זרימת עבודה

זרימת עבודה

כיצד להשתמש בתהליך העבודה

הדרכת הווידאו
מעברי סטטוס
הרשאות שטח
טיפים וטריקים
במצבי Corner


מעברי סטטוס

ניתן לגשת להגדרות זרימת העבודה עוד: ניהול: זרימת עבודה.

כאן עליכם לבחור תפקיד ואילו שינויים יכול תפקיד זה לבצע במשימה מסוג מסוים. לחץ על הירוק "ערוך" הלחצן והאפשרויות יחשפו. בעמודה השמאלית נמצאת רשימת כל הסטטוסים הנוכחיים שעשויה להיות למשימה, בעוד שבצד ימין יש "סטטוסים חדשים מותרים" עם תיבות סימון, שעשויות להיות מסומנות (סטטוס מותר) או לא מסומנות (סטטוס אסור) לבחירה כאשר הסטטוס הנוכחי, התפקיד וסוג המשימה כבר הוגדרו במשימה. על פי הדוגמה למטה, כאשר משימה היא בסוג משימה, מנהל הפרויקט יכול לשנות את הסטטוס מחדש למימוש, כלום יותר.


הרשאות שטח

הרשאות שדה מייצגות מה תפקיד מסוים עשוי למלא או מה עליו למלא לפי שדות משימה שונים. בחר תפקיד וסוג משימה שעליהם חלות ההרשאות הללו. אתה יכול להגדיר את ההרשאות עבור שדות סטנדרטיים וגם עבור שדות מותאמים אישית. כפי שמוצג בדוגמה שלמעלה, אם לשדה יש ​​כוכב אדום לידו, זהו שדה חובה גלובלי שיש למלא תמיד, ללא קשר לתפקידך. ניתן להגדיר את השדה ללא הכוכב האדום כך:

  • דרוש
  • לקריאה בלבד
  • ריק (השדה יכול להיות מלא או לא)

 

טיפים וטריקים

אם בכלל אין להשתמש בסטטוס תחת סוג משימה, הקפד לבטל את הבחירה בתיבות הסימון המכובדות במערך צולב.

שימוש במקרה 1 - הגדר שרשרת אישור

להלן דוגמה לאופן שבו פועלת שרשרת האישור. כל תפקיד (למשל נציג, מנהל, טכנאי וכו '...) רשאי לשנות רק את סטטוס המשימה בצורה מסוימת שתבטיח שהתהליך יהיה חלק ואין התנגשויות פנימיות. לדוגמא, רק הנציג הנמצא בקשר ישיר עם הלקוח רשאי לשנות את הסטטוס ל"סיום "לאחר סיום כל התהליך וברגע שהודיעו ללקוח. בעוד שרק מנהל רשאי לאשר או לדחות בקשות מסוימות שיזם הלקוח.

הלקוח יוזם בקשה חדשה (משימה), לאחר מכן הנציג משיב ללקוח שהבקשה הועברה לאישור נוסף ומסמן אותה בסטטוס "ממתין לאישור". למנהל יש רשימה של כל הבקשות (המשימות) המסומנות כ"ממתינות לאישור". לאחר שהוא מחליט אם הבקשה המתאימה תאושר לפעולות נוספות, הוא משנה את סטטוס הבקשה (המשימה) בהתאם ל"אושרה" או "נדחתה".

לטכנאי יש רשימה שבה מוצגות כל הבקשות "המאושרות". הוא עובד ברציפות על אלה ולאחר שהוא סיים עם כל, הוא משנה את הסטטוס שלו ל"לבדוק ולהוציא חשבונית". ברגע זה מוצגת הבקשה (המשימה) ברשימת הנציג אשר בודק פעמיים את עבודת הטכנאי. אם כל דרישות הלקוח מתקיימות, הוא מסמן את המשימה כ"בוצעה" ומודיע ללקוח בהתאם.

השתמש במקרה 2 - נאלץ משתמשים להזין נתונים חשובים - חובה

על מנת להשיג נתונים מסוימים החשובים לך, אתה יכול להפוך שדות מסוימים לחובה, ניתן לעשות זאת על ידי הגדרת שדה כזה לסטטוס "חובה". לדוגמא, כאשר אתה זקוק לתאריך הלידה של הלקוח שלך (למשל כדי לקבוע אם הלקוח הוא בגיל חוקי) אתה יכול להגדיר את השדה "תאריך לידה" כ- "חובה" כך שהלקוח לא יוכל להמשיך בלי כדין מילוי תחום כזה תחילה.

שימוש במקרה 3 - השבת משתמשים לא מורשים לשינוי נתונים חשובים - לקריאה בלבד

היזהר מכיוון שיש להפעיל נושא ותיאור במשימה חדשה. משתמשים מסוימים רשאים לבצע פעולות מסוימות בלבד, והם אינם רשאים לערוך או להסיר מידע חשוב, ניתן להשיג זאת על ידי הפעלת מצב "קריאה בלבד".

לדוגמה, אם לקוח ממלא את תאריך הלידה שלו, שדה כזה עשוי להיות מוגדר למצב קריאה בלבד על מנת למנוע אובדן מקרי של נתונים כאלה. לחילופין, רק מנהל (או כל אדם מתאים אחר) רשאי לשנות/להסיר נתונים אלו בעוד שאחרים לא יכולים.

מקרה מקרה 4 - השבת סטטוס מיותר בסוג העבודה בה אינך זקוק לה

מצב "ביקורת קוד" חשוב עבור מחלקת ה- IT, אבל לא עבור מחלקות אחרות. מומחי IT יוכלו להשתמש בסטטוס "ביקורת קוד", אך למשתמשים ממחלקות אחרות לא תהיה גישה אליו.

 

במצבי Corner

  • כאשר שדה הפרויקט מוגדר כ"קריאה בלבד", לא תוכל להעביר משימות מכיוון ששדה הפרויקט במשימה יצטרך להשתנות במקרה כזה.
  • בעת העברת משימה מסוג מסוים לפרוייקט אחר שאינו מאפשר סוג משימה זה בהגדרות הפרויקט, סוג המשימה ישתנה אוטומטית לראשון המותר ברשימה.
  • לאחר שהפעלת את האפשרות "על ידי סגירת משימת אב, סגור גם תת-משימות" בניהול >> הגדרות >> מעקב אחר משימות, אזי הסטטוס של משימת האב מוחל גם על סטטוס תת-המשימה שלה גם כאשר הסטטוס של תת-המשימה מושבת על-ידי הגדרות זרימת העבודה.
  • אם הפרויקט אינו ציבורי, המשתמש בעל זכויות המנהל, שאינו חבר בפרויקט, משתלט "כמעט" על כל שאר התפקידים באותו פרויקט וזרימת העבודה מאומתת נגדם.
  • אם הפרוייקט אינו ציבורי ואין חברים, אז במקרה כזה זרימת העבודה כלל לא מאומתת עבור המשתמש עם זכות Admin.

נסה את Easy Project ב-30 יום ניסיון חינם

תכונות מלאות, מוגנת SSL, גיבויים יומיים, במיקום הגיאוגרפי שלך