3 כלים ראשוניים אולטימטיביים שאתה צריך לשלוט בהם כדי להיות מנהל פרויקטים בכיר אמיתי

WBS (מבנה התמוטטות לעבודה): תועלת מראיית הפרויקט שלך כמפת חשיבה

אתה לא יכול להימנע מימים שיש יותר מדי מהכל. אבל אתה יכול להתמודד עם זה באלגנטיות עם WBS - סוג של טיפול עבור מנהל פרויקטים.

הכל קשור לשימוש במפת חשיבה לפתיחת פרויקט גדול לחלקים הניתנים לניהול - אספקה. ברגע שזה נעשה כראוי, סדרי העדיפויות ברורים ואתם בטוחים שתתמקדו במה שחשוב באמת. בנוסף, תהיו מוכנים לתכנן את משימות הפרויקט (תרשים גאנט) ומשאבים (בניהול משאבים).

עצה 1: פרק את הפרויקט בעזרת כל המעורבים, כדי למנוע פערים פתאומיים בתהליך העבודה. ברגע ש- WBS שלך מוכן, כל חברי הצוות צריכים לקבל גישה אליו ולהסכים עם מה שהוא אומר.

עצה 2: ניהול פרויקטים יכול לפעמים להפוך לשוק רועש של משימות. אך אם תימנע מלפרט יותר מדי בעת פירוק הפרויקט שלך, תקבל רשימה ברורה של מוצרים. לאחר מכן יש לתכנן את משימות המשנה הבאות בתרשים גאנט.

ניהול משאבים: לגרום לאנשים לאהוב את עבודתם

מה הטעות הנפוצה ביותר שעושים מנהלי פרויקטים ממוצעים? זה פשוט להתעלם מכלי ראשוני חיוני - ניהול משאבים.

וכאן מתחילות הבעיות - היכולות אינן מתוכננות אלא מנחשות, והספקים הם יותר "מקווים" מאשר "להיות בטוחים". עבודה עם ניהול משאבים פירושה אופטימיזציה של יכולות כך שהמשאבים הנכונים (אנשים) מתוכננים לספק תוצאות ספציפיות בזמן בר ביצוע. ברגע שאתה מוכן עם זה, אתה יכול להתחיל לתכנן משימות בתרשים גאנט.

עצה 1: קח את האינדיבידואליות בחשבון! מבלי לדעת את סגנון העבודה של חברי הצוות שלך, אינך יכול לתכנן את זמנם כראוי. אבל אם תעשה זאת, תמנע פערים מיותרים או איחור.

עצה 2: השאירו לאנשים מקום! אל תתכנן את המשאבים שלך למשימות במשרה מלאה (למשל 8 שעות ביום). אחרת, אתה עלול בסופו של דבר עם כולם מותשים ושרוף. אם תשריינו קצת זמן נוסף, תוכלו להשתמש בו מאוחר יותר כדי לפתור בעיה לא צפויה, בוא נהיה כנים, היא חלק מהעבודה שלנו.

דוחות משאבים חדשים ב-Easy Project

תרשים גאנט: קבל את התמונה הגדולה של מה ומתי צריך לעשות

לפעמים אתה צריך להתרחק מהפרויקטים כדי לראות היטב איך זה הולך - זה הזמן של תרשים גאנט.

זה עוזר לך לדמיין את הקשר בין משימות הפרויקט שלך לזמן שיש לך לסיים אותו. וכמה מדהים לראות בבירור אילו משימות צריך לבצע עכשיו ומה יכול לחכות!

עצה 1: ראשית, הכירו את המשימות העיקריות מהן מורכב הפרויקט שלכם ואת הזמן המשוער שלוקח להשלמתן. לאחר מכן השתמש בתרשים Gantt כדי לדמיין את תהליך זרימת העבודה. כבונוס נוסף, תראה את הסיכונים וההתנגשויות האפשריות, כך שתוכל לתעדף טוב יותר.

עצה 2: לערב את כולם! מכיוון שתרשים גנט מציג הן את אומדן הזמן והן את החשיבות של משימות מסוימות, תן לצוות שלך להיכנס ולראות אותו. אז קל יותר לחברי הצוות להבין את תפקידו של זה בפרויקט.

סיכום

כדי באמת לחסוך זמן ואנרגיה ולהפוך את כל זרימת העבודה של הפרויקט לחלקה יותר, אנו ממליצים להשתמש בכלי PM הטובים ביותר - WBS, ניהול משאבים, ו תרשים גנט - ביחד בפלטפורמה אחת. אתה פשוט תרגיש הרבה יותר טוב בלי צורך לפתוח תוכניות וחלונות חדשים וחדשים. תראה, שלנו פרויקט Easy עכשיו הוא בחינם במשך 30 הימים הראשונים וזה מאפשר לך:

➔ הפרד את הפרויקט שלך לשלבים קטנים יותר באמצעות WBS Tool והפוך את כל המוצרים לחזותיים ככל האפשר;

הצב את כל המשימות הדרושות ואת הזמן המשוער שלוקח להשלים אותן זו לצד זו באמצעות תרשים גאנט;

תכנן את היכולות שלך באופן מציאותי והימנע מעימותים, מראות לא אחורים של חברי הצוות שלך;

➔ היו נקיים משינויים והתאמות ידניות - מה שאתם עושים בניהול משאבים משקף בגאנט ולהיפך;

➔ ראה עם מה אתה באמת צריך לעבוד ולהסתיר את מה שלא הכרחי עבורך כרגע (למשל אבני דרך, נקודות עיקריות).

בהצלחה בבחירה התוכנה המתאימה לפרויקט שלך!