כיצד לנטר את הביצועים של חברי הצוות שלך בעידן משרד הפנים

11 / 1 / 2022
דקות 8
אדלה סיקורובה
התקדמות פרויקט היא חלק משמעותי מאחריותו של מנהל פרויקט. פיקוח על עבודתם של חברי הצוות שלך היא אחת הדרכים להבטיח התקדמות זו. אבל איך עושים את זה בעידן החדש של עבודה מרחוק? אילו כלים מקובלים, מתפקדים ותואמים?

שאלות כדי לענות על הצרכים והספקות שלך

עם אנשים שעובדים מהבית, ה הצורך בכלי לניטור הביצועים שלהם יכול להיות לגיטימי. לא רק בשביל עצמך כדי לאסוף מידע רלוונטי שיכול לעזור לך להמציא פתרונות 'צוותים'. הלקוחות שלך הם גם שעשויים לפקפק באומדנים, בתקציב שהושקע ושעות העבודה של המשאבים שלך. אתה צריך להיות מוכן לתמוך בהצהרות שלך בנתונים.

מצד שני, אנשים לא נהנים שצופים בהם במהלך עבודתם - הן באופן אישי והן באמצעות טכנולוגיות דיגיטליות. המצב המורכב הזה מאתגר מנהלי פרויקטים - ככל הנראה, תצטרכו להמציא פתרון למעקב אחר ביצועים.

לפני כן, ענו לעצמכם על השאלות הבאות:

  1. האם אני יודע למה ואיזה נתונים בדיוק אני רוצה לעקוב?
  2. האם יש לי 'תוכנית יישום' לפתרון מעקב - האם אני יודע להסביר את הצורך בה לחברי הצוות שלי?
  3. האם אני באמת צריך כלי ניטור ייחודי, או שמא תכונות ניטור כבר א חלק מתוכנת PM שבה אני משתמש כעת עם הצוות שלי?

אנו מאמינים שברוב המקרים, פתרון טוב יהיה שימוש תוכנה חזקה לניהול פרויקטים המאפשרת לכל העובדים בפרויקט לעקוב אחר שעות העבודה שלו.


"הרעיון הגרוע ביותר יהיה לפקח
העובדים שלך ללא ידיעתם."


מתחשק להיות האח הגדול? הזהר

למרות שלמעקב אחר חברי הצוות שלך יש קשר לפעילות היומיומית שלהם, זה לא קשור להתקנת טלוויזיה במעגל סגור בבתים שלהם ולבצע את כל הצעדים שלהם. אתה צריך לקחת בחשבון את תאימות הנתונים (והשכל הישר) - דבר אחד הוא ניטור, ודבר אחר הוא ריגול. אז כשמוסיפים כלי חיצוני לפיקוח על הצוות שלך, ודא שהוא תואם GDPR.

כלים מקצועיים ואתיים עובדים בדרך כלל על העיקרון של ניטור זמן שהעובדים שלך מבלים באפליקציות הרלוונטיות לעבודה שלהם מבלי לחפור בהיסטוריה של דפדפן האינטרנט שלהם.

רעיון גרוע במיוחד יהיה אז מעקב אחר האנשים שלך ללא ידיעתם. תחושות חוסר האמון והפרנויה בכל מקרה יתרחשו, אבל ככה הן גם יהיו לגיטימיות.

כמה דברים שכדאי לחשוב עליהם בעת יישום כלי ניטור:

  • שקיפות - היה פתוח עם העובדים המרוחקים שלך, ותגיד להם שפעילות הניטור פועלת.
  • חתימה על מסמכים - השג לעובדים המנוטרים שלך מדיניות ניטור תואמת מלאה ל-GDPR, ואפשר להם לחתום עליה אם הם מסכימים
  • בדוק והסביר - יש כלים לא רק לצפייה אלא גם כדי לאסוף נתונים שבהם תוכל להשתמש כדי להניע את הצוות שלך בכיוון הנכון. הצג את תוצאות הניטור לחברי הצוות שלך באופן קבוע, הצג את הלמידה
  • מטב - יכול לקרות גם שלא תצטרך לפקח יותר על הצוות שלך או שתצטרך לשנות את הגדרות הניטור. ודאו שהנתונים שאתם אוספים רלוונטיים והגיוניים לפיתוח הצוות והגשת הפרויקט שלכם


"ודא שיש לך מספיק פרויקט
תכונות ניהול בראש הממשלה שלך
תוכנה שעוזרת לך ליישם
לומד מתוצאות הניטור".


כמה זמן אנחנו מקדישים לעבודה בפועל?

יום עבודה טיפוסי הוא באורך 8 שעות. אבל האם אתה יודע כמה שעות באמת השקעת בעבודתך - בעבודה על המשימות שלך? לפי א מחקר אחרון בבריטניה, עובד משרד ממוצע פרודוקטיבי רק פחות משלוש שעות מיום העבודה שלו. אַחֵר מחקר מארה"ב מראה שזה רק קצת יותר מארבע שעות. בעבודה מהבית, הייתם מצפים שהמספר הזה אפילו ירד, שכן עבור רבים מאיתנו הטיפול במשק הבית הוא עבודה צדדית.

