כיצד ליישם Knowledge Base 2.0 בהרמוניה: סיפורה של תוכנה קלה

מהו Knowledge Base 2.0

זוהי הדרך המושלמת לגשת לידע של חברה, משולבת ב-Easy Project ומספקת ערכת כלים רבת עוצמה לארגון והרחבה של תיעוד, מדריכים, תהליכים, ניהול איכות וצרכים אחרים כדי לשמור על ידע בארגון.

קרא עוד

איך יצרנו את זה

• מה היה האתגר: ב-Easy Software, הפתרון הקיים לשיתוף ידע פנימי כבר לא הספיק בשל המורכבות הגוברת של המידע. סיווג מאמרים לא הספיק.
• מה שהיינו צריכים: חיפשנו אפליקציה מיוחדת, קשורה ככל האפשר ל-Easy Project. זה בהחלט חייב להיות קוד פתוח כי אנחנו תומכים בו ו-Easy Project עצמה היא תוכנת קוד פתוח.
• איזה פתרון בחרנו: BlueSpice התאים באופן מושלם לדרישות שלנו. זהו כלי ויקי בקוד פתוח עם יכולת הסתגלות ושילוב חלק עם Easy Project.

איך התרחשה ההגירה

היו לנו נתונים חשובים במאגר הידע הקודם שלנו שהיו צריכים להיות מועברים לפתרון החדש. המשך לקרוא כדי לגלות את שבעה צעדים שהשתמשנו כדי לגרום לזה לקרות בצורה חלקה:

1. נקה נתונים במאגר הידע המקורי - התחל לפני ההגירה. אנו ממליצים למיין את כל המאמרים מתאריך "העדכון האחרון" ולעבור מהישן ביותר.

• תגלו שניתן פשוט למחוק מאמרים רבים מלמעלה
• אחרים שתכניס לקטגוריה ספציפית בשם "לבדיקה" - תעדכן אותם מאוחר יותר
• חלקם יכולים להתעדכן באופן מיידי
• השאר יכולים להישאר כפי שהם

עוד שני טיפים:

• If עוד אנשים הולכים להיות סקירת המאמרים, יכול להיות שזה רעיון טוב איכשהו לתייג אותם או להגדיר שדה מותאם אישית - למשל, "נבדק".
• בדוק גם את הכותרות של המאמרים. אם הם מכילים סמלים בעייתיים, הם עלולים לגרום לבעיות במהלך ההגירה. הנה כמה טיפים על mediawiki.org על כותרות עמודים ו תווים של כותרת חוקית.

קרא עוד

2. התקן את Knowledge Base 2.0 - אספקה ​​טכנית של התכונה. מכיוון שאנו פועלים על Easy Cloud, זה נעשה כמעט אוטומטית

3. בצע כמה העברות בדיקה - לא היינו בטוחים לגבי התוצאה, אז עשינו הגירת בדיקות

• בדקנו את כותרות הדפים, עיצוב התוכן (כותרות, פסקאות, קישורים ותמונות) וקטגוריות
• בדקנו כמה זמן זה ייקח (היו לנו 900+ מאמרים להעביר)
• ביצענו שינויים נחוצים בתוכן של מאגר הידע המקורי בהתבסס על הממצאים שלנו מהגירת הבדיקה
• "רעננו" את אפליקציית Knowledge Base 2.0 - הסרנו את כל הנתונים

4. מידע למשתמשים שלנו

• הודענו להם על תאריך העברת הייצור = לאחר זמן זה, מקור הידע העיקרי הוא Knowledge Base 2.0. לאחר זמן זה, למשתמשים תהיה גישת קריאה בלבד למאמרים המקוריים (רק לעיון ולהשוואה) איך הם נראים עכשיו ולפני
• קיימנו כמה סבבים של הדרכת משתמשים והכשרת מיומנויות מנהל

5. ייבוא ​​ייצור

• הגיע היום שבו נלחץ על הכפתור וההגירה בוצעה
• לאחר הבדיקה הראשונית שלנו, הורדנו את ההרשאות עבור כל התפקידים במאגר הידע המקורי - למצב קריאה בלבד

ראה תהליך הגירה

6. תמיכה פנימית

• ייעדנו כמה עמיתים וערוץ ב-Microsoft Teams שבו המשתמשים שלנו יוכלו לשאול כל שאלה לגבי התפקוד של Knowledge Base 2.0
• כמה בעיות לאחר ההגירה נמצאו בייצור. מכיוון שעדיין היה לנו המקורי פעיל, הצלחנו לפתור כל בעיה בהתאם

7. השבת את מאגר הידע המקורי

• לאחר כ-6 שבועות, בקשות התמיכה הפנימיות דעכו
• השבתנו את מאגר הידע המקורי מאפליקציית Easy Project שלנו
• אנו ממליצים לבצע גיבוי לפני הסרת ההתקנה של התוסף

איך החברה קיבלה שינוי

כל שינוי בארגון דורש קצת זמן להתקבל במלואו. ההתחלות הן הקשות ביותר, וזו הסיבה שאנחנו צריכים להמשיך להזכיר למשתמשים שלנו את היתרונות של המערכת החדשה.

