תקציב פרויקט קל

תכנון תקציבים שלך והשווה אותם ההכנסות האמיתיות והוצאות באמצעות פרויקט קל תקציבים היא הדרך הטובה ביותר לשלוט על הפרויקט שלך כספים. עם מודול זה, אתה יכול לפקח על הכנסות, עלויות, עלויות שכר ואת הרווח הסופי של כל פרויקט.

זה גם מאפשר לך לעקוב אחר רשומות כסף אמיתי בהקשר לתוכנית המוגדרת ומספק דוחות רווח והפסד של הפרויקטים, חיזוי תזרים מזומנים והיסטוריית תזרים מזומנים.

סקירה כללית על תקציב הפרויקט

נתונים עבור תקציב הפרויקט קל

ישנן דרכים רבות כיצד לקבל נתונים פיננסיים לתקציב של הפרויקטים שלך אתה רוצה לפקח על כספים הפרויקט ב. במיוחד הוצאות מתוך חשבונות שהתקבלו הכנסות מתוך חשבוניות שהונפקו בניהול - מערכת חשבונאית נפרדת חייב להיות הועבר ו מופץ כראוי בכל תקציב הפרויקט.

אתה יכול הכנס אותו ידנית לאחר הצעת חוק או חשבונית משולמת במערכת החשבונאות שלך, אבל זה מאוד לא יעיל ויש סיכון גבוה טעות אנושה. דרך נוספת היא לייצא ו ייבוא ​​נתונים בקבוצות אחרי סוף יום או שבוע, אבל יש גם את הבעיה עם לא עדכני נתונים בתקציבי הפרויקט שלך.

סקירת הוצאות ריאליות

פתרון אינטגרציה

הפתרון הטוב ביותר הוא אינטגרציה עם המערכת החשבונאית, המאפשר - העברה אוטומטית של נתונים ואת הפרדת הנתונים הכספיים עבור כל תקציב הפרויקט. יש להעביר את הנתונים שהוכנו במערכת החשבונאית מהר ככל האפשר כדי להבטיח את המצב עדכני של תקציב הפרויקט שלך.

כל מה שאתה צריך לדעת הוא מה הנתונים יש להעביר ומה פרויקטים אתה רוצה לפקח על הכספים על. כמובן, אתה צריך לנתח את זרימת הנתונים ולבחור טכנולוגיה האינטגרציה.

טכנולוגיה Zapier

הפתרון הטכנולוגי הגדול הוא Zapier. פלטפורמת האינטגרציה מחבר את ה- API של יותר מ- 1000 מערכות ומאפשר העברת נתונים חדשים ממערכת אחת לאחרת. אתה יכול בקלות להגדיר זרימת עבודה אוטומטית בשם ZAP, המהווה את הקשר בין שתי מערכות של א טריגר ופעולה.

כאשר ZAP פועל אירוע ההדק קורה במערכת החשבונאית (הצעת חוק או חשבונית משולמת), Zapier באופן אוטומטי עושה את הפעולה אירוע פרויקט קל (ליצור חשבון או הכנסה הכנסה בתקציב הפרויקט).

דוגמאות זרימת עבודה של ZAP

היתרונות של אינטגרציה זפייר

אם בקשת מערכת הנהלת חשבונות מוכן לשימוש על פלטפורמת Zapier, אתה בקלות לשלב מערכת זו עם פרויקט קל ללא פיתוח נוסף עבור שילוב מסוים של כל מערכת, הכל מחובר ומטופל על ידי זאפייר.

היתרונות ביותר הם לא ידנית ייצוא / ייבוא, אבל קבוע העברת נתונים כל 5 דקות הבטחת נתונים כספיים בפועל בתקציב הפרויקט הפצה אוטומטית של נתונים עבור כל פרוייקט.

