חמש הטעויות הנפוצות ביותר בניהול סיכונים

תוכן העניינים

למה לנהל סיכונים
1. הפיכת סיכון להזדמנות
2. הבהרת ניהול סיכונים
3. מזלזל בסבירות הסיכון
4. התמקדות רק בהפחתה
5. אי ניהול סיכונים מראש ורציף ללא תוכנית
Easy Project עוזר להימנע מטעויות יקרות בניהול סיכונים

למה לנהל סיכונים

מספר הסיכונים ומורכבותם נמצאים במגמת עלייה. גורמים כמו שינויים טכנולוגיים מהירים, הגברת הקישוריות, ומשברים כמו המגיפה והמלחמה המתמשכת באוקראינה, הופכים סיכונים ליותר ויותר מאתגרים לחיזוי ולניהול. מנהלי פרויקטים מתמודדים עם סבירות גדולה יותר לטעויות וכשלים מבעבר.

למידה מצעדים מוטעים של אחרים חשובה לאין ערוך לשיפור מיומנויות ניהול סיכונים. להלן חמש שגיאות נפוצות ב ניהול סיכון אתה צריך להימנע בעת ניהול פרויקט.

1. הפיכת סיכון להזדמנות

מנהלי פרויקטים הם אנושיים, וכמו רבים, נוטים לראות סיכונים כשליליים. עם זאת, אפילו המנהלים המיומנים ביותר מתעלמים לפעמים מהפוטנציאל להזדמנויות הנובעות ממצבים מסוכנים.

מנהלי פרויקטים מצליחים הולכים מעבר להפחתת סיכונים בלבד. הם מעריכים בקפידה כל סיכון כדי להבין כיצד ניתן להפוך אותו להזדמנות. לדוגמה, אם סיכון משמעותי מסכן פרויקט מתמשך, זו יכולה להיות הזדמנות להפחית את סדר העדיפויות שלו להקצות מחדש משאבים לקראת פרויקט בר-קיימא יותר, שעלול להוביל להצלחה גדולה יותר.

2. הבהרת ניהול סיכונים

בניהול סיכונים, שלב בסיסי הוא זיהוי הסיכונים שעלולים להשפיע על פרויקט, אך לעתים קרובות צוותים מטשטשים את הסיכונים קווים בין סיבות, אירועים והשפעות, איבוד מיקוד באירועי הסיכון בפועל. לדוגמה, סיבת סיכון עשויה להיות מפתח המוצף על ידי מספר פרויקטים, מה שעלול להוביל לאירוע הסיכון שבו היזם לא יכול לטפל כראוי בפרויקט שלך. ההשפעה של אירוע זה יכולה להיות שהפרויקט נכשל עקב חוסר תשומת לב ראויה. זה חיוני להגדיר את האלמנטים הללו באופן מובהק כדי לנהל אותם ביעילות.

בנימה אחרת, קבוצות רבות הופכות תלוי יתר על המידה על רשימות ביקורת, במיוחד בסביבות שבהן פרויקטים חוזרים על עצמם, והסיכונים נראים עקביים, כמו צוות IT המתמחה בהעברת נתונים. תוך כדי סיכון רשימה יכול לייעל ביעילות את תהליך הזיהוי, יש סכנה להיות שאננים. הצוותים עשויים להניח שהסיכונים האפשריים היחידים הם אלה שכבר רשומים, תוך התעלמות משיקולי סיכונים פוטנציאליים אחרים. למרות שהתחלת עם רשימת בדיקה מועילה, חשוב לשמור על ערנות ופתוחה לזיהוי סיכונים נוספים שעלולים לצוץ.

ניטור ובקרת סיכונים

3. מזלזל בסבירות הסיכון

לאחר זיהוי כל הסיכונים הפוטנציאליים בפרויקט, השלב הבא כולל סיווג שלהם לפי הסבירות להתרחשותם. יש להתייחס לסיכונים בעלי סבירות גבוהה לפני ביצוע הפרויקט. עם זאת, מנהלי פרויקטים מסוימים עשויים למזער סיכונים אלה בכוונה להימנע מבדיקה ולשמור על המוניטין שלהם.

הבעיה עם לזלזל בהסתברויות אלה ברורה. אם הסיכונים אינם מוערכים במדויק, הצוות שלך עלול לא ליישם את אמצעי הזהירות הדרושים, מה שעלול להוביל לכישלון הפרויקט.

