7 המגמות המובילות מסקר ניהול הפרויקטים הגדול שלנו: מה השתנה 2020?

גם אם לא, במאמר זה ככל הנראה תמצאו תשובות לשאלות דומות לשאלות ששאלתם את עצמכם בשנה שעברה. בואו לראות את 7 המחשבות והתוצאות המובחרות שבחרנו עבורכם!

על מה היינו סקרנים

משרד ביתי, משמעת צוות, שינויים מהירים בתקציב, פיטורים וגיוס עובדים, מעבר לתוכנה יעילה יותר לניהול פרויקטים, ולעתים קרובות הזכירו "בעיות עם מוטיבציה עצמית". למד אודות אתגרים, מכשולים, אך גם את הדברים החיוביים שהביאה 2020 לניהול פרויקטים.

"מה שהכי הפריע לי היה הלחץ של הלקוחות להוריד מחירים, וכתוצאה מכך הערכה מתמדת של רווחיות הפרויקט."

תסתכל על 7 המעניינים ביותר - ולפעמים אולי די מפתיע - תוצאות ותשובות.

1. 2020 - גרוע יותר, או יותר טוב?

נתחיל בכמה תוצאות טובות. למרות המצב בשנה שעברה, כל מנהל פרויקט שלישי תופס את שנת 2020 לפחות מעט מהצפוי. כרבע מהמשיבים שלנו חושבים שזה היה כפי שהם חשבו שזה יהיה. אבל לא רע! עם זאת, אם להיות כנים לחלוטין, עלינו להודות בכך חלק משמעותי מהמנהלים שעושים את הסקר מגיע ממגזר ה- IT, שבאופן כללי מדווחת על תוצאות טובות יותר מאשר למשל. תעשייה כבדה.

התוצאה: רק 12% ממנהלי הפרויקטים עברו שנת עסקים גרועה בהרבה ממה שציפו.

2. משרד ביתי לעומת פרודוקטיביות

בכנות, כאן ניבאנו משהו אחר. מנהלי פרויקטים רבים היו מפחד לעבור למשרד הביתי. במיוחד אלה שזו הייתה "הפעם הראשונה" שלהם. להפך, חברות עם צוותים שכבר היו רגילים לעבוד מהבית מדווחות על ההערכות החיוביות ביותר לגבי השפעתה על הפרודוקטיביות. אבל כמעט שליש מהמנהלים הנשאלים מרגישים שלמשרד הביתי לא הייתה כל השפעה.

התוצאה: למרות התחזיות שלנו, למעבר למשרד הביתי לא הייתה השפעה שלילית במידה רבה על תפוקת הצוותים.

"לא יכולתי להתרגל לכך שאיני מפקח על הכל באופן אישי ונאלצתי להסתמך רק על מועדים."

3. איך היה לנהל פרויקטים מהבית?

ובכן ... לא נורא, לא טוב. בסביבות 40% לא נהנו. היו כמה סיבות ליחס קר למדי להנהלת משרדים ביתיים, אך העיקריות דווחו על בעיות במשמעת הצוות. ומכיוון שאין שום סימן לחזור בקרוב למשרדים, עלינו להתמודד עם האתגר הזה ולאמץ אותו - בדיוק כמו 22% מהנשאלים.

התוצאה: ניהול צוותים מרחוק יהיה חלק מהציוד היציב של מנהל מנוסה. לכן עליכם לעבוד קשה על ביטול הבעיות שהוא מביא. לכן כתבנו לאחרונה 3 + 1 טיפים באמת עובדים ומוכחים כיצד לעשות זאת.

4. מועדים וכסף

חידון: כיצד השפיע משבר הקורונה על רווחיות הפרויקטים? שליש ממנהלי הפרויקטים שהגיבו לסקר שלנו אמרו שלא. מצד שני, היה אין חברה שתדווח על לפחות 50% + צמיחה ברווחיות הפרויקט בשנה האחרונה.

מועדים ובעיות מסירת פרויקטים הם "נושא טוב" גם בתקופות שאין משבר. אך למרבה המזל, רק שמונה וחצי אחוז ממנהלי הפרויקט מדווחים על עיכובים כבדים.

התוצאה: לא יכול להיות לך כוח על הכל, אך ההצלחה הכספית של הפרויקט באה לידי ביטוי לפחות בחלקה בניהול טוב ובאספקה ​​בזמן. התשובה לשאלה הבאה בסקר קשורה לגרום לפרויקטים לעבוד בצורה חלקה ככל האפשר במצבים מורכבים.