במקרה של Knowledge Base 2.0 והמובן מאליו הוא אם אתה לא יודע משהו, נסה לחפש קודם (נורה בסרגל הצד). תוצאות תראו לא רק בצורת כותרת המאמר (כמו במאגר הידע המקורי), אלא גם בתוכן העמודים בפועל במבט ראשון => יש סיכוי טוב שתקבלו תשובה ללא צריך ללכת לכל מקום אחר.

כאשר משתמש מוצא בפשטות ובמהירות את הידע הרצוי מאחרים, הם נוטים יותר לחלוק את הידע שלהם עם אותם אחרים, כדי חזור אחורה החסד והתחושה.

איך התנהל היישום

כל הקטגוריות

הם היו מיובא ממאגר הידע המקורי, וזה נהדר. אבל את המבנה (קטגוריות ותת-קטגוריות) לא ניתן היה לייבא טכנית. הדבר הראשון שעשינו היה לסקור את הקטגוריות, שאליהן מאורגנים הדפים.

התחלנו עם 3 "ממדים" עיקריים של קטגוריות

• קהל - עבור מי העמוד הכי שימושי - מותרות מספר אפשרויות כמו
• מבצעים
• צעצועי התפתחות
• שיווק
• כל אחד
• סוג מסמך - איזה סוג של ידע משותף. בסופו של דבר, לכל סוג תהיה תבנית משלו, כך שכולם ייראו סטנדרטיים. שיטות עבודה מומלצות קובעות שכל עמוד צריך להיות רק סוג מסמך אחד.
• מדיניות
• איך ל
• התַהֲלִיך
• הערות והקלטות הדרכה
• נושא - על מה העמוד. המבנה הזה עשוי להעמיק, מכיוון שיש הרבה נושאים בחברה. הוספת דף לקטגוריית נושא היא וולונטרית - לא חובה, אם לא קיימת קטגוריה מתאימה.
• המוצר
• תכונות הליבה
• ניהול משאבים
• Help Desk
• לוח Agile
• תשתית
• ענן
• שרת
• פתרון היברידי
• IT פנימי
• נבחרת
• Outlook
• חומרה
• משותף HW
• HW בודד

מכיוון שכל עורך יכול ליצור קטגוריות חדשות, אנו מייצרים תיקונים חודשיים כך שלא נוצרו יותר מדי קטגוריות לא ברורות של שימוש חד פעמי, מעין סדר במבנה כדי שלא יתפרע.

דפי ניווט

זה קריטי שמשתמשים יכולים לנווט היטב באפליקציה החדשה. פריט טבעי לניווט הוא תפריט ראשי, אשר בחלקו ניתן להתאמה אישית. אפשרות נוספת שימושית היא דף הבית, שמקבל את פני הקוראים, קישורים למאמר על שיטות עבודה מומלצות עבור Knowledge Base 2.0 וקישורים לדפים המוקדשים למחלקות בחברה שלנו.

על ידי לחיצה, למשל, על שיווק, המשתמש יופנה לאינדקס של דפי שיווק כדי לעיין בהם. הוא מכיל גם מידע נוסף הרלוונטי אך ורק לאותה מחלקה.

אנו שוקלים להשתמש בדפי ניווט לקריטריוני מיון אחרים (כגון פרטי מוצר או מדיניות כללית של החברה).

צעד אחד בכל פעם

לאחר שתגדיר את הקטגוריות שלך ואת דפי הניווט שלך, המשתמשים כבר יכולים לעבוד בהם. יכול להיות נראה קצת מבולגן מההתחלה, שבגללה יש לנו כמה ייעודים מנהלים, שמפקחים על שמירת סדר כלשהו.

אנחנו כבר משתמש ב- Knowledge Base 2.0 כבר כמה חודשים, ואנחנו עדיין רק מתחילים. אנו מבינים שאנו רחוקים ממצב אידיאלי של ויקי מאורגן וסטנדרטי לחלוטין שכל המשתמשים (ללא קשר לניסיון) יודעים בעל פה.

אנו מאמינים שהגדלת בסיס הידע בהדרגה, באופן אורגני, על ידי המשתמשים המעורבים שלך בסופו של דבר לאימוץ טוב יותר, מאשר אם נבלה חודשים בהכנת מערכת, שהמשתמשים שלנו יצטרכו ללמוד קשה כדי להבין.

ההמלצה שלנו היא מקרוב לראות כיצד משתמשים משתמשים בו ועושים צעדים קטנים מצטברים לקראת יישום תצורות ארגוניות מדויקות יותר כגון תבניות דפים, כללי טיפוגרפיה וכו'. כל שלב שמסבך ולו במעט את השימוש ב- Knowledge Base לטובת הארגון שלך צריך להיות מלווה בהסבר של איך זה מועיל לכל הנוגעים בדבר.

סיכום

השלמנו בהצלחה את תהליך ההגירה והיישום, ועכשיו תורכם ללכת בעקבותינו. על ידי ניצול העצות שלעיל וקבלת השראה, כל חברה יכולה ליישם גרסה ייחודית משלה של Knowledge Base 2.0, תוך שמירה על הידע היקר שלה.

נסה בחינם