים להתמודד איתם לבד! עם הכלי הנכון לניהול משאבים, תוכל לתקשר בצורה חלקה, להפיץ יכולות ביעילות ולעקוב אחר התקדמות הפרויקט. עם Easy Project, שום מכשול לא יפתיע אותך יותר. למידע נוסף על ניהול משאבים זריז ומסורתי על אתר האינטרנט שלנו.

תוכנת All-in-One למנהל פרויקטים מודרני? קַל.

קבל את כל הכלים החזקים לתכנון מושלם, ניהול ובקרה של פרויקטים בתוכנה אחת.

נסה את Easy Project ב-30 יום ניסיון חינם

תכונות מלאות, מוגנת SSL, גיבויים יומיים, במיקום הגיאוגרפי שלך