"משרד הפנים הוסיף פתאום שני פרויקטים נוספים לטפל בהם - האחד בן שנתיים והשני בן 2 שנים."

5. אבודים ונמצאים

לשאול אם משבר קוביד הביא משהו טוב לארגונך - כמו פרויקטים עסקיים חדשים ובלתי צפויים - אולי נשמע כמו פרובוקציה לחלקם. אבל תסתכל על התוצאות: רק שליש מהנשאלים טוענים שלא היה עסק חדש בשנה האחרונה.

וכשמדברים על ההפסדים העסקיים, תשובה אופטימית מגיעה ביותר מארבעים אחוז מהמנהלים: "לא, לא הפסדנו אף פרויקט בגלל המשבר."

התוצאה: החשש מביטול הפרויקט בהחלט היה מוצדק. אך בסופו של דבר התברר כי הבעיה הגדולה יותר היא כיצד להמשיך ולנהל את הפרויקטים הקיימים והחדשים. כל חברה שלישית אף קיבלה פרויקט חדש על גבי המתוכננים מלקוח חדש או קיים.

6. "פרס המחלקה העמוס ביותר לשנת 2020" זוכה ל ...

משאבי אנוש. כנראה. רק רבע מהנשאלים שלנו אומרים שהכאוטי בשנה שעברה כלל לא השפיע על ניהול האנשים שלהם. כשני שלישים מדווחים על שינויים חשובים הקשורים לשירותים ופיטורים, כגון הכשרה, גיוס מחדש ותמיכה חינוכית.

אבל, איך כל זה השפיע על בונוסים ומשכורות? קצת יותר מ -50% מהמנהלים אומרים שלא הייתה לכך שום השפעה - "רמת הכסף" נותרה על כנה.

התוצאהמנהלי משאבי אנוש התמודדו לא רק עם פיטורי עובדים והעסקתם. חלק חשוב מסדר יומם היה על הפחתה / הוספה של עומסי עבודה, הסבה מקצועית והשכלה.

"אני אדם פנים אל פנים. בהיתי בדף הדוא"ל הריק והרגשתי שאני חייב לכתוב ספר. "

7. כלי PM שנזקק הוא אכן כלי PM

תאמין לנו, זה היה קשה גם עבור חברות המפתחות תוכנה לניהול פרויקטים. שמנו לב בעצמנו עם ה בקשות הלקוחות לפונקציות חדשות: כבר בחודש מרץ הוספנו את ניהול סיכונים כלי ואז גאנט הכי טוב שהיה לנו אי פעם בתוספת שדרוג דוחות בכלי ניהול משאבי אנוש. כל זה הביא לחדש מהדורת סתיו של פרויקט קל, מותאם עבודה מרחוק אפילו חלקה יותר.

כמו כן, ייעצנו למנהלים רבים כיצד להגיב למצב הקורונה כך שישמרו על המשכיות התפוקה והבריאות הפיננסית של הפרויקטים.

חברות וארגונים ברחבי העולם משתמשים בתוכנות PM שונות. ובכל זאת, רק 50% מהם נשארו עם כלי ראש הממשלה שלהם, אך המחצית השנייה הוסיפה או עבר לחלוטין לתוכנת ניהול פרויקטים חדשה.

התוצאה: עבודה מרחוק ותגובה מהירה לשינויים בדקו לא רק את מנהלי הפרויקטים, אלא גם את הכלים שלהם. רבים התבררו כלא מספיקים - חלק משמעותי מהנשאלים נאלצו להחליפם או להוסיף אותם לחלוטין. לכן כדאי להשתמש בתוכנה המספקת את כל הכלים לניהול פרויקטים תחת קורת גג אחת.

סיכום

18 השאלות מהסקר הגדול שלנו הביאו למספר תשובות מפתיעות. אם היינו צריכים להרים משהו כמו "צד מבריק של המשבר"אז יהיה זה לחשוף את חולשותיהם האמיתיות של תהליכי החברות. הזוכים הם אלה המשתוקקים להסתכן בעשיית דברים חדשים כאשר המצב רגוע - כמו חברות שבמידה רבה מיקרו את עובדיהן או תמכו בצוותים שלהן לעבוד מרחוק.

אחד הדברים שאנחנו בהחלט ממליצים עליהם הוא בחירת התוכנה המתאימה לניהול פרויקטים. יש לה השפעה חיובית גדולה על מוכנות הצוותים, יעילות העבודה ומסירת פרויקטים בזמן.