איך לבנות PMO מאפס

מהו PMO (משרד לניהול פרויקטים)?

משרד לניהול פרויקטים הוא מרכיב חשוב בכל ארגון מצליח. זה משמש בתור מרכז מרכזי לכולם פעילות ניהול פרויקטים, מתן תמיכה, הדרכה ומשאבים למנהלי פרויקטים ולצוותים.

היא אחראית על קביעת סטנדרטים של ניהול פרויקטים, מתן הדרכה ותמיכה למנהלי פרויקטים, ועוזרת להבטיח שפרויקטים יושלמו בזמן ובמסגרת התקציב. אבל התפקיד של PMO יכול להיות שונה בחברות שונות בהתאם למטרות ולצרכים שלהם.

מהם הסוגים הנפוצים ביותר של PMO?

לפני בניית PMO חשוב ללמוד על הסוגים השונים כך שאתה יכול בחר את המתאים עבור החברה שלך. ישנם מספר סוגים, שחלקם מעורבבים יחד יוצרים אחד נוסף - הם מוגדרים על ידי צרכים ארגוניים, מטרות ומשאבים.

1. הנחיות PMO: סוג זה של PMO אחראי אכיפת תקני PM ותהליכים ברחבי הארגון. זה גם יכול לספק הדרכה ותמיכה למנהלי פרויקטים, אבל זה אין לו סמכות לקבל החלטות מטעם צוותי הפרויקט.
2. PMO תומך: מספק תמיכה ו משאבים למנהלי פרויקטים, אך אין לה סמכות לקבל החלטות או לאכוף תקנים. תפקידו העיקרי הוא לסייע למנהלי פרויקטים בתכנון וביצוע הפרויקטים שלהם.
3. PMO שיתופי: זה עובד בשיתוף פעולה הדוק עם מנהלי פרויקטים כדי להבטיח שהפרויקטים אכן מתאימים מותאם ליעדים האסטרטגיים הכוללים של הארגון. עשוי להיות לו גם תפקיד מייעץ יותר, מתן הדרכה והמלצות לצוותי הפרויקט.
4. הפעלת PMO: ממוקד ב מתן הכלים, המשאבים והתמיכה הכרחי למנהלי פרויקטים כדי לספק את הפרויקטים שלהם בהצלחה. זה יכול גם לספק הזדמנויות הכשרה ופיתוח כדי לעזור למנהלי פרויקטים לשפר את כישוריהם.
5. PMO אסטרטגי: סוג PMO זה אחראי על התאמת הפרויקטים של הארגון עם האסטרטגיה והיעדים הכוללים שלו. יכול להיות שהוא גם אחראי על ניהול תיקים וזיהוי הזדמנויות פרויקט חדשות.

מתי זה זמן טוב להתחיל?

ובכן, יש אין תשובה חד-משמעית מתי זה הזמן המתאים לבנות PMO. חשוב לארגון להעריך היטב את הצרכים והמשאבים שלו לפני שמחליטים עליהם. למרות זאת, סימנים מסוימים עשויים להעיד זה ה הזמן הנכון לבנות PMO. האם זיהית כמה מהבעיות הללו בארגון שלך?

• נוהלי ניהול פרויקטים לא עקביים: PMO יכול לעזור בהקמת תהליכים ונהלים סטנדרטיים לניהול פרויקטים שונים.
• פרויקטים מרובים ללא פיקוח מרכזי: אם הארגון שלך מנהל פרויקטים רבים ושונים ללא פיקוח או תיאום מרכזי, PMO עוזר לספק את הפיקוח הזה ולהבטיח שהפרויקטים מתאימים ליעדים וליעדים הכוללים של הארגון.
• קושי בניהול מחזיקי עניין: אם הארגון שלך מתקשה לנהל את בעלי העניין ולעמוד בציפיות שלהם, PMO יכול לעזור לשפר את המעורבות והתקשורת של בעלי העניין.
• אתגרים עם הגשת הפרויקט: אם הארגון שלך חווה בעיות עם אספקת פרויקטים בזמן ובמסגרת התקציב, PMO יכול לעזור לך לזהות ולטפל בשורשי האתגרים הללו.

"בנינו את ה-PMO שלנו בשנה שעברה. לאחר שנה, הודות למעקב השקוף של הפרויקטים, המבנה והתהליכים שנקבעו, והדיווח המאוחד ישירות ב-Easy Project, אנחנו אל תבזבז זמן בפגישות Project Office עם עדכוני סטטוס מיותרים וארוכים ואנחנו יכולים לבזבז את הזמן הנחסך בעיקר על פרויקטים שיש לא פועל לפי התוכנית. אנחנו יכולים להסתכל עליהם אסטרטגית ולמטב את ההתקדמות שלהם כך שנוכל לנהל אותם בהצלחה. ובפרויקטים שמתנהלים לפי התוכנית, אנחנו חוגגים עוד יותר על סיומם".

