6 הדברים שמלחיצים מנהלי פרויקטים (ומה לעשות איתם)

ניהול מתח הוא חלק מהעבודה שלך

כשנכנסת לראשונה לעולם ניהול הפרויקטים, בוודאי הרגשת 'לחץ מהחדש' על הכתפיים. זה היה גרוע שלא לצורך? זה היה יכול מאוד לעזור לך להיות יותר ערני ולספוג מידע רב ככל האפשר. מאוחר יותר, ככל שגדלת כראש הממשלה, ליבת העבודה שלך נשארה זהה אבל השתנית - צברת ניסיון נוסף כולל היכולת להתמודד עם לחץ קל יותר.

אתה בוודאי תסכים שלהיות מנהל פרויקט זה לא גן ורדים אבל באותו זמן זה עם כלים, תכונות ותהליכים יעילים אתה יכול לנהל לא רק את הפרויקט שלך אלא גם את הלחץ שהוא מביא בתוכו. ברחבי האינטרנט אולי תקרא איך למחוק את הלחץ מחיי העבודה שלך אבל זה לא מה שאנחנו מאמינים בו - העצה שלנו היא לנהל את הלחץ במקום לתפוס אותו כאויב שאתה צריך להילחם בו.

ישנן טכניקות רבות ועצות כיצד להתמודד עם מתח בעבודה. מלהגיע לעבודה שעה אחת קודם כשהמשרדים ריקים או לעבור אימוני אגרוף באמצע היום ועד לקחת 'שנת חופש'. עם זאת, בפוסט זה בבלוג, נתמקד בפרקטיקות של ראש הממשלה. שלבו אותם עם העצות הרכות (כמו יציאה לרוץ) ותכבו את הלחץ שלכם.

מתי מתרחש לחץ ומה אתה יכול לעשות בנידון

כמנהל פרויקט, קרוב לוודאי שחווית לחץ מכמה סיבות - תנו לזה להיות הייחודיות של הפרויקט הנוכחי, אווירה שלילית בחברה או מצב מחמיר בחייהם הפרטיים של חברי הצוות. בואו נסתכל על הסיטואציות החוזרות על עצמן כאשר מתח נכנס לניהול הפרויקט. שוב, במקום 'להרוג את הלחץ', אנחנו רוצים להראות לך איך להתמודד עם זה.

"לחץ בניהול פרויקטים לא
ניתן להרוס - זה ניתן לניהול."

1. תקציבים, כספים

תמיד יש רמה מסוימת של לחץ כשמבקשים יותר כסף עבור הפרויקט שלך. לכן, כדי להגן על רעיונות התקציב שלך בפני בעלי העניין, השתמש ב- מבנה פירוט עלויות נכון. זה יספק לך סקירה כללית של כל עלויות הפרויקט (כולל העבודות שנעשו על ידי קבלני משנה). הוויזואליות וההתאמה האישית שלו יפעלו גם לטובתך - הם הופכים את הנתונים לקלים להבנה. לכן, כאשר אתה עומד מול הלקוח שלך ומציג את הדרישות שלך להגדלת התקציב, אינך צריך לנחש אלא להעלות הערכות מדויקות ככל האפשר.

כדי לעשות את זה אפילו יותר יעיל, שלב את CBS עם לפקוח עין חדה על הכספים שלך באמצעות התראות פרויקט קל. קבע מה ומתי אתה רוצה לקבל התראה וקבל אזהרה כשהגבול מתקרב.

2. כאוס אחריות

מנהלי פרויקטים מוצאים את עצמם לעיתים קרובות באי נוחות כשהם מתחילים לקבל משימות גמורות למחצה מחברי הצוות, משימות שעובדו בצורה שגויה, ויותר מדי שאלות שמאטות את התקדמות העבודה. בעיות מסוג זה מתרחשות בדרך כלל כאשר שלך חברי הצוות אינם רואים ומבינים את חלקם בתפקיד בגדול יותר - תמונת פרויקט.

בפגישות הרגילות שלך עם הצוות, להציג את המצב הנוכחי של הפרויקט דרך תרשים גנט. כך, אתה יכול להסביר בקלות 1) מדוע דברים מתרחשים כפי שהם מתרחשים, 2) כיצד העבודה של חברי הצוות מושפעת הדדית, ו-3) מה ולמה צריך לעשות קודם. כאשר כל הצוות שלך במסלול, כל אווירת העבודה משתפרת וחוסר הביטחון שלך לגבי התוצאות נעלם.

3. קבלת החלטות גרועה

בחירה לא נכונה היא נורמלית, קבלת סדרה של בחירות שגויות בתוך פרויקט בודד היא סימן לבעיה בקבלת החלטות. למרות שהחלטות סותרות מטבען, טוב סט כלים זריזים עבור ניהול פרויקטים מאפשר לך לגרום לכך שהאלה יהיו מבוססים ונתמכים בעובדות חסינות כדורים. כך, אתה מבטל באופן משמעותי את הסיכון לעימותים הקשורים להחלטות בצוות שלך.

