ניהול פרויקטים: איך לא לקפוא ולהתקדם בקריירה? כמה טיפים מראש ממשלה בכיר

זה היה לפני שש שנים והמועמד המרואיין הוא כעת מנהל פרויקט בכיר מנוסה שעובד עבורנו עם ה תוכנת ניהול פרויקטים העדכנית ביותר על הפרויקטים המורכבים ביותר. הוא כתב עבורכם כמה טיפים, שבאמת ישמשו מדריך שימושי להתקדמות בניהול פרויקטים.

אתה יכול למצוא הרבה מאמרים טובים ורעים באינטרנט על מה מנהל פרויקט צריך לשלוט. אם אתה מחפש עצות לקריירה שלך בספרים או ספרים אלקטרוניים, אז כנראה שכבר גילית שרשימת הספרות הזמינה תיקח לך לפחות שבוע עבודה אחד.

לכן, במאמר זה הכנו א רשימה מוכחת של טיפים וכלים זה באמת יכול לעזור לך לעשות את העבודה שלך טוב יותר - מהר יותר, יעיל יותר, עם שמחה ופחות מתח. בוא נלך!

מיומנויות רכות - עד כמה הן חשובות?

חשוב מאוד. בסופו של דבר כולם מסתכלים על הדמויות, אבל במהלך העבודה על הפרויקט, כולם סקרנים לגבי הדרך בה הולכים לקראת הדמויות האלה. אומרים במכירות שאף אחד לא רוצה לעשות עסקים עם אנשים שליליים, וכך גם בעבודה של מנהל פרויקט.

אבל הנקודה היא לא להפוך למישהו שאתה לא - אלא לפתח את הכישורים הרכים הנובעים באופן טבעי מהטבע שלך ועובדים בהדרגה על האחרים. להלן המיומנויות הרכות הבסיסיות.

1. תקשורת

תחי תקשורת פשוטה, עובדתית ויעילה! סמכו עלינו, אף לקוח, חבר צוות או מנהל לא יתנגד לשלוש התכונות הללו. יחד עם זאת, חיוני לתת מקום לכל האמור לעיל.

אבל היזהרו משיחה, שיחת וידאו או צ'אט, שנגררים כבר בהתחלה - התוצאה תמיד תהיה בזבוז זמן. לכן, הגדירו מטרה שאתם רוצים להשיג בכל תקשורת.

2. מנהיגות

קיימים אינספור סרטונים, ספרים ובלוגים על מנהיגות, אבל כלל הזהב שפועל תמיד ובכל מקום הוא ה"להוביל בדוגמה" המוכר והישן. לכן, לא פעם קורה ש"האווירה סביב הפרויקט" (ולרוב התוצאה עצמה) הם שיקוף של מצב הרוח של מנהל הפרויקט. עקבו אחר הפרויקט, צאו לעבודה בזמן, היו הראשונים בפגישות.

להתבונן, להניע, לשבח, לדווח, לדון. כשאתה באמת מתעניין בפרויקט ובאנשים שעובדים עליו, אתה "מדביק" את כל הסובבים אותך בעניין. ואם מישהו נשאר חסין, זה כנראה סימן שיש לו את הבעיה, לא אתה.

3. משא ומתן

הפרויקט הוא יצור חי ותצטרכו להילחם עבורו. לא רק בדיוני תקציב מול הלקוח, אלא גם בפנים. ייתכן שיהיה עליך לצבור יותר משאבים או יותר זמן או להגן על פידבקים בספרינטים.

כלל בסיסי: אתה עשוי לנצח בכל קרב קל יותר אם אתה חמוש בנתונים. עם נתונים תוכלו לנצח בחיוך וללא שפיכות דמים.

באילו כלים ולמה אתה צריך לשלוט?

כדי לקבל שליטה על תכנון וניהול הפרויקט כך שתוכל להתקדם צעד אחד קדימה, עליך לשלוט בכלי ניהול הפרויקטים. למרבה המזל, זמינות מספר תוכנות ויישומים מתוחכמים המאפשרים לך לעשות זאת.

הכלי הטוב ביותר עבורך לעבוד איתו הוא כזה שמשלב כל הפונקציות החשובות תחת קורת גג אחת – זה יחסוך לך הרבה זמן בארגון ובתקשורת. וזה בדיוק מה Easy Project עושה.

