הסיכונים משתנים - מכשולים שונים בניהול פרויקטים: כמה טיפים לניהול סיכונים קל יותר הודות לחלוקת סיכונים אפקטיבית

כאשר אתה עושה את זה מההתחלה, אתה יכול לנהל סיכונים ביתר קלות ובבהירות רבה יותר. נלמד אותך כיצד פיצול איומים ותכנון טוב יכולים לסייע לך להשלים פרויקט ללא הפתעות לא נעימות.

מניעה תמיד טובה בהרבה מאשר צורך לכבות שריפות. לָכֵן, אף מנהל פרויקטים לא צריך להתחיל בפרויקטים חדשים במהלך משבר הקורונה ללא זיהוי והערכה של סיכונים אפשריים.

כמובן שלא הכל ניתן לתכנן - שנת 2020 הוכיחה לנו זאת בבירור. אבל, למשל, התפתחות משבר הקורונה והשפעתו על העסקים הם משהו שאתה יכול לכלול בזיהוי סיכונים השנה.

כדי להימנע מהמצב שבו מספר האיומים הפוטנציאליים יוצר כאוס, כדאי לארגן אותם בהתחלה - באופן אידיאלי, שימוש בכלי שהופך את כל הסיכונים לשקופים. אחרי הכל, זה צריך להיות חלק מתוכנית ניהול הסיכונים של הפרויקט שלך. הבה נבחן אפוא את סוגי הסיכונים הבסיסיים והתפלגותם.

 

1. חטיבה בסיסית - סיכונים פנימיים וחיצוניים

חלק הסיכונים הפנימיים כנראה מוכרים לך היטב. אתה נתקל בהם בכל פרויקט, ולכן כדאי שתדע כיצד להגיב אליהם. אולי רק נזכרת בעמית שיכין את העיצוב המושלם ליישום חדש, אבל זה ייקח לו שליש יותר ממה שהבטיח במהלך WBS.

חזרה קשה למציאות לאחר חופשת הסקי השנתית במרץ כנראה לא תהיה הדבר הנכון עבורך תוכנן בקפידה את גאנט. בסך הכל, קל יותר להפחית או לסלק את הסיכונים הפנימיים עבורך.

סיכונים חיצוניים, לעומת זאת, מגיעים מחוץ לחברה, וכמנהל פרויקטים אתה יכול להשפיע עליהם רק במידה מועטה או בכלל לא. "בלילה המכונה נתקעה ואנחנו לא יכולים לשלוח לך את החומרים בזמן, אבל לא עד שבוע הבא, כאשר היא תתוקן על ידי חברה מגרמניה, שזה המקום היחיד עם רישיון".

לא שאנחנו מאחלים לך את זה, אבל שיחה דומה חווה מנהל פרויקט לפחות פעם אחת. אחרי הכל, סיכון אחד כזה הוכח במלואו ברחבי העולם השנה.

 

2. שלושה תחומים בהם הסיכונים מתבטאים לרוב - עלות, זמן וביצועים

כל דבר מאיים על התקציב והיכולת שלך לנהל את הפרויקט שלך בהתאם לכספים שאושרו מהווה סיכון לעלות. כולנו כנראה נאלצים להתאים את התקציב מדי פעם כדי לזכות בלקוח חשוב.

אבל אז, בשל המחיר המוזל, אתה מאשר עם הלקוח תקציב שנחשב רק עם עתודה מינימלית. כתוצאה מכך, אתה כמעט לא יכול להרשות לעצמך טעויות או אי הבנות בתקשורת, מכיוון שהוא עלול לסכן באופן משמעותי את הצלחתו הכלכלית של הפרויקט.

המיזמים סיכון בזמן קשור לכל מה שמאיים על התנהלות חלקה ומסירה של משלוחים בודדים בזמן. מועדים קצרים ישפיעו כמעט בהכרח על האווירה בצוות ועל איכות התפוקות. לפעמים הדברים מתחילים להתגלגל עליך מכל עבר, אבל הנה שלוש דוגמאות שתתקל בהם כמעט בוודאות:

• "תוספות קטנות" מהלקוח שלך,

• "ימי מחלה" של חבר צוות ברגע האחרון,

• עיכוב משלוח שעליו תלויה עבודת הפרויקט הנוספת.

הכינו תרחיש כיצד לחסל בעיות אלה, וכאשר הן מגיעות, כיצד לתקשר אותן.

כמו כן, יש צורך לדבר על סיכוני ביצועים בפרויקטים. הביצועים יכולים להיות מושפעים הן בדרכים חיוביות והן שליליות, במיוחד מצד בעלי העניין, הצוות וניהול הציפיות.

אם אין לך תמיכה מספקת מהלקוח, ובמקביל עמיתים נמצאים על סף שחיקה, והפרויקט כולו מלווה בדרישות לא מציאותיות, הביצועים ישתנו וכך גם התוצאה של הפרויקט. לכן, זה חשוב לזהות את סיכוני הביצועים בתזמון הולם. אבל אפשר לעשות את זה יפה - ב גרסה חדשה של Easy Project, תוכל לדמיין סיכונים בודדים.

זה מקל על הקצאה והפצת הסיכונים על סמך חשיבותם והקפדה על איומים. אז תראה לאילו מהם יש לטפל ואילו הם רק זוטות או שניתן לטפל בהם מאוחר יותר.

 

<br> סיכום

הסיכונים האישיים אינם אוטונומיים; הם מחוברים זה לזה. אבל אין דאגות. אם אתה יכול לתת עדיפות ולסדר אותם, הם באמת נשארים רק איומים פוטנציאליים בפנים תוכנת ניהול הפרויקטים שלך.

כדי לתת להם עדיפות נכונה, תוכלו להכין בקלות סיווג בסיסי ברור הודות לכלים חזותיים. אז את \ ה יכול \ ה להפריד אותם בקלות מבעיות פרויקט ו להכין תוכנית לניהול סיכונים.