הטעויות הנפוצות ביותר בעת פתיחת פרויקט חדש

מדוע מנהלי פרויקטים וצוותים מזלזלים בשלב הייזום של הפרויקט?

זה לא שמנהלי פרויקטים עצלנים או לא עקביים. (כן, זה גם יכול לקרות אבל אנחנו מאמינים אתה שואף להפוך לשחקן טופ.) העניין הוא שרוב ראשי הממשלה חווים מצב של "קפיצה מפרויקט אחד למשנהו". אם לא היה לך זמן לסגור את "הדלת הנפשית" מאחורי הפרויקט שזה עתה העברת בזמן שאתה כבר בלחץ להתחיל עוד אחד, קרוב לוודאי שתיכשל - או לפחות תעשה טעויות והחלטות רעות. לָכֵן, לפני שתתחיל להפעיל את הפרויקט הגדול החדש שלך, בקש זמן נוסף להתכונן ולאחר מכן, המשך צעד אחר צעד לפי העצה שלנו.

"עדיף לקחת יום או יומיים נוספים כדי להתחיל
פרויקט חדש - כדי שתוכלו לחבק
זה גם מעשית וגם נפשית".

לפני הבעיטה

יש כמה עבודה שצריך לעשות לפני שאתה מעביר פרויקט חדש לצוות שלך. קודם כל תתחיל לדבר עם הלקוח ובעלי העניין שלך לגבי הנושאים המוזכרים להלן. צור מפת חשיבה חדשה לרשום את כל המידע, ההערות והרעיונות במבנה הגיוני, כדי שיהיה לך את כולם במקום אחד שהוא חיוני להערכתם מאוחרת יותר.

• מה יקרה אם הפרויקט הזה לעולם לא יקרה?
  
  בטח, אתה יכול לשאול את זה בנימוס יותר: "מהי מטרת הפרויקט?" אבל אתה צריך יותר - לדחוף את הלקוח שלך לחשוב יותר לעומק על ההשפעה האמיתית והמטרה של הפרויקט. לכן, "איך הפרויקט הזה עוזר להפוך את האסטרטגיה שלך למוצלחת?" היא שאלה הרבה יותר טובה. תתפלאו באיזו תדירות שאלות כמו אלה משנות את הבריף עצמו בסופו של דבר!

• סיפור אמיתי: חברת מוצרי חלב פנתה למשרד פרסום כדי להמציא קמפיין פרסומי חדש להגברת המכירות. לאחר סדרה של שאלות מעמיקות יותר של הסוכנות ומספר תחקירים, כל הגישה לבקשה השתנתה. הבעיה לא הייתה חסרה פרסום אלא פשוט כוסות יוגורט גדולות מדי - זה היה פשוט יותר מדי אוכל לילדים, כך שהם אף פעם לא סיימו את כל היוגורט, מה שאז הרגיז את ההורים כי נאלצו לזרוק את השאריות. הדבר הראשון שהיה צריך לעשות היה, אם כן, לשנות את אריזת המוצרים מהגודל הנוכחי לקטנה יותר. לאחר שהלקוח הסכים לשינוי זה, הגיע הזמן ליצור קמפיין פרסומי המתקשר לגודל הפרקטי יותר של המוצר.

• כמה כסף יש לנו עבור הפרויקט?
  
  שוב, זה לא קשור רק לכמות עצמה. נסו לברר אם יש כמה משאבים נוספים (במקרה שתגיעו לפתרון מיוחד) או שהתקציב קבוע. אל תפחד לדבר גם על הנושאים כמו תאריך יעד של חשבוניות, דרך תשלום, מניות מהמכירות הנוספות וכו'. אתה תעריך את התשובות ברגע שבעלי העניין ישאלו אותך לגבי מבנה התפלגות עלויות ותזרים מזומנים של הפרויקט החדש שלך.

• מתי צריך להעביר את הפרויקט?
  
  נסה לגרום ללקוח שלך לדייק ככל האפשר. "באוקטובר" זו לא תשובה. מכיוון שכנראה יש כמה פרויקטים שרצים בחברה שלך (וייתכן שחלק מחברי הצוות יעבדו על יותר מהם), תצטרך להתאים את התזמון לא רק לרצון הלקוח שלך אלא גם תיק הפרויקטים הנוכחי של החברה שלך.

• הגדירו את דרך התקשורת
  
  חסכו לעצמכם הרבה מתח, ומצד הלקוח וגם שלכם, הגדירו את האנשים או הצוותים שיתקשרו יחד על התקדמות הפרויקט. כך, אתה מקבל משוב אסוף ומובנה במקום לקבל טונות של אימיילים כאוטיים מאנשים שונים. הסכימו להשתמש בכמה שפחות ערוצי תקשורת. בעת בחירת תוכנת ניהול הפרויקטים שלך, ודא שיש לה גם א אפליקציה שפועלת בצורה חלקה עם הודעות דואר אלקטרוני חכמות.
  
