6 איומים עסקיים בשנת 2020 וכיצד להתמודד איתם באמצעות ניהול סיכונים

2020 היא נקודת מפנה מבחינת ניהול סיכונים. עם פרוץ משבר וירוס והמוחלט סוף תקופת הצמיחה הכלכלית הארוכה, מרבית החברות עוברות ממקסום הרווחים והשגת KPIs לצמיחה לייצוב ואבטחת העסק שלהם והכנות לשינויים המשמעותיים שצפויים לנו בשבועות, בחודשים ובשנים הקרובות.

מהם הסיכונים הנפוצים ביותר?

אז בואו נסתכל על הסיכונים הנפוצים ביותר אנחנו מתמודדים היום או נתמודד בקרוב.

1) בעיות פיננסיות, תזרים מזומנים וקיצוץ בתקציב

השילוב של תקנות ממשלתיות, הסגר, סגירת מספר רב של חברות, השעיה או צמצום של שירותים רבים מסיבות כלכליות או משאבי אנוש, קיצוצים בתקציב ברוב החברות ואי ודאות לגבי העתיד גרמו לכך כל התוכניות והתחזיות הכספיות שלנו שהיה לנו בתחילת 2020 הם עכשיו באופן מוחלט מתוך המציאות. לכן ניתן לצפות שחברות רבות יצטרכו להתמודד עם בעיות תזרים מזומנים, ניהול משברים ולחפש חיסכון כספי משמעותי במקום צמיחה מתוכננת והתרחבות לשווקים חדשים.

2) הפרעה בשרשרת האספקה

פי סקר על ידי המכון לניהול שרשרת האספקה ​​בחודש מרץ, כמעט 75% מהחברות חוו שיבושים בשרשרת האספקה ​​בגלל מגיפת Covid-19 והמגבלות מוטל. לכן, ייצור, קמעונאות וחברות רבות אחרות נמצאות כעת בחוסר וודאות ניכר לגבי אספקת הסחורות מסין, שהיא לרוב הספק העיקרי שלהן או אפילו הספק היחיד.

3) אנשים, פריון עבודה וניהול משאבים

שינויים מהירים ובלתי צפויים, כמו הפחתת הביקוש לרוב הסחורות והשירותים, אמצעי הסגר, הגדלת העבודה המרחוק מהבית, אך גם ההזדמנויות העסקיות החדשות הנובעות מכל משבר, גרמו לכך שחברות נאלצות להתייחס לנושאי משאבי אנוש יותר מתמיד. וצריכים לתכנן את גמישות כושר העבודה באופן גמיש. כך, נושאים כמו לִשְׁלוֹט ו ניהול עבודה מרחוק מ משרד פנים באמצעות תוכנת פרויקטים מיוחדים כמו Easy Project, פיקוח על פריון העובדים, אלא גם צמצום שעות העבודה, ירידת שכר, או כפילויות הפך להיות רלוונטי.

4) אבטחת רשת

עם פרוץ מגיפת הנגיף וההכרזה על הסגר העבירו חברות מיליוני עובדיהן למשרד ביתי. רבים מאנשים אלו עובדים מרחוק בפעם הראשונה בחייהם, ורבים ברשתות ומכשירים חסרי ביטחון שהם יעדים קלים להאקרים. לכן אנו עדים לסכנה מספר הולך וגדל של התקפות סייבר בחודשים האחרונים.

5) סוגיות משפטיות

לאור האירועים שתוארו לעיל, סביר מאוד להניח כי יזמים רבים קטנים יותר, כמו גם בינוניים וגדולים חברות, כבר לא יוכלו לעמוד בהתחייבויותיהם החוזיות והחוקיות האחרות. הדבר יבוא לידי ביטוי באי הוודאות הגוברת בין שותפים עסקיים, אמצעים אחרים לחיסכון בעלויות ואף במספר מוגבר של התדיינות משפטית ונזקים.

