מהן הטעויות שעליך להימנע מתכנון תקציב הפרויקט

7/19/2022
דקות 6
Jakub Ryba

תקציב פרויקט מתייחס בעצם לצבירה של הערכות של כל העלויות הכרוכות בפרויקט. הוא כולל את פירוט כל העלויות הצפויות להיגרם לאורך כל הפרויקט.

אל האני תקציב הפרויקט מארגן את כל הערכות העלויות לקטגוריות ובהמשך למסמך אחד שמוכיח את עצמו שימושי ביותר במספר שלבים של הפרויקט.

תקציב פרויקט הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בכל תקציב, ובצדק. מסמך זה לבדו משמש כבסיס להחלטות מרובות ויכול למלא תפקיד חשוב בקביעת הצלחתו של פרויקט. זה משמש גם בתור א מנגנון בקרה, המשמש למדידת התקדמות ועלויות מול, במרווחי זמן קבועים, לנתח את ביצועי הפרויקט.

תקציב הפרויקט מנצל מקורות מידע מרובים כולל מבנה של פירוט עבודה, מידע היסטורי, תקציב ראשוני, משאבים נדרשים, הערכות משך פעילות ושונות צפויות.


כיצד להכין תקציב פרויקט מוצלח?

בהתחשב עד כמה חשוב תפקידו של תקציב פרויקט, חשוב שתקציב הפרויקט שלך יהיה ריאלי וכמה שיותר קרוב למציאות. ישנן מספר דרכים להבטיח שהכנת תקציב פרויקט מוצלח.


1. קבעו טכניקה מתאימה

לפני שתתחיל בהכנה, עליך לקבוע טכניקה מתאימה לתקציב הפרויקט שלך. בהתאם לניתוח שלך של הסוג, האופי והיעדים של הפרויקט שלך, אתה יכול לבחור אומדן אנלוגים, אומדן מלמעלה למטה ו/או אומדן פרמטרי.

בעוד שאחת מהטכניקות הללו עשויה לעבוד טוב יותר עבור פרויקט מסוים, ייתכן שאותה טכניקה לא תתאים לפרויקט אחר שהוא שונה באופיו. כתוצאה מכך, הטכניקה שאתה בוחר עבור תקציב הפרויקט שלך חייב להתאים היטב לפרויקט שלך.


2. פיתוח והגדרת KPI

תקציב הפרויקט טוב רק כמו שלו מדדי ביצועים עיקריים (KPI). KPI מוגדרים היטב יקל עליכם לפקח ולמדוד את האלמנטים בתקציב הפרויקט שלכם. אתה יכול לחפש תשומות ממומחים בפרויקט שלך ולפתח KPI רלוונטיים בהתאם.


3. מינוף נתונים היסטוריים ותקדימים

התחלה על ידי ניצול ומיצוי תקצוב וניתוח שנעשו בעבר יהיה רעיון מצוין. לא רק שאתה יכול לחפש השראה מסוג הטכניקות, הניתוחים והמידע ששימשו בנתונים הקודמים, אתה יכול גם ללמוד מה לא לעשות ואילו טעויות להימנע בתקציב הפרויקט שאתה עובד עליו.


4. חסוך פרטים

על מנת להפוך את התקציב ליותר ריאלי ומדויק, הכללת כל הפרטים והנתונים הרלוונטיים היא המפתח. עליך לנסות לוודא שלא התעלמת מכל עלויות פוטנציאליות וכללת אפילו את העלויות הקטנות ביותר מכיוון שהן עשויות להתברר כמשמעותיות מספיק כדי להשפיע על כל התקציב בעתיד.

באופן קונבנציונאלי, שילוב נתונים / מידע נוספים בתקציב שלך הופך אותו למדוייק יותר. עם זאת, חשוב גם לא להיסחף ולכלול כל פיסת מידע לא רלוונטית, רק לצורך העניין. עקב אילוצי משאבים וזמן, אתה צריך לקבל שיקול דעת חזק כדי להחליט מה לכלול ומה לא.