שילוב זה מאפשר לך כמעט שליטה בזמן אמת האוצר של תקציבי הפרויקט שלך. כמובן, אוטומציה של זרימות עבודה משעמם ידני מסייע לצוות שלך לחסוך זמן ולעשות שלהם עבודה יעילה יותר גם כן.

מקרה של מערכת משולבת חשבונאות XERO

המקרה האמיתי של המחקר הנוכחי של האינטגרציה הוא עם מערכת XERO חשבונאות, אשר מוכן לשימוש על פלטפורמת Zapier https://zapier.com/apps/xero/integrations. כל שעליך לציין הוא:

• ניתוח זרימת נתונים לאינטגרציה

• מפעילים מתאימים ופעולות

• Zapier חשבון עם תוכנית מתאימה

• חשבון XERO כדי לאפשר חיבור של Zapier ל- API

• חשבון פרויקט קל לאפשר חיבור של Zapier ל- API

• כללים לנתוני הפצה לתקציב הפרויקט הנכון 

ניתוח זרימת נתונים לאינטגרציה

הצעד הראשון הוא להגדיר מה workflows אנחנו רוצים לשלב באמצעות פלטפורמת Zapier, ולאחר מכן מה מופעלות יש להקצות נתונים מ- XERO לשדות הנדרשים לפעולה אירוע פרויקט קל ליצור הכנסה או הכנסה הכנסה בתקציב הפרויקט. לצורך המחקר שלנו הגדרנו את זרימת הנתונים הנתונים: יצירת פרויקט קל הוצאות ריאליות מ XERO חשבונות חדשים ששולמו

המשמעות היא שכל חשבון חדש עם סטטוס ששונה בתשלום יוצר טריגר, ובאמצעות Zapier נוצרת הזנת הוצאות אמיתיות בתקציב הפרויקט. נתוני הפרויקט הקל הנדרש הם:

• מזהה פרויקט להפצת נתונים כספיים לתקציב הפרויקט הנכון

• שם הכניסה חשבון, במקרה שלנו המחקר מורכב מספר החשבון ומנפיק הצעת החוק

• סכום כולל של חשבון ששולם

• קוד מטבע של חשבון בתשלום

• תאריך הצעת חוק שהתקבלה

נתונים מופעלים מ- XERO הוקצו לשדות פרויקט קל

מפעילים מתאימים ופעולות

מ זמין אירועים XERO זמין אירועים פרויקט קל, אלה מתאימים להעברת נתונים פיננסיים.

XERO מפעילה

• ביל חדש - מופעלות כאשר אתה מוסיף הצעת חוק חדשה או את המצב של הצעת החוק החדשה משתנה (חשבונות זכאים)

• חשבונית מכירה חדשה - מופעלת בעת הוספת חשבונית מכירות חדשה או שינוי הסטטוס של החשבונית החדשה (חשבונות חייבים)

פעולות פרויקט קל

• יצירת תקציב תקציב הפרויקט - פעולה יוצרת כניסה חדשה מתוכננת או הוצאה אמיתית עבור תקציב הפרויקט

• יצירת תקציב תקציב הפרויקט - פעולה יוצרת הכנסה חדשה מתוכננת או הכנסה אמיתית בתקציב הפרויקט

עבור תהליך העבודה של מחקר המקרה שלנו: צור הוצאות ריאליות של פרוייקט קל משטרי XERO חדשים ששולמו, בחרנו בהפעלת XERO: ביל חדש, ופעולה קלה של Project: יצירת תקציב תקציב הפרויקט (עם אופציה אמיתית).

טריגר ופעולה המשמשת את זרימת העבודה במקרה

Zapier חשבון עם תוכנית מתאימה

כדי להפעיל ZAPs על פלטפורמת Zapier, אנחנו צריכים ליצור חשבון ולבחור תוכנית תמחור מתאימה בהתאם למספר עסקאות זפייר לחודש.

Zapier העסקה פירושה אוטומציה מוצלחת של משהו על ידי ZAP. עסקה נספרת בכל פעם Zap בהצלחה להעביר נתונים מאפליקציה אחת לאחרת.