4. קונפליקטים הקשורים למשאבים עם פרויקטים אחרים

למרבה הצער, להיות מנהל פרויקט הולך לעתים קרובות יד ביד עם הצבעה כשמדובר ב'מקור כל הרוע'. התפקיד שלך הוא בעצם לארגן את כולם כך שהעבודות מתקדמות לכיוון התוצאה הרצויה. זה כולל לפעמים יצירת א קונפליקט ברמת ריבוי פרויקטים – במיוחד אם חברי הצוות שלך עובדים על פרויקטים אחרים בתוך החברה (מה שלא נדיר בכלל). כדי לראות את המצב הנוכחי של כל הפרויקטים של החברה על פני צוותים - ואת היכולת הריאלית של חברי הצוות, - השתמש ב- גלובל גנט תכונה.

5. תוכנה לא מתאימה לניהול פרויקטים

מאות כלים נוחים לניהול פרויקטים ועדיין, ניהול פרויקטים לא נהיה קל יותר באופן אוטומטי איתם. למה ככה? למרות האיכות, ייתכן שתבחר בכלי או בתוכנה הלא נכונים - זה לא מתאים לעסק שלך, לזרימת העבודה, לסגנון העבודה או לאווירת הצוות כולו.

לדוגמה, אם אתה חברה קטנה עם מספר פרויקטים הפועלים בו-זמנית (למשל 'אתר חדש', 'תבנית הצעה עסקית', 'קמפיין גיוס עובדים במדיה חברתית'), במקום לנהל את האנשים שלך באמצעות כלי צ'אט (!) או דואר אלקטרוני, שקול להשתמש לוחות Kanban הניתנים לשיתוף שבו אתה יכול ישירות להוסיף ולהקצות משימות.

אם אתה מנהל פרויקט עם מספר פרויקטים בשליטה – או ראש צוות של מנהלי פרויקטים בחברה בינונית או גדולה, השתמש תכונות תיק פרויקטים. הם יעזרו לך לתכנן פרויקטים באופן מרכזי ולראות את תזרימי המזומנים שלהם בתוספת הביצועים הנוכחיים מול המתוכננים בזכות התכונה הפופולרית גלובל גאנט.

למרות שיש הרבה תכונות PM נהדרות, אל תעשה את הטעות לקבל כל אחת מהן מספק/תוכנה/כלי אחר. אם אתה רוצה geלא רציני לגבי ניהול פרויקטים, לכו על כלי הכל-באחד שיאפשר לך לעשות הכל ביעילות ממקום אחד - הכספים, מבנה התפלגות עבודה, תכנון, ועוד הרבה עבודות בלתי נמנעות.

לבסוף, אם יש משהו שבטוח מגביר את רמת הלחץ של PM, אז זה כלי שקופא כשהוא צריך לפעול. עם הכי חדש, גרסה 11+ של Easy Project, אתה יכול לסמוך על תוכנה מהירה וברורה הפועלת על Rails 6 ו-Ruby 3.0. כי תוכנת PM צריכה להיות לא פחות השותף שלך שאתה יכול לסמוך עליו. פשוטו כמשמעו.

"רוצה לנצח את הלחץ? לְשַׁלֵב פסיכולוגי
טקטיקות להפחתת מתח עם תכונות PM חכמות."

6. להיות ממוסמר לכיסא המשרדי

הלחץ של להיות מנהל פרויקטים הוא לעתים קרובות כבד ואתה עלול להרגיש אותו אפילו יותר כשיש פרויקטים אחרים בחיים הפרטיים שלך לנהל. עם אפליקציית PM הנכונה, אתה לפחות לא צריך להיות ממוסמר לכיסא המשרדי שלך. כל דבר שמאפשר לך להיות 'גמיש מבחינה גיאוגרפית' תוך כדי קידום הפרויקט שלך בו זמנית, הוא לא יסולא בפז. לפיכך, קבל תוכנה שמגיעה יחד עם א אפליקציית ניהול פרויקטים מעשית, קלה לשימוש ונוחה.

סיכום

הניסיון להילחם או להתעלם מהלחץ שהעבודה שלך מביאה לא יגרום לך להיות מרוצים. אתה צריך ללמוד איך לנהל את זה. לשם כך, אתה יכול לנסות מספר פעילויות להפחתת מתח ברמה האישית אך אל תשכח לשלב אותן עם יישום השימוש בתכונות ה-PM הנכונות בחיי העבודה היומיומיים שלך. תוכנת PM טובה תאפשר לך - ולצוות שלך - לראות ולארגן דברים בצורה ברורה יותר. הסקירה שתקבל תהווה התחלה מושלמת לימים פחות לחוצים בניהול הפרויקט שלך.