  עצה: עבור פרויקטים רבים (במיוחד דיגיטליים ופיתוח תוכנה), זה כן רצוי לעבוד בזריזות. במקרה כזה, נצל את אחד מהם Scrum or קנבן גלשן. אתה יכול גם להציג אותו ללקוח שלך ולהסביר את העיקרון של ספרינטים.

תוֹצָאָה? לאחר מפגש טרום הפתיחה הזה, אתה מוכן להגדיר את משולש הברזל שלך מורכב מהתקציב, מההיקף ומגבלות הזמן. נהדר, נכון?

"התחל פרויקט חדש פעמיים: על ראש הממשלה ללקוח
ברמה ולאחר מכן עם הצוות שלך."

איך להתחיל את הפרויקט עם הצוות שלך

עכשיו כשאתה יודע את התשובות מהלקוח שלך, אתה יכול להתחיל לעבוד על הפרויקט. קחי את זה בקלות, לארגן את עצמך, וקבל את הצוות שלך לסיפון.

1. בנה את הצוות שלך
   
   כדי לבנות צוות חלומות עבור הפרויקט שלך, תחילה עליך לבדוק את היכולות של המשאבים שלך. קבל סקירה עדכנית של משימות שהתאחרו ובעיות הקצאת שעות. קח בחשבון את החופשות של חברי הצוות ואת עומס העבודה שלהם בפועל. אם יש תפקיד ספציפי שצריך לקחת, אל תהססו להזמין איש מקצוע מחוץ לחברה.
   
   תוֹצָאָה: צוות כיסוי מלא המבוסס על זמן + יכולות עומס עבודה, מוקלט בכלי PM שלך.
   
   
   
2. הגדר את פגישת ה-Kick-off
   
   הזמינו את כל מי שהולך לעבוד על הפרויקט. הצג את העובדות שלמדת מהלקוח שלך והעצים את חברי הצוות שלך לשאול שאלות. אל תתאכזב אם אינך יכול לענות על כמה מהם למרות המאמץ שלך לפני הבעיטה. להיפך, תשמחו ללמוד על החור לפני שתיפלו לתוכו!
   
   עצה: בהתאם לפרויקט ולמערכת היחסים שלך עם הלקוח, אתה יכול גם לשקול להזמין את הלקוח שלך לפגישת הפתיחה.
   
   תוֹצָאָה: תחקור עם הלקוח או המשך למבנה התמוטטות העבודה.
   
   
   
3. קבל סקירה כללית של כל הרעיונות
   
   אם אתה קורא את הבלוגים שלנו בקביעות, ודאי שמת לב שאנו מפנים את תשומת הלב של הקוראים שלנו לעתים קרובות מיפוי המוח. להשתמש ב מיפוי המוח כלי לנצל את כל הצוות בחדר אחד - או בשיחה אחת. רשום את כל מה שאפשר כדי לספק את כל הפרויקט. כך, אתה יוצר רשימה של רעיונות הכוללים, ובהמשך תוכל לתעדף אותם ולהעביר חלק מהם למשימות.
   
   תוֹצָאָה: רשימה ויזואלית של כל המשימות האפשריות, שנוצרה על ידי כל חברי הצוות העובדים על הפרויקט.
   
   
   
4. ארגן את המשימות בתרשים גנט
   
   ברגע שאתה יודע אילו משימות צריך להעביר, אתה יכול לארגן אותן במסגרת הזמן. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא באמצעות גרור ושחרר Easy Gantt. הוסף אבני דרך, משימות משנה ויחסים בין המשימות. ברגע שהוא מוכן, אתה יכול לשתף אותו עם הצוות שלך כדי שכל החברים יוכלו לראות כיצד העבודה שלהם תלויה וקשורה.
   
   תוֹצָאָה: ארגון חזותי של משימות במסגרת הזמן.

"אם יש לך סוג של פרויקט שחוזר על עצמו,
לחסוך קצת זמן על ידי באמצעות תבנית פרויקט. "

סיכום

תחילת הפרויקט קובעת את כל התקדמותו ואת המסירה הסופית. כדי למנוע את הטעויות הנפוצות ביותר בתחילת פרויקט חדש, להשתמש בסט של כלים שיעזרו לך להצטרף לצוות שלך טוב יותר. אבל יותר מכל, קח את הזמן שלך עם הלקוח ואסוף מידע עמוק ומפורט על מטרת הפרויקט והציפיות ממנו.