כיצד להעריך פרויקטים ב-Easy Project
Parallel, בלוג מוסמך APM, מדרג הערכות גרועות / מועדים שהוחמצו כגורם הראשון והעיקרי שמוביל לביצועים של פרויקטים מתחת לרמה. זמן הוא בעצם אחד משלושת המרכיבים המרכזיים במודל האילוץ המשולש, לצד התקציב וההיקף.
כל זה מדבר נפחים על מידת ההערכה החשובה בניהול פרויקטים. הערכת זמן מהווה מרכיב חשוב בניהול פרויקטים, וניהול זמן לא יעיל עלול להוביל לעיכובים בלתי נמנעים וחריגות עלויות, וזה משהו שמנהל פרויקט ירצה להימנע ממנו בכל מחיר.
הערכה של משתנים קריטיים כגון זמן יכולה לשחק א תפקיד מרכזי בקביעת מידת הצלחתו של פרויקט ולפיכך, אין לקחת הערכות פרויקט כמובן מאליו.
כיצד להבטיח הערכה יעילה של פרויקטים?
למרות שהערכת זמן עשויה להיראות משימה קלה לפי המראה שלה, היא בהחלט לא. כפי שנאמר על ידי המכון לניהול פרויקטים (PMI), "הערכה היא לא אירוע, זה תהליך!". הערכת פרויקט בהתבסס על שיפוט ואינטואיציה עלול להיכשל מכיוון שאלמנט ההטיה בקרב בני אדם מוביל לאומדנים אופטימיים מדי ולעיתים גם פסימיים מדי.
הערכת פרויקטים באמצעות Easy Project
בהתבסס על מה שקבע PMI, הערכת פרויקטים היא תהליך מתמשך שדורש קלט והתערבות קבועים של כל בעלי העניין, כדי שפרויקט יגלוש לעבר השלמה בזמן.
1. בחירת פעילויות
ראשית, תצטרך להוסיף / להפעיל פעילויות שעבורן יבוצעו משימות ו הזמן יירשם ולבחור פרויקטים שהפעילות תהיה חלק מהם. ניתן לעשות זאת על ידי מעבר אל ניהול >> קטגוריות >> פעילויות (שהות). אתה יכול פשוט להוסיף או להפעיל פעילות שכבר נוספה ולסמן את התיבות עבור פרויקטים שפעילות זו היא חלק מהם.
2. הוסף או בחר משימה
משימה, המכונה גם אובייקט האומדן, היא מה שאתה הולך למדוד זמן לאומדן. הוספת משימה או בחירת אחת היא די פשוטה ודורשת ממך לעבור אל הגדרות >> פעילויות (זמן בילוי). כאן, אתה יכול לבחור משימה קיימת לתיעוד זמן או להוסיף משימה חדשה על ידי לחיצה על "כפתור משימה חדשה". לוח המחוונים הזה גם נותן לך אפשרות נוספת לאפשר את בחירת הפעילות בעת יצירת משימה או תוך רישום זמן.
3. זמן כניסה
כמובן, זמן רישום הוא השלב החשוב ביותר במדידה והערכת פרויקטים, וכן פרויקט Easy מספק מספר דרכים לעשות זאת.
התחבר זמן ישירות ממשימה
לוח המחוונים של המשימות מאפשר לך לבצע פונקציות מרובות של משימות, כולל רישום זמן. לוח הבקרה מציג אפשרויות מרובות ואתה יכול ללחוץ על האפשרות Log time במשימה.
זמן יומן מרשימת המשימות
כמו כן, מומלץ זמן יומן מרשימת משימות אם אתה רוצה ותהליך הפעולה הוא די פשוט. כל שעליכם לעשות הוא לנווט לרשימת המשימות. ברגע שרשימת המשימות לפניכם, עליכם פשוט ללחוץ לחיצה ימנית על המשימה הרלוונטית אליה תרצו להיכנס זמן. בלחיצה ימנית על המשימה צץ תפריט שמספק אפשרויות מרובות לבחירה, כולל אפשרות להיכנס לזמן.
