תיאור מקרה - פרויקט קל: מערכת ניהול פרויקטים מרכזית של ממשלת קזחסטן

סקירת לקוח 

קזחסטן היא המדינה ה-9 בגודלה בעולם, ממוקם במרכז אסיה, ומחולק ל-17 אזורים ו-3 ערים בעלות מעמד מיוחד. ניהול מדינה גדולה ומגוונת כמו קזחסטן דורש תיאום מורכב ביותר בין רמות ממשל וזרועות כוח שונות.  

קונספט מערכת ניהול פרויקטים לאומית בשנת 2011.הייחודיות של החוויה הקזחסנית טמונה בפיתוח הקונספט הלאומי לניהול פרויקטים בשנת 2011. הרעיון מכוון לשילוב נרחב של ניהול פרויקטים במערכת ניהול הפרויקטים באמצעות פיתוח של שלושה מרכיבים מרכזיים: 

1. הכשרת פקידי ממשל ופיתוח כישוריהם בניהול פרויקטים; 
2. גיבוש המסגרת המשפטית הדרושה למיסוד ניהול פרויקטים ברמה החקיקתית; 
3. מערכת מידע מרכזית לניהול פרויקטים. 

אילו אתגרים עמדו בפני ממשלת קזחסטן?

ממשלת קזחית, תוך עדיפות לצמיחה כלכלית ומודרניזציה, ריכזה פרויקטים מגוונים בין מגזרים כמו תשתיות, בריאות, חינוך ועוד. השטח העצום, האוכלוסייה המגוונת והאתגרים הכלכליים מוסיפים מורכבות נוספת לממשל ולממשל. 

כדי לייעל את הממשל ואת יישום הפרויקט, מערכת ניהול מרכזית חוצת פלטפורמות הפכה הכרחית. האתגרים כללו ניווט במבנים ממשלתיים מורכבים, ביטול נוהלי דיווח מילואים וטיפוח שיתוף פעולה מלוכד בכל הרמות. כדי להשיג את היעדים האסטרטגיים של הפיתוח החברתי-כלכלי של קזחסטן, ההכרח במערכת ניהול פרויקטים מרכזית וחוצת פלטפורמות הפרוסה בפריסה ארצית הפכה הכרחית להבטחת ממשל יעיל ויישום מוצלח של פרויקטים ברמה הלאומית והמקומית כאחד. 

המורכבות של פיתוח ויישום מערכת ניהול פרויקטים כזו עבור ממשלת קזחסטן כללה מספר היבטים: 

1. מערכת היררכית מורכבת של ממשל ממשלתי דורשת התחשבות בכל המבנים ושילוב של מטריצה ​​מורכבת של אינטראקציות. 
2. הפרקטיקה המתמשכת של הפקת דוחות מסוגים רבים מובילה לכפילות דוחות ותגובות שליליות בקרב גורמים ממשלתיים עקב היעדר הנחיות ברורות לנהל את כל הפרויקטים ישירות במערכת אחת. 

כיצד בחרה קזחסטן את תוכנת ניהול הפרויקטים שלה? 

בחירת תוכנת ניהול הפרויקטים האידיאלית ליישום ברחבי הארץ היא החלטה קריטית הדורשת שיקול דעת זהיר ביותר. כדי לייעל את זרימות העבודה ולטפח שיתוף פעולה בין רמות הממשלה, נערכה הערכה מדוקדקת של מדרגיות, עלות, התאמה אישית, אינטגרציה וידידותיות למשתמש. תהליך קפדני זה מבטיח שהפתרון הנבחר מתיישב בצורה חלקה עם מבנה הממשל של המדינה וצרכי ​​ניהול הפרויקטים.

המפרט הטכני כלל מגוון רחב של דרישות, כגון היכולת:

• צור צוותי פרויקטים צולבים כדי לשלב את פעילויות הפרויקט בצורה אנכית ואופקית בין המשתתפים.
• ניהול תוכניות מדינה, אסטרטגיות לפיתוח טריטוריאלי ומסמכים בתוך מערכת התכנון הממשלתית.
• הקל על שיתוף פעולה בין משתתפים רבים לניהול תיקי תוכניות ופרויקטים נרחבים, תוך התחשבות בספציפיות של התעשייה והאזור.
• אסוף, עבד, אחסן והצג נתונים על מדדי KPI מתוכננים וממשיים עבור תוכניות פיתוח ספציפיות לתעשייה ואזוריות, תוך התחשבות בתרומת כל פרויקט.
• נווט בצורה חלקה מאינדיקטורים ברמת המדינה להתקדמות פרויקט ספציפית ללא דיווח מוגזם או בירוקרטיה.
• מעקב אחר ההוצאות, במיוחד הקצאות תקציב המדינה, לביצוע הפרויקט.