Jan Řeřicha, ראש PMO, Easy Software

הגיע הזמן להתחיל! אבל איך?

בניית המשרד הראשון שלך לניהול פרויקטים עשויה להישמע כמו משימה מפחידה, אבל במציאות, זה לא חייב להיות כל כך מאתגר אם אתה מבצע את הצעדים הנכונים וזכור שהתהליך יכול לקחת קצת זמן.

להלן שבעה צעדים לעקוב אם אתה רוצה להתחיל:

1. הגדר את המטרה, הסוג וההיקף של ה-PMO: קבע מדוע אתה רוצה להקים PMO, ואילו פונקציות ספציפיות הוא ישרת.
2. העריכו את המצב הנוכחי של ניהול פרויקטים בארגון שלכם: זהה את החוזקות והחולשות של שיטות ניהול הפרויקט הנוכחיות שלך, וקבע אילו שיפורים ניתן לבצע באמצעות הקמת PMO.
3. פתח תוכנית עבור PMO: צור תוכנית מפורטת עבור ה-PMO, כולל המבנה, כוח האדם, המשאבים והתקציב שלו. תוכנית זו צריכה להתיישר עם המטרות והיעדים הכוללים של הארגון שלך.
4. להעביר את התוכנית לבעלי העניין: שתף את התוכנית עבור ה-PMO עם בעלי עניין רלוונטיים, וחפש את הקלט והרכישה שלהם. זה יעזור להבטיח של-PMO תהיה התמיכה הדרושה לה כדי להצליח.
5. ליישם את ה-PMO: הפעל את התוכנית עבור ה-PMO, כולל גיוס עובדים, הקצאת משאבים וקביעת תהליכים ונהלים.
6. הקמת תהליכים ותקשורת: תהליכים ונהלים ברורים עבור PMO חשובים כדי להצליח, כולל הנחיות לניהול פרויקטים, תקשורת וקבלת החלטות. דרך טובה היא גם להקים ערוצי תקשורת אפקטיביים עבור ה-PMO, כולל מחזיקי עניין פנימיים וחיצוניים כאחד, כדי להבטיח שכולם יהיו מעודכנים ומעודכנים בפעילויות PMO.
7. לפקח ולהעריך את PMO: בדוק באופן קבוע את הביצועים של ה-PMO ובצע התאמות לפי הצורך כדי להבטיח שהוא עונה על צרכי הארגון.

האם PMO מתאים לחברה שלך?

אם משרד לניהול פרויקטים אינו מתאים לךעדיין תוהה אם הארגון שלך צריך לבנות PMO או לא? אז זה זמן טוב להסתכל על כמה גורמים שיתנו לך רמז אם משרד לניהול פרויקטים אינו מתאים לך.

• עלות: הקמת PMO עשויה להיות יקרה, מכיוון שהיא עשויה לדרוש שכירת צוות נוסף, הקצאת משאבים והשקעה בטכנולוגיה ובתשתיות. אם לארגון אין את התקציב או המשאבים לתמוך ב-PMO, הוא עשוי לבחור שלא לבנות אחד.
• כמה פרויקטים: PMO עשוי שלא להיות נחוץ אם לארגון יש רק כמה פרויקטים והוא יכול לנהל אותם ביעילות ללא גוף פיקוח מרכזי.
• חוסר תמיכה: PMO עשוי שלא להצליח אם אין לו תמיכה של בעלי עניין מרכזיים, כגון הנהלה או מנהלי פרויקטים.
• מוּרכָּבוּת: PMO יכול להוסיף מורכבות למבנה הארגון, ועשוי לדרוש פיתוח של תהליכים ונהלים חדשים. אם ארגון כבר פועל בצורה יעילה ואפקטיבית, ייתכן שלא יהיה צורך בהוספת PMO.

סיכום

יעיל PMO יכול לעזור לך לנהל את הפרויקטים שלך בצורה חלקה, משפר את שיתוף הפעולה בצוות שלך, ומאפשר לך להשיג יעדים ביתר קלות. אם אתה מרגיש שה-PMO שלך לא מושלם מההתחלה, אל תתייאש, לוקח זמן להתאים אותו לצרכי הצוות שלך. אם אתה עסק עם יותר מצוות אחד ומוצר אחד אל תשכח שתזדקק לכלי מודרני לניהול תיקי פרויקטים לבנות PMO יעיל. גלה את פרויקט קל – פתרון PPM שלם שיהפוך את הטמעת ה-PMO שלך למהירה וקלה הרבה יותר!