זמן יומן באמצעות לחצן התחל לעבוד
דרך קלה ואינטראקטיבית נוספת לרשום זמן למשימה באופן אוטומטי היא לבצע השתמש בכפתור "התחל לעבוד". בתפריט פונקציות המשימות. אתה רק צריך לבחור את המשימה המתאימה ויופיע מערך של אפשרויות.
כאשר אתה רוצה להתחיל להיכנס בזמן, אתה רק צריך ללחוץ על כפתור "התחל לעבוד" בחלונית ו הטיימר יתחיל לפעול באופן אוטומטי. אתה יכול גם להשתמש בלחצן ההשהיה כדי לעצור זמנית את הטיימר לפני חידושו או השלמתו.
ברגע שאתה לוחץ על כפתור "סיום", הטיימר עוצר, ודף רישום הזמן מתמלא באופן אוטומטי. זה ללא ספק הכי נוח ו דרך מעשית להתחבר בזמן ולתכנן הערכות.
4. הצגת וניתוח זמן רשום
אינך יכול לשרטט אומדני פרוייקט מבלי לדווח ולנתח את הזמן המחובר למשימות ופעילויות שונות. כתוצאה מכך, Easy Project מספק שיטות מרובות להציג ולסווג את הזמן המושקע שנרשם ביומן, לפי הדרישות והנוחות שלך.
דיווח באמצעות הצהרה אישית
לוח המחוונים של ההצהרות האישיות מאפשר לך לקבץ את זמן השהות המתוכנן שלך לפי ימים, שבועות, חודשים, שנים, או אפילו מסגרת זמן מותאמת אישית לבחירתך. כדי לעשות זאת, תצטרך ללכת אל עוד >> הצהרה אישית >> פרטים >> אפשרויות, שם תוכל למצוא את האפשרות "קבץ תוצאות לפי". אפשרות זו מאפשרת לך לבחור מסגרת זמן לבחירתך ולהציג רשומות זמן מתועדות בהתאם.
דיווח באמצעות מודולי עמוד אישי
Easy Project גם מאפשר לך לדווח על זמן שהושקע מתועד באמצעות מודול אינטראקטיבי וגרפי ושימוש ב- חלונות ראווה של מודולים אישיים. פונקציה זו מאפשרת לך להציג או לדווח על רשומות הזמן הרשום שלך כרשימה או תרשים, מה שמקל על ההבנה והפרשנות. לשם כך, נווט למצב עריכת עמוד >> הוסף מודול חדש >> הגדר את פרק הזמן ואת תבנית הפלט.
דיווח באמצעות תצוגת לוח השנה
כמו כן, מומלץ דווח על זמן מתועד באמצעות תצוגת לוח שנה, על ידי מעבר למצב עריכת עמוד >> הוסף מודול חדש (לוח שנה שהושקע) והגדר את מסגרת הזמן מהאפשרויות הזמינות.
סיכום
כעת, לאחר שקבענו את חשיבות הערכת הפרויקטים, חשוב להבין זאת מעקב זמן יעיל הוא התנאי המקדים החשוב ביותר לגזירת אומדנים ניתנים לפעולה, ו-Easy Project מספקת פלטפורמה נוחה ואינטראקטיבית ביותר, המצוידת במספר רב של תכונות ודשבורדים, כדי לעשות זאת.
אם מנהל פרויקט יכול להבטיח שקיים מנגנון יעיל למעקב אחר זמן, הערכת פרויקט יכולה להיות יעילה יותר, והסיכויים לחריגות זמן ועלויות יורדים בצורה דרסטית.
תוכנת All-in-One למנהל פרויקטים מודרני? קַל.
קבל את כל הכלים החזקים לתכנון מושלם, ניהול ובקרה של פרויקטים בתוכנה אחת.