יתרה מכך, לוקליזציה של המערכת הייתה גורם מכריע עבור ממשלת קזחסטן, מה שהבטיח את היכולת לאמץ באופן מלא את מערכת ניהול הפרויקטים הריכוזית הן ברמה הלאומית והן ברמה המקומית. 

דרישות:

• ניהול משימות + ציר זמן
• ממשק ידידותי למשתמש
• WBS, Gantt, לוחות מחוונים ו-KPI
• אפליקציה לנייד
• ענן וקוד פתוח

אילו פתרונות נשקלו? 

בשלב זה ערכה "קבוצת הייעוץ של יבני" ניתוח רב-גורמי השוואתי של כמה עשרות מערכות מידע שונות לניהול פרויקטים על בסיס קריטריונים שונים (עלות מנוי, ממשק ידידותי למשתמש, התאמה מהירה, מדרגיות והתאמה אישית לצורכי קזחסטן). הממשלה וכו').

בהתבסס על תוצאות הניתוח הגדול והיסודי, שכלל כל מערכת ניהול פרויקטים רלוונטית בשוק, ההחלטה העדיפה באופן גורף את Easy Project כפתרון המתאים ביותר עבור ממשלת קזחסטן.  

ועדת קבלת ההחלטות הגיעה למסקנה כי מלבד Easy Project, אין מוצרים אחרים לניהול פרויקטים בשוק שניתן להרחיב אותם ביעילות לניהול מגה-פורטפוליו של מדינה שלמה תוך מתן התאמה אישית כמעט בלתי מוגבלת, תמיכה מקומית ולוקליזציה של המערכת. עבור קזחסטן בו זמנית. 

תכונות מפתח של Easy Project 

Easy Project מספק תכונות מפתח חיוניות לממשלת קזחסטן:

• גיבוש ואינטראקציה עם צוותי פרויקטים מגוונים באמצעות מטריצת שותפות הפרויקט המאוחדת.
• גישה מקיפה לניצול משאבי אנוש לניהול תיקים משותף של תוכניות ופרויקטים של המגזר הממשלתי בכל שלבי מחזור החיים.
• התאמה ושילוב של טכנולוגיות ניהול, כלים ושיטות עבודה מומלצות ב ניהול שינויים, ניהול פרויקטים, אג'יל, SCRUM, קנבן, ו מערכות ניהול פרויקטים אנליטיות מידע.
• יצירת מערכת אקולוגית מאוחדת והתאמה של סטנדרטים מודרניים, מתודולוגיות ושיטות עבודה מומלצות של פעילויות הפרויקט להפחתת תחלופת המסמכים והבירוקרטיה. זה מושג באמצעות פעילות משותפת ישירה של צוותי פרויקטים בין-תפקידים, חילופי מידע בזמן וקבלת החלטות מואצת.

יכולת הסתגלות גבוהה של Easy Project 

Easy Project הותאם אישית כדי לעמוד בדרישות המגוונות של ממשלת קזחסטן, מה שמאפשר ניהול תיקי תוכניות ופרויקטים נרחבים. התאמה אישית זו טיפחה שיתוף פעולה בין מחזיקי עניין המעורבים בכל היבטי היישום, תוך התחשבות בצרכים של התעשייה והאזור.

יתרה מכך, המערכת אפשרה למנהיגי מדינות, פקידים, גופים וחברות משקיעים לנווט ללא מאמץ מאינדיקטורים אסטרטגיים לפרטי פרויקט בודדים בתוך מיקומים בכמה קליקים בלבד. יכולת זו הקלה מעקב אחר פרויקטים בזמן אמת, שיפור היעילות והשקיפות על פני רמות הממשל.

שילוב עמוק של Easy Project עם Microsoft Power BI

שילוב של Easy Project עם הפלטפורמה האנליטית Microsoft Power BI אפשרו למשתמשים לא רק לנהל את הפרויקטים שלהם בשיתוף פעולה, אלא גם לעקוב, בזמן אמת, אחר ההתקדמות של מספר מדדי ביצועים מרכזיים ואינדיקטורים עבור התוכניות שלהם. 

האינטגרציה עם Microsoft Power BI מאפשרת יצירת דיווח אינטראקטיבי על פרויקטים/תוכניות ותיקים במצב אוטומטי. זה גם מאפשר יצירת לוחות מחוונים מקוונים אינטראקטיביים עבור תוכניות ותיקים עם כל המידע הדרוש לקבלת החלטות תפעוליות. 

