כיצד לעבור בהצלחה לניהול פרויקטים זריז: מה לעשות (ומה לא לעשות) כדי שהטרנספורמציה הזריזה שלך תעבוד

אך מנהלי הפרויקטים יאהבו בעיקר את ההבטחה למעורבות רבה יותר של חברי צוות בודדים. אבל כרגיל, הכל תלוי בהכנה.

אנו נראה לך בשורות הבאות כיצד להפוך לזריז.

ניהול הפרויקטים הזריזים נמצא בעלייה - יותר ויותר חברות עוברות אליו ברחבי העולם, ונראה כי מגמה זו תימשך בשנת 2021. עם זאת, לא כולם יכולים להתמודד עם המעבר.

הסיבות לכישלון הן שונות, אך לרוב מדובר בחוסר ידע אודות המתודולוגיה עצמה והערכת ההכנה לקראת השינוי. תסתכל על מה לחשוב לפני שאתה בהחלט מחליט על ניהול זריז.

 

זריז מול מפל - התנגשות טיטאנים (ומיינדס)

בסיס החשיבה הזריזה הוא גישה איטרטיבית - חוזרת ונשנית. כך הוא ההפך ממודל המפלים, בו הצוות מקבל "פקודה מדויקת מלמעלה" ועליו לפעול לפיו 100%.

להיפך, דרישות - סיפורי משתמשים, ובהמשך גם פתרונות חלקיים - משלוחים, מפותחים הודות לשיתוף פעולה ותקשורת בין צוותים המתפקדים באופן עצמאי והלקוח.

מבחינת זמן, עבודת הצוות מתרחשת במה שמכונה ספרינטים - מרווחים קצרים (לרוב שבועיים עד ארבעה שבועות). כל ספרינט פירושו עבודה על משימה חדשה, שהיא אז חלק מהתוצאה כולה.

ניתן לשנות ולשנות את המטלה בתהליך, וכך גם התפוקה-ניהול זריז ולכן אידיאלי גם ללמידה תוך כדי תנועה. לעתים קרובות איננו יודעים בהתחלה (ואנחנו אפילו לא יכולים לדעת) איזה מוצר או פתרון נביא.

תן לנו לראות בכך הרבה פרויקטים קטנים ונפרדים עם משלוחים משלהם, שבזכותם הלקוח רואה תוצאה חלקית באופן מיידי ויכול להגיב עליה באופן מיידי.

אנו מגיעים לתוצר הסופי בהדרגה, ולא בבת אחת, במובן של "עבדנו על זה בחצי השנה האחרונה, הנה התוצאה ואנו מאמינים שתאהבו אותה, כי אם לא, נקבל התקף לב".

פרויקט קל - לוח המחוונים של ספרינט

 

מה תפגוש בניהול פרויקטים זריז

לא משנה מה הסיבות שלך להפוך לגישה זריזה, להלן סקירה כללית של האלמנטים והעמדות הבסיסיות שאינך יכול להסתדר בלעדיהן.

• קנבן: קנבן הוא א שיטה מיועד במקור לצוותי פיתוח. שֶׁלָה פונקציונלי מטופל על ידי לוח הקנבאן הפופולרי: במילים פשוטות, אתה "מחלק" את כל הפרויקט לשלוש עמודות - TO DO, DOING, and DONE. לאחר מכן תעביר ביניהם את החלקים האישיים של הפרויקט בהתאם לשלב בו הוא נמצא.
  
  בדרך זו, אתה יכול בקלות לשתף, להקצות ולהגיב על משימות שיכולות לערב מספר צוותים בו זמנית - כולם יכולים לראות מה לעשות וכאשר מגיע תורם. כאן תוכל לברר איזה כלי קנבן יתאים לך ולצוות שלך ולחברה שלך.
  
  
• Scrum: אם אתה מעדיף ניהול מובנה יותר, המבוסס על מספר רב של ספרינטים קצרים, כנראה ש SCRUM תתאים לך. זוהי השיטה הנפוצה ביותר בגישה הזריזה - היתרון הגדול ביותר שלה הוא בכך הופך את עבודתך בפרויקטים לבהירה משמעותית.
  
  בדומה לקנבן, SCRUM שימשה במקור לפרויקטים של IT וכיום היא מיושמת בתחומים שונים. כדי לעבוד עם SCRUM, תזדקק לתוכנת SCRUM, ואתה תשתמש בלוח המחוונים של SCRUM לרוב.
  
