מדוע הפיכת הקצאת משאבים לחלק חיוני בניהול הפרויקט שלך
מהי הקצאת משאבים ואיך עושים זאת?
חשבו על הקצאת משאבים כתהליך של הקצאת המשימות הנכונות למשאבים הנכונים. כל זאת כדי לשפר את האפקטיביות (הן הקשורות בזמן והן הקשורות לכספים) של העבודות בפרויקט שלכם. אם לא נעשה נכון, אתה עלול להיתקל בבעיות עתידיות בלתי צפויות שמאטות את הפרויקט שלך.
ברגע שיש לך מספיק מידע הגון לגבי היקף הפרויקט הקרוב שלך, אתה יכול להיכנס ל שלב משאבי התכנון. לכן, העצה הראשונה שלנו היא: אם אתה כבר משתמש בתוכנת ניהול פרויקטים, בדוק שוב אם היא כוללת משאבי תכנון. אם לא, אחת האפשרויות היא לקנות כלי נוסף למשאבי תכנון בלבד. עם זאת, אנו ממליצים רק במקרה שהצוות שלך מורכב משניים עד שלושה אנשים.
לצוותים בינוניים וגדולים יותר, הדבר הכי קל וברור שאתה יכול לעשות זה לקבל א כלי הכל-באחד להקצאה ותכנון משאבים ובהמשך, ניהול הפרויקטים שלך.
"הקצאת משאבים טובה מביאה לכך שהאנשים הנכונים עובדים
על המשימות הנכונות כשהזמן שלהם מתוכנן ביעילות -
הן בהיבט הפיננסי והן בהיבט העבודה".
הקצאת המשאבים לפני ובמהלך עבודות הפרויקט
אתה יכול להקצות משאבים לפרויקט שלך רק כאשר אתה יודע ממה מורכב הפרויקט וכאשר יש לך סקירה ברורה של יכולות המשאבים שלך. לפיכך, ישנם כמה פעולות שיש לבצע לפני שתתחיל בהקצאה:
- חלקו את הפרויקט שלכם למשימות קטנות יותר שניתן לספק. במילים אחרות, צור מבנה פירוט עבודה (WBS) כדי לראות את המספר המשוער של משימות בודדות והקשר ביניהן.
- בדוק את זמינות המשאבים שלך כדי לראות אם הערכת הזמן של הלקוח שלך היא ריאלית.
- אם אתה חולק את המשאבים שלך על פני מספר פרויקטים (גם חברי הצוות שלך הם חלק מצוותים אחרים בחברה שלך), השתמש ב- גלובל גנט כדי לקבל את התמונה הגדולה. בסופו של דבר, שוחח על היכולות עם מנהלי פרויקטים אחרים.
לאחר ביצוע שלושת השלבים הללו, תוכל להקצות את המשאבים שלך ולהקצות להם משימות. לאחר תחילת הפרויקט, זה בלתי נמנע לעקוב אחר ביצועי המשאבים שלך ולהגיב אליהם. עבור המשימות היומיומיות - ועבור המצבים הבלתי צפויים שיתרחשו ניהול הפרויקט שלך יביא - תצטרך לפעול לפי שני עקרונות נוספים, מפורטים יותר:
- בדוק את המצב ו זמינות של המשאבים בשלבים המכריעים של הפרויקט - פגישות חשובות, אבני דרך או תאריכי השקה. במיוחד כשיש מצב 'על האש'. בשביל זה, אתה תמיד יכול לעבוד עם הסטטוס המעודכן של המשאבים שלך ב- תכונת לוח המחוונים של נוכחות.
- להיות לפני הבלתי צפוי. ל לשמור על שליטה על יכולות המשאבים שלך ו שֶׁלָהֶם תוכניות, אתה צריך להיות מסוגל לראות ולאשר את הימים הפנויים שלהם (משרד, חופשת מחלה, חופשה, משרד ביתי וכו').
תכונות ספציפיות ושיטות עבודה מומלצות שיעזרו לך בהקצאת המשאבים שלך
תוכנית ניהול משאבים
כאן תוכל לראות את כל המשתמשים ואת ניצול הזמן שלהם בימים, שבועות או חודשים הקרובים. צבעים מציינים את עומס העבודה של המשתמש - זמין, ניצול מיטבי או עומס עבודה. ישירות בתוך ה כלי תוכנית אב לניהול משאבים, אתה יכול למשל. להאריך את הזמן למשימה מסוימת או אפילו להקצות אותה מחדש למישהו אחר. לָכֵן, בעת תכנון פרויקט עתידי, תוכל להימנע בקלות מעומס יתר של המשאבים שלך.
"הקצאת משאבים חותכת את המשותף
בעיות - תת או ניצול יתר שלך
שחקני קבוצה - למינימום".
Dashboard Resource
כאשר מתכננים משאבים, זה חיוני למנוע פערים בהקצאה. Dashboard Resource פותר את האתגר הזה באמצעות התרשימים עם ניצול זמן של עובדים חזותי, כך שתוכל לראות את עומס העבודה של אנשים ברחבי הארגון. בנוסף, הוא מראה לך את הסקירה הכללית של סוגי המשימות עם הכי הרבה שעות שהוקצו וסך השעות שהוקצו.
לסיכום
השגת המשאבים הנכונים לביצוע החלק הנכון של העבודה על הפרויקט הופכת למאתגרת - במיוחד כאשר צוותים מרובים ברחבי הארגון חולקים את חברי הצוות. מכיוון שישנם שלבי ניהול פרויקטים הכרחיים שיש לנקוט לפני ההקצאה עצמה, הטוב ביותר הוא לקבל את כל כלי ניהול משאבים מודרניים בתוך תוכנת PM אחת. כך תמנע טעויות אפשריות ופעולות חוזרות.
הקצאת משאבים לפרויקט שלך? קַל.
שדרג לכלים משופרים לתכנון, ניהול ובקרת פרויקטים.
