עשרת הדברות של צוות לא עמוס

העובדה שעומס עבודה מוגזם היא בעיה הולכת וגוברת מאוששת על ידי סקר של Deloitte בארה"ב, שבו 64% מהמנהלים מתלוננים על כך שהצוותים שלהם עמוסים בעבודה. מה יכולות להיות ההשלכות של מצב כזה?

• איכות מופחתת של תפוקות העבודה
• הצוות לא עומד בזמנים
• מוטיבציה מופחתת ופרואקטיביות
• אווירה לא נוחה בעבודה
• תחלופת עובדים מוגברת

עשרת הדברות של המנהל

איך אתה יכול לעזור לצוות שלך מלהרגיש המום? פשוט היצמד ל"עשרת הדיברות של צוות לא עמוס" והצוות שלך יעבוד בנחת.

1/ היו שקופים

בחברות רבות אנו מוצאים "פרויקטים לא מוכרים" שגוזלים יכולות. אלה יכולות להיות משימות אישיות, פרויקטים לא פתורים בעבר, או פשוט משימות אד-הוק שרוצים להיפטר מהן במהירות. חשוב ליידע את כולם - במיוחד אלה שעושים את התכנון.

זה יכול להיות PMO, מנהל תיקים, מנכ"ל או מנהל משאבים. הכר תמיד את כל הפרויקטים בחברה. מה שיכול לעזור לך לעשות זאת, למשל, הוא ניהול משאבים זריז מה שנותן לך סקירה בזמן אמת של כל הפרויקטים. כל הפרויקטים פשוט מוערמים בכלי זה ואחרים יכולים לראות אותם בקלות.

2/ השתמש בכלי להקצאת פרויקט

השתמש בכלי שמראה לך אילו צוותים כבר עמוסים יתר על המידה והיכן היכולות הופכות לזמינות. הכלי האידיאלי להקצאת פרויקטים הוא אינטואיטיבי - אינו מוסיף עבודה ומאפשר לך לראות את הסטטוס של כל פרויקט בכל עת. מי שצריך לראות את הפרטים של המשימות יכול לבדוק פרויקטים בודדים.

3/ שפר את הכישורים של הצוות שלך

האם יש לעתים קרובות משימות שרק עובד מסוים אחד יכול להתמודד? אבל מה אם הוא או היא עסוקים במשימה אחרת? שקלו האם הגיע הזמן להכשיר עובד נוסף כדי שפרויקטים לא ייערמו על אדם אחד ויעמיסו עליו. מה שיכול לעזור הוא שבסעיף "ניהול מיומנויות" של ניהול משאבים זריז כלי אתה תמיד יכול לראות את עומס העבודה הנוכחי של חברי הצוות שלך.

4/ אל תפחד להגיד לא

האם כלי הקצאת הפרויקט מראה לך קונפליקטים או עומס יתר בצוות? אל תנסו לסחוט עוד פרויקט לשבוע עבודה צפוף, יש צורך לדחוף את העבודה לשבועות אחרים. זה ישפר לא רק את איכות הפרויקטים אלא גם את מצב הרוח במשרד. תקשורת, בקיצור, חיונית בכל סביבת עבודה שמביאה אותנו לנקודה הבאה.

5/ אל תזלזל בתקשורת

לעתים קרובות אנו לוקחים על עצמנו יותר פרויקטים ממה שהיינו צריכים. זה נובע מתקשורת לקויה. חשוב להקשיב לחברי הצוות כדי שתוכל להגדיר מועדים מציאותיים, להעריך כמה עבודה ניתן לטפל ולספק מידע מדויק לכל הצדדים. ה כלי ניהול משאבים זריז יעזור לך בנראות ובתקשורת בין צוותים על מצב היכולת.

ניהול משאבים זריז

6/ אל תקבע מועדים לא מציאותיים

שליטה בלוח זמנים מאתגר מתחיל עם מועד אחרון ריאלי. סמוך תמיד על עיכובים בלתי צפויים, משוב ואל תשכח את "זמן החיץ" - זמן להתרחשויות בלתי צפויות. מעט מדי זמן להשלמת משימה גם מקטין את היצירתיות של העובדים.

7/ קבע סדרי עדיפויות

קל ללכת לאיבוד בסדרי עדיפויות במהלך פרויקט. קח את שלך רשימת עדיפויות בהישג יד בכל עת ואל תשכח לחזור אליו באופן קבוע. יתרה מכך, ב-Easy Project יש לך תמיד את כל סדרי העדיפויות שלך בהישג יד הודות ללוחות המחוונים האישיים.

8/ אל תשכח לשבח

מוטיבציה ואמון יכולים לחולל פלאים. תן לעובדים לדעת שאתה מעריך את עבודתם.

הראו להם אמון, למשל, בכך שתאפשרו להם לתכנן את עבודתם בעצמם. זה מוביל צוותים לאחריות אישית.

9/ חלק משימות גדולות לקטנות

חלק תמיד פרויקטים למשימות משנה, למשל באמצעות ה כלי WBS. זה גורם לפרויקט להיראות יותר לניהול ועוזר לעובדים להשלים אותו מהר יותר מכיוון שהוא מניע אותם לראות את ההתקדמות.

10/ התמקד במנוחה

ורק שלך, אבל גם של הצוותים שלך. הימנע מתקשורת עבודה מיותרת לאחר שעות העבודה ואם מישהו מתכנן לצאת לחופשה, זה לא אומר שהוא צריך לעבוד יותר לפני שהוא עוזב. במידת האפשר, עודדו גמישות ועבודה מהבית.

תקציר: להתראות צוות עמוס מדי

לאזן דברים היטב וללמוד כיצד לא להעמיס על הצוות שלך יכול להיות קצת מסובך. אבל אם אתם מקיימים את ''עשרת הדיברות של המנהל'' ותזכרו להתייעץ עם הצוות שלכם באופן קבוע, אתם בדרך להשגת ארגון עבודה אידיאלי. גלה את Easy Project 12 החדש, המכיל הכלים הנכונים אתה צריך לעשות בדיוק את זה.