מצד שני, טכנאים ואנשי IT רבים יגידו לך שהם עובדים בקלות יותר מ-40 שעות בשבוע. זה לא רק בגלל המועדים אלא גם בגלל שאנשים אוהבים לפתח פתרונות חדשים - וזה משהו שבהחלט לוקח יותר מזמן העבודה הממוצע שלך. לאהוב את מה שאתה עושה זה גורם חשוב.

כמו כן, בעבודה מרחוק, זמן העבודה מתפרס לרוב על פני כל היום ולא תמיד מתאים ללוח הזמנים '9 עד 18'. תחשוב על זה כשאתה עובר על התוצאות.


כלים, מיומנויות ועובדות שיעזרו בניטור

לאחרונה, הערכנו את הסקר הגדול שלנו* בקרב מנהלי פרויקטים וראשי צוות. תוצאות? אמון ואחריות הוכחו כמרכיבים החשובים ביותר בניהול פרויקטים מרחוק. לכן, כדי לפקח על הצוות שלך בצורה משמעותית ומבלי להיות פולשני, אתה חייב צעד אחר צעד, רכוש את אמון חברי הצוות שלך.

(*בקש את דוח הסקר המלא, אנו נשלח אותו לדואר האלקטרוני שלך.)

חלק אחד ברכישת אמון הוא באמצעות כלי PM חזותיים ל הסבירו בקלות לחברי הצוות שלכם כיצד העבודה האישית שלהם משפיעה על כל התקדמות הפרויקט ומשימות אחד של השני. הנה שלושה טיפים קונקרטיים:

  1. הפוך פגישות קבועות, דבר על אבני דרך
    אין כמו אינטואיציה ישנה וטובה המבוססת על תקשורת עין בעין נכון? שוחח עם הצוות שלך לא רק כדי לקבל מידע על התפתחות המשימות, אלא גם כדי לשמור על הקולגות שלך במסלול. שמור על הפגישות המקוונות הללו ממוקדות בהגעה לאבני הדרך שלך (הנה עוזר קטן) ותן לחברים שלך מקום להציג את ההתקדמות שאליהם הגיעו מאז הפגישה האחרונה. כך, לצוות שלך יש מוטיבציה לבלות זמן ביעילות רבה יותר.
  2. עקוב אחר זמן, קבל תובנות מכוונות
    זמן המעקב הוא חיוני אך ללא הערכה, אין לו ערך מוסף. אבל עם א סט כלים למעקב אחר זמן (כגון לוח מחוונים לדוח זמן או דפי זמן לדיווח שבועי) בתוכנת PM שלך, אתה צובר נתונים רלוונטיים המאפשרים לך לתכנן טוב יותר, ליצור הערכות מחיר וזמן מדויקות יותר עבור הלקוחות שלך, וגם לייעל את הזמן של הצוות שלך.
  3. בקרה ודיווח
    מכיוון שאינך רוצה להיות קשור למסך שלך ולעקוב אחר הביצועים בזמן אמת של חברי הצוות שלך, השתמש בניהול פרויקטים תכונות שעושות את העבודה בשבילך ו להתריע אם משהו משתבש (או טוב במיוחד). הדמיין נתונים סטטיסטיים זמינים בצורה של גרפים ותרשימים באמצעות כלי הדיווח, כך שקל יותר להבין את שיאי הפרודוקטיביות והפערים.


לסיכום

ניטור הפרודוקטיביות של הצוות שלך הוא א צעד לגיטימי, לא רק בעידן שלאחר ה-COVID. אבל אתה צריך להשתמש בכלים מקצועיים התואמים ל-GDPR ולא באפליקציות פולשניות. כמו כן, מאז האמון והאחריות הוכיחו את עצמם המרכיבים החשובים ביותר בניהול פרויקטים מרחוק, עליך לספר לעמיתיך על הניטור. זה יסיר את הפוטנציאל שלהם פחד ממעקב ולהסביר להם את היתרונות תוך שמירה על פרטיותם ב-100% מאובטחת. עם זאת, לניטור ללא מעקב אחר התוצאות אין ערך מוסף להפיק את המרב מתוצאות הניטור, עליך לחבר את הנתונים היוצאים עם קבוצה של כלי תוכנת ניהול הפרויקטים שלך.

מעקב אחר העובדים שלך מבלי לפגוע במורל שלהם? קַל.

קבל את כל הכלים החזקים לתכנון מושלם, ניהול ובקרה של פרויקטים בתוכנה אחת.

נסה את Easy Project ב-30 יום ניסיון חינם

תכונות מלאות, מוגנת SSL, גיבויים יומיים, במיקום הגיאוגרפי שלך