קבלת החלטות בפרויקט: איך לעשות את זה טוב יותר

הנה צרור רעיונות כיצד לחשוף את העובדות מאחורי המצב הקשה בו אתה עלול להיקלע וכיצד להשתמש בהן לטובתך. ולבסוף, איך לקבל החלטה טובה.

ראשית, להתקרר. שנית, קבל נתונים

קבלת החלטה היא לעתים מורטת עצבים ויכולה בקלות לכוון אותך לחשיבה יתרה ו"זום שלילי", כך שבשלב מסוים, כל ההחלטות מתחילות להיראות רעות ואתה מאבד את היכולת להעריך אותן באופן אובייקטיבי. האמת היא אחרת - ברגע שתקבלו את ההחלטה, תוכלו לנשום שוב ולארגן את השלבים הבאים. תמיד קיים סיכון הקשור בהחלטה וכפי – אנחנו רוצים לומר – ניהול סיכונים הוא חלק מניהול פרויקט טוב. אבל בין אם זה הצוות שלך, כספי הפרויקט או התקדמות העבודה על הפרויקט, תמיד חשבו על ארבעת אלה:

1. הגדירו והצגו את המצב

אסוף את כל המידע על הבעיה שלך. תן לבעלי העניין שלך ולצוות סקירה ברורה של מה שקורה בפרויקט שלך. הסבירו מה הוביל אתכם – ואת הפרויקט – למצב הזה, ומה אתם מתכננים לעשות בנידון.

2. הגדר את צוות ההערכה

צור צוות שיחקור ויפתח את הצעות הפתרון שלך. הסבירו לכל אחד מחברי הצוות הזה מה תפקידו/ה בתהליך זה - מישהו יעריך את הרעיונות שלכם במונחים של משאבים, אחרים מנקודת מבט פיננסית וכו'.

"עצה שלא יסולא בפז - שפר את שלך
צוות הערכה עם מנהל פרויקט
שהיה בעבר במצב דומה".

3. הערך את האפשרויות שלך

עם אספקה ​​מספקת של נתונים מחברים בודדים בצוות ההערכה, לאחר מכן תוכל ליישם את אחד ממודלי ההערכה כדי לבחור את ההחלטה הסופית (למשל ניתוח SWOT, הפירמידה של מאסלו או עקרון פארטו 80/20).

4. ליישם את הפתרון המנצח

פשוט המשך כאילו אתה מתחיל פרויקט חדש לגמרי. השתמש בכלי WBS, הקצה משימות ישירות והקרנה משימות בודדות לתוך תרשים גנט. עקוב אחר האופן שבו המצב הקריטי השתנה והתפתח כתוצאה מהחלטתך.

מצבים אופייניים בעת קבלת החלטה הם קריטיים

ההחלטות המשפיעות ביותר - ולעתים קרובות הקשות ביותר קשורות שוב ושוב לאחת מהדברים הבאים: משאבים (אנושיים, חומריים או שניהם), כספי הפרויקט (תקציב) והיקף העבודה. סביר להניח שתעקוב אחר התהליך שהוזכר לעיל בכולם, אך ייתכן שתצטרך כלים שונים בשלבים הבודדים. הנה הסקירה הכללית.

1. קבלת החלטות הקשורות למשאבים

משאבים הם המפתח. לכן, מאחורי (כמעט) כל פרויקט לא מוצלח, יש חוסר יכולת ומשאבים. ייתכן שלא תקרא את זה בבלוגים רבים ברחבי האינטרנט, אבל לפעמים – במיוחד כשסובלים ממחסור במשאבים – עדיף אפילו לא להתחיל פרויקט מאשר להתחיל בעבודה שרק תוביל לאכזבה. אבל איך לקבל את ההחלטה כן או לא?

לא משנה כמה גדול החברה או הצוות שלך, אתה צריך קודם כל לקחת סקירה כללית של המשאבים וניצול זמנם בעתיד הקרוב. ברגע שתראה את זרימת העבודה של המשאבים הפוטנציאליים שלך, קבלת ההחלטה אם לקפוץ או לעזוב פרויקט חדש, תהיה הרבה יותר קלה. אותו דבר חשוב לגבי המצב אם אחד או יותר מהמשאבים שלך עוזבים את הצוות - וזה מה שכל מנהלי הפרויקט יחוו במוקדם או במאוחר. הדבר החשוב הוא לקבל החלטה מהירה כיצד להמשיך הלאה.

עם הסקירה המקיפה של ניהול משאבים ב-Easy Project, תוכלו לראות במהירות הדמיה מבוססת צבע של כמה ואיזה משאבים זמינים ברחבי החברה (או צוותים), עם איזו יכולת, ולאיזה פרק זמן.

"כלי הגון לניהול פרויקטים עוזר לך
לא רק בארגון העבודה שלך. זה יהיה
גם לחשוף את הדרך להחלטה טובה."

2. קבלת החלטות הקשורות למימון הפרויקט

כסף בהחלט מחולל הבדלים גדול. כדי לראות אם הפרויקט משתלם, עליך להסתכל על הנתונים שלו באופן מקיף. קבוצת כלים לניהול פיננסי יבוא ביד - כגון הדמיית תזרים מזומנים של תרשים גנט. היצמדות לנתונים היא גם מה שאתה רוצה לעשות כאשר מתרחש מצב אם להמשיך בפרויקט או לא. לשם כך, מבנה פירוט העלויות (הלשכה מרכזית לסטטיסטיקה) יעזור לך מאוד.

3. קבלת החלטות הקשורות להיקף העבודה

מה שרוב מנהלי הפרויקטים מוצאים שימושי, הוא לחזור ליסודות על ידי פירוק הפרויקט לחלקים קטנים יותר. הסיבה לכך היא שכל פרויקט הוא אורגניזם חי ומורכב מפרויקטים קטנים בפני עצמו. לכן, אם יש מצב ספציפי בניהול הפרויקט שלכם, שדורש החלטה מוצקה, אל תהססו) חזור למבנה התמוטטות העבודה הראשון שלך (WBS) של הפרויקט כדי לראות אם אתה יכול להוציא רעיונות ממפת המחשבה הראשונה ו ב) בצע מחדש את ה-WBS בהתאם למצב הנוכחי. תתפלאו איך זה יכול לשנות פתאום את נקודת המבט שלכם על הפרספקטיבה של יצירות שמחכות קדימה.

סיכום

החלטות טובות מבוססות על ניסיון, אינטואיציה ונתונים. ומנהלי פרויקטים טובים לא רק לוקחים את ההחלטה אלא גם את האחריות עליה. יש זמן לקבל החלטה במהלך ועוד לפני תחילת פרויקט חדש – האם אני/הצוות שלי/החברה שלי צריך להיכנס לפרויקט הזה, או לא? כדי לענות נכון, תשתמש סט של כלים לניהול פרויקטים לבקרה שיוביל אותך לקבלת החלטות טובה יותר. אל תזלזלו בכוחה של התקשורת והסבירו את החלטתכם לצוות שלכם בכל החלטה והחלטה על הפרויקט.