מדוע מנהלי פרויקטים צריכים להיות מובילים בתקשורת

אתגר מס' 1 - מנהיגות תקשורתית

כמנהל פרויקט, אתה צריך לקחת את התפקיד של א מנהיג תקשורת. סיבה: אתה האדם היחיד שנמצא בקשר עם כולם בצוות – כלומר, קרוב לוודאי שיש "ערוצי תקשורת לא קיימים" בין חלק מחברי הצוות (למשל סטודיו לבית דפוס - קופירייטר | מעצב UX/UI - ספק חומרה | מעצב פנים - ספק AC).

יש פופולרי 7Cs הגדרה של תקשורת זה אומר שהתקשורת צריכה להיות ברורה, תמציתית, קונקרטית, נכונה, קוהרנטית, שלמה ואדיבת. אתה תקטין את ההסתברות לתקשורת שגויה על ידי ביצוע 7Cs אלה בתפוקות שלך, אבל באותו הזמן, אל תצפו גם מחברי צוות אחרים לפעול לפי העקרונות הללו.

כמנהיג תקשורת, אל תילכד את עצמך בהפיכתך ל"ראש מחלקת תלונות". העצה הטובה שלנו היא: אם יש משהו לא ברור בין חברי הצוות, פתור אותו במהירות על ידי ארגון פגישה משותפת או שיחה מקוונת. לפעמים, עדיף לתת לאנשים מגדות נהר שונות ליצור את הגשר מאשר להפוך לגשר בעצמך.

"אם אתה נמצא בין ויכוח של שני נושאים בצוות שלך,
ארגן פגישה/שיחה משותפת כדי לפתור אותה במהירות האפשרית."

אתגר מס' 2 - אמצעי תקשורת וארגון (במיוחד עבור 3+ צוותים)

בשלנו מאמר על הגדרת הכללים למשרד הביתי, הצענו 6 אמצעי תקשורת שהופכים את ניהול הפרויקט לחלק ולאנשים בצוות שמחים ויעילים - שיחה, שיחה מקוונת מתוזמנת, צ'אט, צ'אט קבוצתי, לוח שנה משותף ו- כלי ניהול פרויקטים. לא הרבה השתנה מאז (חוץ מזה שיש לנו עכשיו אינטואיטיביות נהדרות אפליקציית סלולר Easy Project) וכללים אלה תקפים לשיתוף פעולה במשרה מלאה, מרחוק או משולב בין חברי הצוות. אבל עדיין, היזהר - חשוב להגדיר את הכללים של באיזה מקרה להשתמש באיזה מהערוצים האלה.

אתגר מס' 3 - תקשורת כמוטיבציה להגביר את התקדמות הפרויקט

שימוש במיומנויות רכות אינו אומר רק לומר לאנשים שהם עשו עבודה טובה (למרות שזה גם חשוב). בואו נחפור לעומק:

1. הודע לצוות שלך. דמיינו את זה כעיתון יומי שמעדכן את כולם בצוות. מצא את הזמן שלך (וערוץ תקשורת מתאים לסיכום כזה, למשל דואר אלקטרוני או צ'אט קבוצתי) כדי ליידע את האנשים שלך מה הושג במהלך היום. זוהי דרך מהירה וחכמה כיצד לשמור על המומנטום האופטימי ולתת לאנשים להרגיש שהפרויקט מתקדם. מוטיבציה/טון מצחיק/רציני (ואיורים) תלויים בך.

"אחרי כל ספרינט, הראה לאנשים מה השלמת
- לשמור על המומנטום על ידי השארת כולם על המסלול".

2. העצים אנשים לדבר. אחד הטריקים הקלים ביותר אך לעתים קרובות נשכחים לערב אנשים בדיון הוא לשאול אותם לדעתם על מה שהם שמעו זה עתה. הפנה את השאלה שלך לאדם ספציפי כדי להימנע מהרגעים השקטים שבהם הכל נראה מושלם ובהמשך תיבת הדואר שלך מתמלאת בפתקים לא רצויים. בעיות רבות ניתן לפתור ולהימנע על ידי דיון מהיר פנים אל פנים (או מקוון) בין חברי הצוות.

3. הראה לצוות שלך מה קורה. גם המספרים והנתונים מדברים. מה גם שזו שפה שרק בקושי אפשר להטיל בה ספק. מפעם לפעם, הזמן את הצוות שלך ו/או מחזיקי עניין ולקוחות למצגת קטנה. קבל קפה וחטיפים והראה להם את העולם שלך - ה התקדמות הפרויקט בגרפים וסטטיסטיקות ויזואליות וצבעוניות. זה עוזר להם לראות את הפרויקט מנקודת מבט אחרת וגם זה עוזר לך מכיוון שלאנשים יהיה קל יותר לדמיין מהי בעצם העבודה שלך (לא כולם יודעים, סמכו עלינו!).

אתגר מס' 4 - שיפור כללי של התקשורת בצוותים זריזים

זה קשור הרבה לאתגר הראשון והשני; לתת לזה כללים. אנשים פשוט צריכים להיות מודרכים, גם כשזה מגיע לתקשורת. באופן מודע או לא מודע הם מסתמכים על המנהיגות שלך ואתה צריך לחמש אותה עם כללים, ערוצי תקשורת, וכן, גם מיומנויות רכות. גַם, תן לתכונות ראש הממשלה לדבר בעד עצמן - שתף את תרשים הגאנט של הפרויקט עם הצוות שלך כמו גם עם WBS כבר מפגישת סיעור המוחות או ההתחלה הראשונה.

סיכום

יש כמה טיפים וטריקים לתקשורת טובה באופן כללי, אבל מנהלי פרויקטים פשוט לא צריכים לצפות מכל חברי הצוות שלהם לעקוב אחריהם. לכן, זה תלוי בך להביא ולשמור על נימוסי תקשורת טובים ולתמוך בהם בטכנולוגיה - במיוחד על ידי תוכנת PM מוצקה, מודרנית וויזואלית עם תכונות לתקשורת טובה יותר. בקש והעצים אחרים לדבר. כבר במהלך סיעור המוחות הראשון, הסבירו לכולם שדעתו חשובה. כולם יודעים שככל שהתקשורת טובה יותר, כך העבודה טובה יותר.