6) חוסר מוכנות לעולם ה"רגיל החדש "

אף על פי שחלק גדול מהשינוי הנוכחי הוא שלילי למדי, ניתן לראות בכל המצב כטרנספורמציה של המערכת. אנשים וחברות רבים עדיין מחפשים חזרה למצב ה"רגיל "לפני פרוץ המשבר, בו פעלו עסקיהם ויצרו רווחים. עם זאת, אני חושב שלעולם לא תיכנס לאותו נהר פעמיים, ו עולם "רגיל" חדש העולה ממשבר זה עשוי להיות לנצח שונה מאוד מהעולם הישן עבור תעשיות רבות. זה בהכרח יוביל לסוף או היחלשות של עסקים רבים. לעומת זאת, הוא גם יפתח הזדמנויות חדשות שיובילו בסופו של דבר לחלוקה מחדש של ההון ברמה המקומית והעולמית. שינויים רבים עשויים להיות מואצים על ידי שינוי פוליטי שנגרם על ידי שינוי מצב רוח משמעותי בחברה הקשור להשפעות המשבר הכלכלי ואי הוודאות. אנחנו כבר יכולים לבחון רבים טרנדים חדשים כיום, כמו האצת השינוי הדיגיטלי של מדינות וחברות, שינוי התנהגות קניות של צרכנים, צמיחה מהירה יותר של סחר אלקטרוני או עליית הטלרפואה.

לא משנה אם אתה מושפע מכמה מהאיומים שתוארו לעיל, או אם זיהית אתגרים שונים לחלוטין בעסק שלך. יעיל ניהול סיכון ועקרונותיו ניתן ליישם בקלות על כל בעיה זה לא בטוח לגמרי שיתרחש.

למרות שיש אינספור טיפים ל"ניהול סיכונים ", המטרה שלי היא לא להציף אתכם ברעיונות ושיעורים, אשר השימושיות והפונקציונליות שלהם הם לרוב די פרטניים לסוג מסוים של פרויקט וסוג סיכון. להפך, אני רוצה להציג שלושה עקרונות אוניברסליים המהווים את היסודות להצלחה ניהול סיכונים, לא משנה אם אתה תאגיד IT, חברת ייצור בינונית או סטארטאפ קטן.

כיצד להשתמש בניהול סיכונים?

בחלק השני של המאמר, אני מציג את עקרונות היסוד של ניהול סיכונים שיעזור לך להתמודד עם האיומים האלה.

1. גישה מקיפה מהזדהות לניהול פעולות צעדים

לניהול סיכונים יש מתודולוגיה ברורה ומספר שלבים, אשר יישומה נכון הוא חיוני לניהול מוצלח של כל איום פוטנציאלי. בתיאוריה, השלבים האישיים עשויים להיקרא אחרת, אך באופן עקרוני אלה הם הזדהות - הערכה - תגובה - פתרון - שליטה.

זיהוי סיכון לכאורה השלב הפשוט ביותר, אשר המטרה היא לחשוף את כל האיומים האפשריים. אני ממליץ להשתמש בסיעור מוחות, בו חברי הקבוצה מטילים סיכון אפשרי אחד אחר השני, דנים בכל אחד והמארגן כותב את הסיכונים על הלוח כך שכולם יוכלו לראות אותם. בסיבוב השני מארגן המארגן פיסת נייר עבור כל אחד מהחברים ומה שלאחר מכן הוא חסום של 10-15 דקות, בו לכל אחד יש מקום לחשוב בעצמו ולרשום סיכונים נוספים שטרם זוהו. בתום זיהוי הסיכון חברי הקבוצה יצעדו זה אחר זה מול הדירקטוריון, יציגו בקצרה את הסיכונים שלהם ויכתבו אותם על הלוח בין האיומים האחרים.

אחריה מגיע א הערכת סיכוניםשמטרתם להעריך, לתעדף ולכלול נקודות בודדות שאינן סיכונים. במיוחד מכיוון שההשפעה האפשרית שלהם או שיעור ההסתברות שלהם אפסי, או להפך, מכיוון שמימושם נראה כמעט בטוח. לאחר מכן, אלה אינם סיכונים, אלא בעיות אמיתיות. עם זאת, בדרך כלל אנו יכולים להשתמש במתודולוגיית ניהול סיכונים כדי להתייחס אליהם בכל מקרה.