4. התמקדות רק בהפחתה

בעוד שצוותי פרויקטים רבים מתמקדים בעיקר בהפחתה בעת התייחסות לתגובת סיכונים, חשוב לזכור שההפחתה היא רק אחת מכמה אסטרטגיות, והיא משמשת במיוחד לניהול איומים. כדי לטפל בסיכונים בצורה יעילה, אסטרטגיית תגובה מקיפה הכוללת הפחתה, הימנעות, העברה וקבלה היא חיונית.

מטרת הפחתה היא להפחית את הסבירות או ההשפעה של אירועי סיכון שליליים. עבור סיכונים מסוימים, אסטרטגיית הימנעות עשוי להיות מתאים יותר, ולבטל לחלוטין את הסיכון על ידי טיפול בסיבות השורש שלו. לחילופין, העברת סיכונים כרוכה בהעברת הסיכון לצד שלישי. ואם אסטרטגיות אלו אינן ניתנות לביצוע, ייתכן שיהיה צורך לקבל את הסיכון ולהכין תוכנית מגירה. התמקדות בהפחתה בלבד עלולה להוביל אותך להתעלם מהתגובה המתאימה ביותר לסיכון ספציפי.

מטריצת סיכון

5. אי ניהול סיכונים מראש ורציף ללא תוכנית

חלק ממנהלי פרויקטים נאבקים עם האצלה, ולעתים קרובות לוקחים על עצמם אחריות שיש להקצות לחברי הצוות, וזה חיוני לאפקטיביות ניהול סיכונים. הקצאת בעלות על כל סיכון לחברי הצוות המתאימים בהתבסס על כישוריהם במקום ריכוז אחריות היא חיונית. לאחר מכן, כל בעל סיכון נדרש לבצע את תוכנית התגובה, לפקח באופן רציף על הסיכון ולספק עדכוני סטטוס שוטפים. גישה זו לא רק מטפחת אחריות אלא גם משפרת את האפקטיביות של תוכנית התגובה.

לרוע המזל, מובילי פרויקטים רבים מתייחסים לניהול סיכונים כאל משימה חד פעמית בשלב התכנון, רק ממלאים את פנקס הסיכונים ואז מזניחים אותו. לעומת זאת, ניהול סיכונים צריך להיות א תהליך מתמשך, משולבת בכל פגישת פרויקט שבה בעלי סיכונים מדווחים על פעולותיהם ומתייחסים לכל סיכונים או טריגרים פוטנציאליים חדשים, מה שמבטיח שניהול הסיכונים נמשך לאורך כל מחזור החיים של הפרויקט.

Easy Project עוזר למנוע טעויות בניהול סיכונים

כדי לתת לך את התמונה המורכבת, אנו מזכירים גם נושאים אחרים הקשורים לניהול סיכונים, לרבות אי התאמת אסטרטגיית סיכונים ליעדים העסקיים, התעלמות מהגורם האנושי, התעלמות מסיכונים מתעוררים וקשורים זה לזה, הסתמכות על נתונים מיושנים או לא מדויקים ואי למידה מטעויות . פתרון יעיל לניהול סיכונים דורש התאמה של אסטרטגיות סיכונים עם יעדים עסקיים, התחשבות במרכיבים אנושיים, שמירה על מודעות לסיכונים חדשים, הבטחת דיוק הנתונים ולמידה מתמדת משגיאות העבר כדי לחדד את שיטות ניהול הסיכונים.

כל פרויקט מוצלח נשען במידה רבה על אסטרטגיית ניהול סיכונים חזקה, אך קל להפתיע לעשות טעויות בתחום זה. למרבה המזל, עם Easy Project, אתה לא לבד. 

מודול ניהול הסיכונים שלנו נועד להתאים בצורה מושלמת לצרכי הפרויקט הספציפיים שלך. הוא מציע רישומי סיכונים, סקירות מקיפות, דיווח מפורט, ניתוחים איכותיים וכמותיים, ואינדיקטורים הניתנים להתאמה אישית. עם כלים אלה העומדים לרשותך, תוכל לזהות, לנתח ולנהל סיכונים ביעילות כדי להבטיח את הצלחת הפרויקט שלך.

הירשם ל-Easy Project, כלי המספק תוכנה לניהול סיכונים בפרויקט שנותן לפרויקט שלך סיכוי להצלחה.