בהתחלה, אתה מגדיר הכל באישון שקוף וקל לניווט מרכז השליטה של ​​מנהל הפרויקט. אז אתה יכול להתכונן לארבע מיומנויות חיוניות נוספות!

1. ארגון עבודה ומשאבים

כאשר אתה מתחיל פרויקט, עשה מפת חשיבה חזותית ב- מבנה התפלגות עבודה (WBS). צור אותו יחד עם כל הצוות - כולם יראו אילו משימות מחכות לו. כך תתמוך בתחושת הבעלות אצל עמיתיך מההתחלה.

אתה יכול לבדוק בקלות את היכולת של הקולגות שלך או משאבים אצלנו כלי ניהול משאבים – בעיקר בתכנית האב לניהול משאבים.

שוחח עם עמיתיך על הזמן הדרוש להשלמת משימות - בדרך זו, אתה מניע את כולם לקבל אחריות. אתה יכול לדמיין את תזמון הפרויקט ב-a תרשים גנט ולשתף אותו עם הצוות.

2. ניהול זמן ו מעקב זמן

אספקת פרויקט בזמן היא סימן טוב מאוד לעבודה שלך, בהתחשב בכמות השינויים, סיכונים, עיכובים ו אירועים בלתי צפויים, ניהול זמן טוב יכול להציל אותך. מַסלוּל כמה זמן הצוות שלך מבלה בפרויקט והגדר התראות אם חריגה מהמגבלות שהוגדרו בהיקף.

מנהלי פרויקטים בכירים יעריכו את הכלי המיוחד לבקרה ודיווח על פרויקטים. ה כלי ניהול ערך הרווח הצעות השוואה מיידית של ערך שנוצר עם לוח הזמנים והעלויות.

המשימה שלך היא גם לארגן בצורה הגיונית את הזמן של הצוות כולו. השתמש ב- לוח דיונים. עצה שווה זהב: אם אחד החברים שלכם צריך לעבוד בצורה ממש חלקה, פשוט קחו לו יום שלם בלוח השנה המשותף - החבר בדרך כלל מסיים את העבודה מהר מהמתוכנן.

3. כלי בקרה לניהול פרויקטים זריז

ניהול זריז בשיטת Scrum או Kanban הוא "in". מאמרים רבים נכתבו על זה ועוד הרבה יותר יהיו (הנה התרומה שלנו). רוב ארגוני ה-IT משתמשים בעקרונות ניהול פרויקטים זריזים, כנראה כולל הלקוחות (לעתיד) שלך. ב-Easy Project הכנו עבורכם פאנלים ל-Scrum ול-Kanban ותוכלו לעבור במהירות ובקלות בין השניים.

4. ניהול פרויקטים מרובים בו זמנית - ניהול תיקים

אם אתה אחראי על מספר פרויקטים, ברור שכבר הוכחת את התכונות שלך. עם זאת, ניהול תיקים הוא רמה נוספת של אחריות ודורש כלים ספציפיים. אבל בואו נתחיל עם איך להקל על העבודה שלך - מה דעתך על תבנית עבור הפרויקט שלך?

תבניות פרויקט שאתה יכול ליצור ולשתף בהדרגה ברחבי החברה מאפשרים לך לחסוך הרבה זמן - אפילו בפרויקטים גדולים!

כ"ראש של מספר פרויקטים", יש לך גישה לשלושה כלים עיקריים ב-Easy Project:

• סקירת תיק עבודות בהתאמה אישית מלאה, אותו תוכל להפוך לדוח מלא מוכן להצגה,
• עץ תיק עבודות לסקירה מהירה של כל הפרויקטים ממבט ראשון,
• גאנט גלובלי חדש, תמיכה בניהול פרויקטים מפורט.

<br> סיכום

הכלים שבהם אנו משתמשים משתנים ככל שניהול פרויקטים מתפתח. לָכֵן, מנהל פרויקט המסוגל לעבוד עם כלים המשקפים את השינויים הללו זוכה ליתרון תחרותי.

למרות שמיומנויות רכות הן חלק מהותי (לא רק) בניהול פרויקטים, הן מתעצמות רק לאחר שמנהל הפרויקט יכול להסתמך על הנתונים המתקבלים באמצעות הכלים.

אם אתה רוצה להתקדם בקריירה שלך כמנהל פרויקטים, התחל בהדרגה והגדר יעד חלקי: לספק את הפרויקט הבא שלך מהר יותר, יעיל יותר, ועם כלים שיהפכו את העבודה שלך לבהירה וקלה יותר.