en
שפה
  • en
  • cs
  • hu
  • it
  • es
  • fr
  • de
  • ru
מכונת תרגום
  • bg
  • dk
  • nl
  • gr
  • il
  • jp
  • kr
  • לא
  • pl
  • tr

כיצד לשמור על משמעת הצוות שלך מהבית: סיפור אמיתי משותף על ידי מנהל הפרויקט הבכיר שלנו

11/10/2020
דקות 5
Jakub Ryba

תן לי לנחש - זה יום שני, קצת אחרי 9 בבוקר, ואתה היחיד מוכן בחדר הזום הווירטואלי שלך. אתה מתחיל להרגיש רק כעס. כשחלק מחברי הצוות שלך פשוט מתעלמים מלוח הזמנים, הפכת ליותר "לדחות" מאשר למנהל "פרויקט". מה אתה יכול לעשות בקשר לזה?

כיצד לשפר את המשמעת של עמיתייך בתקופות "משרד הבית של קוביד"? כאן שיתפתי 4 כללים וכלים שעזרו לי להחזיר את כולם למסלולם. מוּכָן?

1. קבעו את כללי התקשורת - השתמשו בהתראות + לוחות שנה משותפים

התקשורת מהירה במשרד. אתה שואל - אתה מקבל את התשובה. או שאין על מי לענות? אתה חוזר לעבודה ושואל אחר כך.

ובכן, המשרד הביתי הוא סיפור אחר לגמרי.

התחברתי לשני כלי צ'אט (כן ו- Facebook) פלוס תוכנת החברה, בתוספת הטלפון הסלולרי שלי. מופגז משאלות, הערות וקולות בשלבים שונים של ייאוש לא עזרו לי להתנהג מגניב.

גם הפרויקטים שלי לא מועברים בזמן - מענה לכל מיני בקשות בערוצים מרובים פירושו חוסר זמן לעבודה עמוקה משמעותית. וכאן הפרויקט שלך נתקע והדרך לגיהינום מתחילה.

הכלים עצמם לא היו בעיה. הצו להשתמש בהם היה חסר. וכך הגעתי לכללים הפשוטים האלה:

  • האם זה דחוף? שִׂיחָה.
  • האם מדובר בעבודה בעיצומה? פרויקט Easy (או כלי ראש הממשלה שלך)
  • האם זה 'איפה?' / 'איך ל?' / 'כאשר יהיה?' שְׁאֵלָה? צ'אט קבוצתי.
  • משהו בהערכה / מצגת? שיחת וידאו מתוזמנת.
  • דברים אישיים אחד על אחד? לְשׂוֹחֵחַ. (מכיוון שכל ראש ממשלה בכיר בנקודה מסוימת בקריירה שלו הופך גם לפסיכולוג).
  • שאלה לגבי זמינות משאבים? לוח שנה משותף. כתוב מתי אתה צריך לפנות לרופא שלך, לקבל בברכה אינסטלטור, או שפשוט לא יפריע לך בכל מקרה. תאמין לי, זה יעזור לך מאוד, הן בתכנון והן במצבים אד -הוק.

עשינו "סולם חשיבות" והפכנו את זרימת העבודה שלנו מקצת כאוטי לכמעט חלק. לרעיון הזה יש הרבה מה לעשות בכבוד פשוט - הזמן של כולם בצוות הוא יקר, אז בואו לא נפריע אלא נשתף פעולה. כולנו מכירים את הרגעים האלה האם יש לך דקה שמובילים ל -1.5 שעות מתזמון היומי שלך (ויכול היה להיות נפתר בקלות על ידי Google).

הדבר הכי טוב בכל זה? מכאן ואילך, כשהטלפון שלי צלצל, ידעתי שזה משהו רציני או משלוח פיצה.

"השתמש בהודעות לוגיות, חבר את כולם ל- WBS והתאם את לוח הזמנים של המפגש למציאות הביתית-במשרד".