בעת הערכת סיכונים פרטניים אנו מיישמים את השיטות לניתוח איכותי ובהמשך כמותי. אנו קובעים במיוחד את שלה חוּמרָה, ה הסתברות להגשמה, ה השלכות אפשריות, ה קרבה זמנית של ההגשמה, וכמות האפשר השפעה פיננסית. אם ניקח בחשבון את ההסתברות וההשפעה הכספית האפשרית, אנו יכולים לחשב בקלות את ה- - עתודת מגירה נדרשת. להערכה נכונה, אני ממליץ להשתמש בתוכנה ייעודית שתחסוך לך זמן ותבטיח שלא שכחת דבר. חוץ מזה, זה יהיה לדמיין את הסיכונים המוערכים בתרשימים ובאינדיקטורים דוגמת מטריצת הסיכון, המציגה סיכונים פרטניים בהתאם לחומרה ושיעור ההסתברות ובכך מאפשרת לך לקבוע בבירור את סדר העדיפויות שלך.

אחרי הערכת הסיכון אחריה שלב תגובה, שבה יש לבחור את הדרך המתאימה ביותר לטיפול בסיכון. עם זאת, שים לב כי הבחירה אינה מוגבלת רק לאמצעי סלידה. באופן עקרוני, יש לנו כמה תגובות אפשריות - סלידת סיכון, הפחתה, קבלה או העברה לצד שלישי. בדרך כלל סביר להניח שזיהית יותר סיכונים ממה שאתה יכול למנוע, או שמניעת כולם לא תהיה יעילה בהתחשב בעלויות ההזדמנות. לכן, חשוב מאוד לא להמעיט בערך שלב ההערכה, מכיוון שהוא יאפשר לכם לתעדף באופן אפקטיבי ולהחליט נכונה באיזה סיכונים תתמודדו ואילו פשוט תקבלו.

השלב הלפני אחרון של הסיכונים שבחרתם להתמודד הוא פִּתָרוֹן. כעת נכנסים לפעולה ניהול פרויקטים, משימות, מועדים ותיאום עבודת צוות. בדרך כלל ניתן לנהל את שלבי הפעולה לטיפול בסיכונים בתוכנת ניהול פרויקטים רגילה. אני משתמש ב- Easy Project, בו אוכל בקלות לנהל את צעדי הפעולה הנחוצים כמנהל פרויקט, כמו גם להעריך, להעריך ולדמיין סיכונים פרטניים. בדרך זו אני יכול לשלוט בכל תהליך ניהול הסיכונים באותה תוכנה שבה אני משתמש לניהול פרויקטים.

לאחר איתור הסיכונים, הערכתם וניהול פעולות הפעולה, כל שנותר הוא לִשְׁלוֹט. כחלק מבקרת הסיכונים, אני עוקב באופן שוטף אחר סיכונים בודדים (מופיעים באופן אידיאלי בגרפים ובאינדיקטורים) ומגיב לנסיבות המשתנות, שבדרך כלל מתבטאות בשינוי בהשלכות אפשריות או בשינוי בהסתברות להגשמה. באופן אידיאלי, בצורה של הפחתה משמעותית של ההשפעה הפוטנציאלית או אפילו סלידה מהסיכון עצמו.

2. יישום לפעולות יומיומיות

כפי שתיארתי בהקדמה, החולשה הגדולה ביותר של ניהול סיכונים היא שסביר להניח שהוא יישכח עד שמשהו באמת יקרה. ללא מניעה מתקדמת, צוותים מוצאים את עצמם לעתים קרובות באמצע ניהול משברים עם המשימה היחידה למזער נזקים, שאולי לא התרחשו כלל. ככל שהתגובה מגיעה מאוחר יותר, כך קשה יותר לפתור את הבעיה. לכן, מניעה בצורה של ניהול סיכונים הוא בדרך כלל זול ויעיל יותר מבחינת תביעות נזק ויכולת מאשר לפתור בעיה שכבר עלתה.

שילוב ניהול סיכונים בתהליכים יומיומיים הוא דרך יעילה להתחיל סוף סוף במניעה. אבל איך עושים זאת? מניסיוני, שלושת השלבים הבאים יועילו:

• 1) הגדר את תהליך ניהול הסיכונים כך שיתאים לגודל ופעולתה של החברה שלך ולערב את כל העובדים בה. כל אחד מחברי הצוות צריך להיות אחראי על זיהוי הסיכונים בעבודתו וצריך להיות מוטיבציה להתייחס אליהם, לבדו או בשיתוף עם המנהל. לעומת זאת, אין להתייחס להתעלמות חוזרת וסיכונים ואי השתתפות בתהליך הזיהוי והפתרון.
• 2) למנות עורך דין לסיכון בצוות או במחלקה שלך. האדם האידיאלי לתפקיד זה הוא, למשל, מנהל פרויקטים המסונכרן עם כל מומחי הפרויקטים ובו סקירה כללית על כל מה שקורה. עורך דין לסיכון בדרך כלל אינו מסוגל למלא את תפקידו בפרויקטים או מחלקות שבהם, בשל אופי תפקידו העיקרי, הוא אינו עוסק באופן מלא מדי יום. לכן, אם אתה חברה גדולה יותר, אני ממליץ למנות לעורכי דין נוספים של סיכון לכיסוי כל הפרויקטים שלך. משימתו של עורך הדין אינה למנוע את כל הסיכונים מכוחו, אלא להוביל את חברי הצוות הבודדים לגלות סיכונים אפשריים בעצמם ולהקים תהליך אפקטיבי שיעזור לפתור אותם. אז עורך הדין לסיכון הוא אדם שלעתים קרובות ישאל את השאלה הזו בישיבות: "מה הסיכונים של החלטה זו?" ויהיה אחראי להבטיח כי השלבים האישיים, כלומר. זיהוי - הערכה - תגובה - פיתרון - הבדיקה תתקיים בפועל.
• 3) אל תתייחס לניהול סיכונים בגיליון אלקטרוני של Excel, שכולם יכולים לגשת אליהם, אבל אף אחד לא באמת הולך לשם. במקום זאת, שלב ניהול סיכונים במערכת פרויקטים שחברי הצוות משתמשים בהם כל יום.

3. מעורבות כל הצוות, גמישות ושיתוף פעולה מרחוק

כפי שאתה בטח כבר מבין, ניהול סיכונים אינו פעילות נפרדת של מומחה אחד. לעיתים קרובות יש צורך לערב יותר אנשי צוות ולעיתים גם מומחים חיצוניים, כגון עורך דין, רואה חשבון או מנתח נתונים. זה נכון במיוחד בשלב הזיהוי וההערכה כאשר אתה זקוק למומחיות בתחומים שונים כדי שתוכל למצוא ולהעריך נכון סיכונים שונים. כמעט ולא ניתן לאדם אחד לזהות ולהעריך נכונה את כל הסיכונים למוצרים, כלכליים, משפטיים, אנשי צוות כמו גם טכניים. שילוב של יותר אנשים, הקצאת משימות והבטחת תקשורת אפקטיבית יהיה צורך גם בשלב הפתרון כאשר אתה מנסה למנוע את הסיכון או לפחות להפחית את השפעתו.

אירועי 2020 מלמדים אותנו עד כמה חשיבות הגמישות והאפשרות לעבוד מרחוק בניהול פרויקטים ואנשים. זה נכון במיוחד בניהול סיכונים. לדוגמה, זה יכול בקלות לקרות שברגע האחרון אתה מגלה סיכון שישפיע באופן הרסני, וההסתברות שלו אינה נמוכה. במקרה זה, עליכם להגיב במהירות האפשרית, להעסיק את הצוות, לתכנן פעולה, להקצות משאבים, ליצור משימות, להקצות מועדים ולתאם ביעילות את התהליך כולו. לעתים קרובות בשיתוף עם אנשים שמסיבה כלשהי אינם יכולים להיות במשרד או לעבוד מרחוק כברירת מחדל.

המהירות והיעילות של תגובתך תושפע רבות מהכלים שבהם אתה משתמש. לכן, אני ממליץ להשתמש בתוכנת ניהול סיכונים מקיפה כמו שכבר הוזכר פרויקט Easy. הוא מציע פונקציות מיוחדות לכל השלבים האישיים של ניהול סיכונים, כמו גם לכל התכונות הדרושות לניהול פרויקטים כגון רשימות עם מועדים, תרשים גנט, מפות מחשבות של WBS, לוח שנה משולב, צ'אט צוותי, ו ועידת וידאו באמצעות שילוב זום or משאב ו כלים לניהול פיננסי. בכמה לחיצות תוכלו לנסות זאת בחינם ולהחליט בעצמכם.

אני מאחל לך בהצלחה בזיהוי וניהול הסיכונים שלך.