  
• Scrum Master: אדם המפקח על התהליכים וההליכים שעליהם SCRUM עובד, אך יחד עם זאת רגיש וגמיש מספיק כדי שיוכל להביא פתרונות חדשים שהופכים את העבודה ליעילה יותר, גם במהלך ספרינטים. אם אתה עובר למערכת זריזה, תהליכים אלה בחברה שלך צריכים להיות מוגדרים באופן אידיאלי על ידי מישהו שכבר בעל ניסיון עם SCRUM.
  
  ה- SCRUM Master אינו אחראי לתפוקה עצמה, אך הוא מסדר את כל מה שעוזר לצוות לתפקד - מתקשורת צוות יעילה ועד לאוורור משרדי. המאסטר SCRUM משתמש שלו/שלה לוח המחוונים הראשי של SCRUM.
  
  
• ריצה: כאשר כבר יש לך את כל הפרויקט מחולק למספר פרויקטים קטנים יותר, שעליהם עובדים צוותים נפרדים, תספק משלוחים בודדים במה שנקרא ספרינטים. (בספרינט אחד, אתה יכול להתמודד למשל עם עיצוב לוגו עבור הלקוח שלך, בעוד שהפרויקט הכולל הוא הזהות החזותית של החברה.)
  
  מאסטר SCRUM יפקח על הספרינטים, אך לכל חברי הצוות צריכה להיות גישה אליהם. כדי לקבל סקירה כללית אם הכל עובד כמו שצריך בספרינט, השתמש בלוח המחוונים של ספרינט.

 

3 עצות אחרונות

הטיפ הראשון הוא שקיפות מההתחלה. עצם אופי הניהול הזריז מבוסס על סקירה טובה יותר ועל עצמאות מוגברת של צוותים. לכן אמרו בקול ולכולם מה יקרה. שינוי מבנה העבודה והטלת אחריות רבה יותר בידי עמיתים יכולים להציל עובדים רבים משחיקה.

הטיפ השני קשור לניהול שינויים. אם כבר יש לך ניסיון עם זה, השינוי יהיה קצת יותר קל עבורך. אם לא, אין בעיה. שכרו כמה מבחוץ.

זה עשוי לקחת חודש עד להבין את כל התהליכים בחברה והפעולה שלה, אך כמאמן SCRUM מנוסה, אדם זה ייצור מערכת מההתחלה, שבזכותה תחסוך זמן בלתי נתפס. ועל זה כל העניין.

ושלישית - מתאים כלי ניהול פרויקטים יהיה חיוני עבורך. תוכנה המוכנה בצורה מושלמת לא רק לניהול עצמו, תקל על המעבר לאסטרטגיה זריזה.

ואנחנו לא אומרים את זה רק כי Easy Project הוא כלי כזה. ניסינו כמה סוגים של ניהול פרויקטים בעצמנו ואנחנו יכולים לומר שאנחנו כמו משהו בכל אחד מהם. לדוגמה, פרויקט שהיקפו מוגדר במדויק (בניית נדל"ן או יישום תוכנה) מתוכנן טוב יותר על פי עקרון המפל ה"קלאסי ".

לכן Easy Project משלבת הן מתודולוגיות והן לוחות מודעות מוכנים לכל אחד מהם. כחלק מניהול זריז, יהיו לך כלים חזותיים פשוטים כגון לוחות מחוונים Scrum ו- Kanban ולוח מחוונים אישי של Scrum.

 

<br> סיכום

ניהול פרויקטים זריז הוא ויהיה מגמה בניהול פרויקטים. תקשורת ברורה של המעבר לדרך עבודה חדשה תהיה לך חשיבות עליונה עבורך ועבור הצוותים שלך לתקשר בצורה ברורה את המעבר לדרך עבודה חדשה. על מנת שתקצור הצלחה עם עמיתיך ויחד עם זאת תספק תוצאות עבור החברה, ודא כי מאסטר SCRUM מנוסה - עשוי להיות יועץ חיצוני מאיתנו - יעזור לך במעבר לניהול זריז.

אל תשכח תוכנת פרויקטים איכותית, שיש לו גישה לכל המכשירים לניהול זריז. אם יש לך שאלות נוספות, נשמח לענות עליהן.