• אלגוריתם מוטבע לחישוב יעילות, הערכת סיכונים וזיהוי פרויקטים ספציפיים המשפיעים על אינדיקטורים אלו. 
• הדמיה מדורגת רב-שכבתית של השגת מדדי יעד מתוכננים בהקשר של רכיבים (תוכניות, פרויקטים, אזורים, תעשיות וכו'). 
• דירוג יחידות מבניות על בסיס ביצועי KPI. 
• ניתוח גיאוגרפי של השגת מדדי יעד וביצוע פרויקטים לפי אזורים ומחוזות. 
• הטלת אחריות אישית למבצעים באמצעות פירוק מדויק של מדדים ופרויקטים תלויים. 
• עדכוני נתונים אוטומטיים, ביטול הצורך בפיתוח ידני של מצגות ועדכונים. 

שלבי יישום:

הפריסה של Easy Project בתוך ממשלת קזחסטן תוכננה ובוצעה בקפידה על מנת להבטיח אינטגרציה חלקה וניצול יעיל ברמה כלל-ארצית. יישום Easy Project החלה בפריסה של פלטפורמת פיילוט לניהול פרויקטים ותכניות באחת מהן 20 אזורים של קזחסטן. לאחר מכן, הגישה לפלטפורמת הפיילוט הורחבה למשרדים מגזריים מרכזיים, לרבות משרדי התיירות, הבריאות והחינוך, מה שמאפשר ניהול פרויקטים בשיתוף פעולה. 

עם הזמן, פלטפורמת הפיילוט Easy Project הוגדלה למופע משותף עבור כל סוכנויות הממשלה, יחד עם אינטגרציה עמוקה עם Microsoft Power BI לניתוח עסקי משופר. כדי להבטיח תפקוד תקין של המערכת ולספק תמיכה למשתמשים, מקיף תמיכה טכנית בשלוש רמות הוקמה מערכת. 

1. ניתוח ומפרט דרישות

ברמה הראשונה של תמיכה טכנית, מומחים סייעו למשתמשי הקצה - עובדי סוכנויות ממשלתיות ומשתתפי פרויקט - בפתרון בעיות תפעוליות הקשורות לשימוש בפלטפורמה. 

2. בדיקת בניית סביבה

הרמה השנייה של תמיכה טכנית כללה מומחים המספקים תמיכה מתודולוגית ופונקציונלית, כולל תצורת מערכת, אינטגרציה עם מערכות מידע אחרות ושיתוף פעולה עם קו התמיכה הראשון והשלישי. 

3. בניית סביבת ייצור

הרמה השלישית של תמיכה טכנית כללה מומחים האחראים על קוד המקור ותמיכת התשתית של המערכת, הבטחת יציבות רכיבי תוכנת השרת, אבטחת תשתית הרשת וניטור המערכת. 

מערכת תמיכה טכנית רב-שכבתית זו תרמה לפעולה ללא הפרעה של המערכת והבטיחה את שביעות רצון המשתמש מ-Easy Project. 

בנוסף, כדי להקל על אימוץ המשתמשים ולספק משאבים חינוכיים, הוקם מאגר ידע, הכולל סרטוני הדרכה קצרים ותוכן חינוכי בפורמט ארוך יותר.  

היישום של Easy Redmine הביא:

נכון להיום, כל הסוכנויות הממשלתיות של קזחסטן, המדינה ה-9 בגודלה בעולם, להשתמש ב-Easy Project כמערכת ניהול פרויקטים מרכזית שלהם לנהל פרויקטים וצוותים בצורה יעילה ואסטרטגית ברחבי הארץ כולה. ההצלחה המדהימה הזו בניהול פרויקטים לא נעלמה מעיניהם. ב 2023, Iאיגוד ניהול פרויקטים בינלאומי (IPMA) העניק לקזחסטן את הזהב בפורום העולמי למקצועני ניהול פרויקטים בספרד. 

היכולות והכלים של Easy Project אפשרו זרימת עבודה מאורגנת בפריסה ארצית, שבה כל הגורמים האחראים והמעורבים כגון סוכנויות ממשלתיות מרכזיות, רשויות ביצוע מקומיות, חברות בנייה, מהנדסים טכניים, מומחי פיקוח ועוד רבים אחרים משתפים פעולה בזמן אמת. כעת, כל אחד מהם יכול להגדיר ולנטר משימות ללא בירוקרטיה, להפיק דוחות ולטפל מיד בבעיות המתעוררות ישירות בתוך מערכת המידע המאוחדת. 

השמיים לוח מחוונים מקוון אינטראקטיבי חדש מאפשר לבעלי עניין לנווט בצורה חלקה ממדדים ברמה הלאומית (ברמת הממשלה) כדי לצפות ויזואלית ולגשת למשימות ולארכיונים של אובייקטים ספציפיים (בתי ספר) בפחות מ-3 קליקים. 

ניטור בזמן אמת של כל מדדי ה-KPI זמין בפורמט של תוכנית/עובדה. היישום של דיווח מקוון באמצעות לוחות מחוונים אינטראקטיביים הפחית באופן משמעותי את דוחות הנייר המסורתיים, הפניות ומצגות.