תוכנית תמחור	הגבלת עסקאות מוצלחות לחודש	מחיר חודשי	מחיר עבור עסקה נוספת מעבר לגבול
קָטָן	1 000	€ 16	€ 0.016
בינוני	3 000	€ 40	€ 0.0128
גדול	10 000	€ 100	€ 0.01

תמחור תוכניות להפעלת ZAPs 

לצורך המחקר שלנו, עסקאות Zapier אומר כמה חשבונות ששולמו לחודש מועברים תקציבי הפרויקט שלנו.

XERO חשבון לאפשר Zapier להתחבר API

חשבון Xero חייב להיות גם זכויות ברמה סטנדרטית או יועצת על מנת להשתמש בממשק ה- API של Xero, אשר נדרש לחיבור זפייר. לתפקידים של 'לקריאה בלבד', 'חשבונית בלבד' ו- 'לקוח של Cashbook' אין יכולת להשתמש בממשק ה- API.

חשבון פרויקט קל לאפשר לזאפייר להתחבר ל- API

חשבון Project Easy חייב להקצות את תפקיד עם הרשאות לנהל את התקציב על מנת להשתמש בממשק API קל, אשר נדרש לחיבור זפייר. חשבון פרויקט קל גם חייב להיות חבר של הפרויקט שבו אנחנו רוצים להפיץ את הנתונים הכספיים לתקציב הפרויקט.

הרשאות חשבון פרויקט קל עבור תקציב

כללים להפצת נתונים לתקציב הפרויקט הנכון

אם אתה רוצה נתונים פיננסיים מופץ לתקציב הפרויקט הנכון, אתה צריך להיות מסוגל להגדיר רשימה של פרויקטים פיקוח תעודות זהות במערכת החשבונאות שלך, להקצות את זה מזהה הפרויקט הצעת חוק / חשבונית ולהפעיל נתונים אלה Zapier לפעולה פרויקט קל.

ב XERO, ניתן להגדיר את קטגוריה מעקב בשם פרויקט. קטגוריה זו היא חלק משורת חשבונית / חשבונית. אפשרות ספציפית לקטגוריה המוקצה לשורה חשבון / חשבונית מייצג מזהה הפרויקט בפרויקט קל, שבו אנחנו רוצים להעביר את הנתונים החשבונאיים לתקציב הפרויקט הנכון.

מערכות מחשוב אחרות אפשרי אינטגרציות באמצעות Zapier

אם יש לך אחת ממערכות החשבונאות האלה, הפרויקט מימון השליטה היא חתיכת עוגה בשבילך עם פרויקט קל.

ספרי זוהו

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

משולב עבור הוצאות והכנסות נתונים כספיים.

הוצאה חדשה

• הופעל כאשר נוצר חשבון.

חשבונית מכירות חדשה

• הופעל כאשר נוצרת חשבונית מכירות חדשה עם סטטוס בתשלום.

רשימת מזהי הפרויקט

• תגי דיווח (עבור הוצאה ופריט חשבונית)
• שדה מותאם אישית עם ערך נפתח (רק עבור חשבוניות)

חדש

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

משולב עבור הוצאות והכנסות נתונים כספיים.

הוצאה חדשה

• הופעל כאשר נוצר חשבון חדש.

חשבונית חדשה

• הופעל כאשר נוצרת חשבונית חדשה.

רשימת מזהי הפרויקט

• לא נתמך, ניתן להשתמש בהערה עבור חשבון או חשבונית.

מאמרים קשורים

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

משולב רק עבור נתונים כספיים הכנסות, מעורר נתונים הוצאות אינם נתמכים.

חשבונית מכירות חדשה

• הופעל כאשר נוצרת חשבונית מכירות חדשה.

תשלום חדש

• הופעל כאשר מתקבל תשלום.

רשימת מזהי הפרויקט

• מעקב אחר פרויקטים https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects