גלה תכונות נסתרות: הפק את המרב מ-HelpDesk

Easy Project עמוס בתכונות המפשטות זרימות עבודה מורכבות ועוזרות למשתמשים לעבוד בצורה יעילה יותר. חלקם ידועים ואתם יודעים עליהם מההתחלה, אבל יש גם כאלה שפחות גלויים - אבל יכולים להפוך את העבודה שלכם להרבה יותר ניתנת לניהול. לכן מאמר זה יחשוף את התכונות הייחודיות של HelpDesk. רוצה להפוך למשתמש מקצועי ב-Easy Project? אם כן, המשך לקרוא.

עדכוני כרטיסים אוטומטיים

מתקשים עם כרטיסים/כרטיסים מיושנים ופסיביים? או האם תרצה לקבל משוב לאחר פתרון כרטיס? יש לנו פתרון בשבילך! אתה יכול בקלות להגדיר הכל עם כלי עדכון אוטומטי. 

אתה יכול למצוא אותו בפרויקט >> הגדרות >> HelpDesk

בחלק זה, אתה יכול הגדר את המצב והשעה הנוכחיים ללא כל עדכון - כך אתה נמנע משינויים בכרטיסים פעילים.

בשלב הבא אתה יכול בחר את הפעולה שתתרחש - למשל, שינוי סטטוס הכרטיס, הקצאה ו/או שליחת מייל מהתבנית ללקוח.

מכיוון שהתכונה מוגדרת עבור פרויקטים בודדים, אתה יכול לבחור ולעצב תהליכים שונים בהתאם למוצר, לאזור או לרמת הלקוח. הכרטיסים שלך תמיד ימוינו לפי פרויקטים אחרים.

במיילים שנשלחים ללקוח, אתה יכול לשתף מידע רלוונטי על הכרטיס כגון מזהה כרטיס, קישור, בעל כרטיס, עדיפות או נושא או תאריך עדכון אחרון. בדרך זו, ההודעה יכולה לספק ללקוח שלך מידע שהוא לא ידע שעשוי להועיל.

איך להפוך את רכישת הכרטיסים לחלקה 

ריכזנו כמה דוגמאות לשימושים ושלבי הגדרה כדי לעזור לך להפוך את העבודה שלך למהירה וקלה יותר.

הערכת החוויה

• מצב נוכחי.
• חכה 2 יום
• שלח אימייל עם קישור לסקר לקוחות NPS או אחר לגבי החוויה שלהם עם השירות שלך.
• שנה סטטוס ל.

סוגרים את שרשרת הכרטיסים

• מצב נוכחי.
• חכה 7 יום
• שלח אימייל נוסף עם השאלה שאתה צריך כדי לקבל תשובה כדי שתוכל לפתור את הבעיה.
• שנה את הסטטוס לאימייל מעקב שנשלח
• חכה 5 יום
• שנה סטטוס לכרטיס סגור

הכרטיס נעצר על ידי צוות התמיכה

• מצב נוכחי.
• המתן 4 שעות
• שנה את ההקצאה למנהל, זה יודיע לך שהכרטיס היה בהמתנה יותר מדי זמן מבלי להודיע ​​ללקוח.
• מעקב אינסופי
• מצב נוכחי: נדרש משוב
• המתן יום אחד

שלח אימייל כגון: אנא הודע לנו כיצד הבעיה שלך נפתרה. נשמח למשוב שלך.

בדוגמה האחרונה, לא הוגדר שינוי סטטוס בסוף. מה זה עושה לפעולה? המערכת תשלח דוא"ל המחאה בכל יום, כל עוד הכרטיס נשאר באותו מצב. אז אלא אם הלקוח יגיב או מישהו משנה באופן ידני את סטטוס הכרטיס, הלקוח יקבל מיילים ללא הגבלת זמן. זהו פתרון קיצוני, אבל מי יודע במה תיתקלו בעבודה?

מה לא לשכוח 

עלה לך בראש רעיון אחד אחרי השני כיצד לשפר את ה-HelpDesk שלך? לפני שתתחיל, סקור את הנקודות האחרונות לעזור לך להימנע מטעויות ואי נוחות.

1/ זמן ההמתנה נספר מעדכון המשימה האחרון

העדכון האחרון פירושו כל שינוי בכרטיס (כלומר שינוי בתיאור או הערה). אם אתה סבור שהכרטיס היה צריך להתעדכן אוטומטית אבל שום דבר לא קרה, בדוק את ההיסטוריה של כל השינויים - ייתכן שהמשימה שונתה ואפס את זמן ההמתנה. 

2/ אל תשכח "לשנות סטטוס"

ב -99% מהמקרים, אנו ממליצים להגדיר "שנה סטטוס". ללא הגדרה זו, מתרחשת לולאה אינסופית כמו בדוגמה D. עם זאת, במקרים טיפוסיים יש לשנות את המצב על מנת שהתהליך יגיע לפתרון (השתמש במקרים א', ב', ג').

3/ אמת את המצבים לאחר תגובת הלקוח

אתה תמיד צריך לדעת בוודאות מה קורה לכרטיס לאחר תגובת הלקוח כדי להימנע, למשל, הלקוח מקבל הודעה המבקשת פעולה מספר פעמים ברציפות - למרות שהם כבר עשו את מה שרצית שהם יעשו. 

היכן לשנות או לבדוק את המצב לאחר תגובת הלקוח? ב-HelpDesk >> הגדרות HelpDesk >> שנה סטטוס לאחר תגובת הלקוח

סיכום

עכשיו כשאתה יודע את סודות האוטומציה, אתה באמת יכול להפיק את המרב מה-HelpDesk שלך. הגדרת פעולות אוטומטיות תגרום לך יותר יעיל וחוסך לך זמן יקר, אשר לאחר מכן תוכל להשתמש בדרכים אחרות - כמו הפסקת הקפה שלך!