5. סקור ובקר מחדש

מדויק ככל שתקציב הפרויקט שלך עשוי להיות, זו עדיין תחזית שיש לה נטייה לסטות. גם אם תנסה לתת את הדעת על כל הגורמים הפוטנציאליים, ייתכן שתקציב הפרויקט שלך יעמוד בפני כמה בלתי נמנע ו גורמים בלתי צפויים שיכולים להשפיע על תקציב הפרויקט שלך במידה משמעותית. כתוצאה מכך, חשוב לבחון ולבדוק את התקציב שלך על בסיס תדיר, ואם אתה מזהה אי התאמה, יש לדווח על כך לבעלי העניין הרלוונטיים כדי להתחיל בתהליך הפיוס.


טעויות שיש להימנע מתכנון תקציב הפרויקט

להלן דברים שעליך להימנע מהם במהלך התכנון ו הכנת תקציב פרויקט, על מנת שהוא יהיה מציאותי, מדויק ובסופו של דבר מצליח.


1. להסתמך בכבדות על נתונים קודמים

אמנם השימוש בנתונים קודמים נחשב לשיטות עבודה טובות, אך יש קו דק בין השימוש בו לבין תלוי לחלוטין בו. מסתמכים רבות על נתונים קודמים ולא משלבים שונות, זמן ערך ו מכפילים מתאימים יביא לאומדן לקוי ולתקציב פרויקט לא מדויק בסופו של דבר.


2. לא מגדירים את ההיקף כראוי

יש להגדיר מראש את היקף הפרויקט, אחרת הוא עלול לגרום לבעיות בתקציב שלך בשלבים המאוחרים יותר של הפרויקט, כאשר פעולה מתקנת תהיה קשורה בהרבה סכומים. הגדרה לא מלאה של היקף יכולה לגרום אומדני עלות מדלגים מתקציב הפרויקט, מה שמטיל ספק מסיבי באמינותו ובדיוקו.


3. מזלזל בעלויות

אמנם להיות אופטימי זה דבר טוב, אבל זה עלול לגרום לך לזלזל בעלויות ולהציג הערכות לא מציאותיות. במהלך הכנת א תקציב הפרויקט, אתה עלול למצוא את עצמך רוצה לזלזל בעלויות רק כדי להנמיך את ההערכות ולעזור לתקציב הפרויקט שלך לעמוד במגבלות מסוימות.

אמנם אתה עלול להתחמק עם זה בטווח הקצר, אבל זה בהחלט יחזור לרדוף אותך כי אם הערכות התקציב שלך לא מוערכות ולא מדויקות, אתה תמצא את עצמך נאבק לקבל אישור כספים נוספים בשלבים המאוחרים של הפרויקט, כדי למלא את הפערים שלא הצלחת לתת בחשבון בתחילה.


4. הערכת יתר של הזמינות

דבר נוסף שעלול לחמוק מכם בעת תכנון תקציב הפרויקט הוא שתצטרכו לתת את הדעת על חוסר הזמינות של חברי הצוות שעובדים על הפרויקט. באופן אידיאלי, תרצו להעריך שהצוות כולו יהיה זמין ב-100 אחוז מהזמן הנדרש, לעשות את אומדן התקציב בהתאם.

בעוד זמין% 100 נשמע מושך, זה לא אפשרי למעשה במציאות ועליך להסביר את חוסר הזמינות הצפוי והבלתי צפוי של חברי הצוות ולשלב גורם זה בתקציב הפרויקט שלך.


5. שכחה למניעת מיסים

זה אמנם נראה כמו נושא קטן, אך בסופו של דבר זה יכול להיות הסיבה לכך חריגה משמעותית של עלויות. עליכם לוודא כי כל ההערכות והצעות המחיר שלכם הכניסו מיסים, על מנת להכין תקציב מדויק יותר.

תוכנת All-in-One למנהל פרויקטים מודרני? קַל.

קבל את כל הכלים החזקים לתכנון מושלם, ניהול ובקרה של פרויקטים בתוכנה אחת.

נסה את Easy Project ב-30 יום ניסיון חינם

תכונות מלאות, מוגנת SSL, גיבויים יומיים, במיקום הגיאוגרפי שלך