2. שמרו על כל חברי הצוות מסונכרנים ומעורבים

אני "איש מפות נפש". אני אוהב מפות חשיבה כי הם עוזרים לי לראות את הרעיונות שלי מובנים זה ליד זה. ברגע שתהיה לי מפת חשיבה מוכנה, אני מתחיל לעבוד. דבר אחד שלמדתי על מפות חשיבה בתקופות קוביות? שתף את זה. ואפילו יותר טוב - השתמש בו כרקע לפגישות הווידאו שלך!

נהגתי ליצור מבנה WBS לפרויקט שלי ואז לשמור אותו לעצמי. לא עוד! כן, עדיין אני יוצר את הגרסה הבסיסית של WBS, אבל אז מגיע פגישת צוות מקוונת בה אנו מוסיפים / מסירים את חלקי הפרויקט יחד.

איך זה עוזר למשמעת הקבוצה? כולם מעורבים מההתחלה, כולם מרגישים יותר כמו בעלים, והכי חשוב, כל אחד מחברי הצוות רואה מה לפני הצוות - כיצד המסירות שלו או שלה משפיעות על זרימת העבודה הכוללת.

3. התאימו את זמני הפגישות למציאות + שני כללים לכל הפגישות

פעם קבענו פגישות ביום שני לשעה 9.30 בבוקר. מה קרה בדרך כלל:

  • לפחות חבר צוות אחד היה חסר או הגיע באיחור משמעותי
  • לפחות לחבר צוות אחד היה "בעיה בחיבור לאינטרנט"?
  • הפגישה הייתה תמיד קצרה מהמתוכנן בגלל שיחות אחרות שנקבעו

תוצאה? בוקר אבוד | מעקב פרטני גוזל זמן | אי סדר

הפיתרון שלי? פשוט ביטלתי פגישות של יום שני בבוקר וקבעתי ישיבות אחר הצהריים של יום שני. למה? אנשים פשוט לא היו מוכנים ומכיוון שנשארו בבית, הם היו זקוקים ליותר זמן כדי להתארגן באופן אינדיבידואלי. ברגע שעברנו לשעות אחר הצהריים, כולם היו בזמן, מוכנים, ובאורח פלא, עם חיבור האינטרנט שלו / שלה.

שני כללים לכל הישיבות? ראשוןשמור את זה קצר ושתף את כל המשתתפים - כך הפגישות שלך יהיו האהובות על כולם, ובנוסף יהיה הגיוני. (האם יש לך גם את אותם עמיתים שרק יושבים שם בשקט במשך 30 דקות ואחרי הפגישה הם מתחילים להפציץ אותך בשאלות?).

שְׁנִיָה, לסכם את התוצאה. אני לא יודע כמה טוב כלי ראש הממשלה שלך אבל פרויקט קל הופך את כל מה שעולה עלינו במהלך סיעור מוחות למשימות. כמו: רעיונות WBS או גאנט> משימות ברשימת הביקורת של ראש הממשלה, כך שאני לא צריך את זה באופן ידני. אה, כן, והכל קורה בשידור חי.

בונוס ראשון: אל תשכח מ"העבודה הטובה! " רֶגַע

כששאלתי את הצוות שלי מה הם יחמיצו הכי הרבה לעבוד במשרד הביתי, התשובה שלהם הפתיעה אותי מעט (אם כי אני מניח שזה לא צריך). מָשׁוֹב, הם היו אומרים. איזו נקודה טובה! לאשר משהו פשוט לא זהה לשבחים.

או, כמו שאמר המעצב הגרפי שלי: "הרגשתי כמו מכונה - פשוט מסירה ומחכה ל'צלב 'או' לתקתק '. בלי להטות את כתפי ואף לא לעודד אותי לעשות טוב יותר. " אתה מנהל פרויקט, אז אתה יודע כמה משוב נשק חזק. מניסיוני, זה כיום חשוב מתמיד.

עבודה יעילה מהבית? קַל.

קבל את כל הכלים החזקים לתכנון מושלם, ניהול ובקרה של פרויקטים בתוכנה אחת.

נסה את Easy Project ב-30 יום ניסיון חינם

תכונות מלאות, מוגנת SSL, גיבויים יומיים, במיקום הגיאוגרפי שלך