שדרוג פרויקט קל: השג תפעול יעיל יותר ב-eNET

נאבקים לפני המעבר ל-Easy Project

סינון כל הפונקציות של המערכת הישנה, ​​הסרת פונקציות מיותרות, הפיכת פונקציות חשובות לשמישות יותר, קשיים בפתרון הענן ובעיית מאגר פונקציות הדיווח. ב-eNET Hungary Ltd, המסע למציאת כלי יעיל לניהול פרויקטים החל בשנת 2017, מונע על ידי הצורך בפתרונות ניתנים להתאמה כדי להקל על עבודה חסכונית במשאבים. 

לאחר מחקר שוק מעמיק ו בהתחשב בעלות-תועלת, Easy Project התגלתה כתוכנה הנבחרת, למרות אתגרים ראשוניים במהלך הצגתה כפרויקט פנימי. המטרות העיקריות היו להעריך ולעקוב אחר עלויות ומשאבים של הפרויקט, לספק מידע עדכני, במיוחד דיווח זמן, ולתמוך בפעילויות מכירות.

בשנת 2023, eNET החליטה לעבור ל- a סביבה מבוססת ענן, מה שמביא להערכה של אפשרויות תוכנה חלופיות. למרות התחרות החזקה מצד Wrike.com, Easy Project התגלה כבחירה המועדפת בשל התכונות המקיפות שלו, כולל מעקב אחר זמן ומודול CRM החיוניים לפעילות היומיומית. עד נובמבר 2023, eNET הגיעה למסקנה שהשדרוג ל-Easy Project חיוני להמשך הצלחתם.

למה פרויקט קל

עבור eNET, יכולות דיווח חזקות היו חיוניות. למרות שהגישה לדוחות מותאמים אישית הייתה פשוטה עם הפתרון המקומי הקודם, המעבר לענן הציב אתגרים. Easy Project התייחסה לכך על ידי יצירת סביבת ענן פרטית עבור eNET, מה שהבטיח גישה מתמשכת למסד הנתונים לצרכי דיווח מותאמים אישית. עם זאת, פעולות בענן הציגו אתגר חדש: לא ניתן לבטל מחיקת נתונים כמו בפעולות שרת. כתוצאה מכך, העובדים ב-eNET הונגריה נאלצו לנקוט משנה זהירות כדי למנוע אובדן נתונים.

המשימה

עבור eNET, פונקציית הדיווח הייתה היבט מכריע. החברה יכלה לשאול דוחות מותאמים אישית רק אם לעמיתים בעלי מומחיות בתחום ה-BI הייתה גישה למסד הנתונים באופן פנימי. זה היה בר השגה בקלות עם הפתרון המורשה המקומי הקודם, אך הוא היווה אתגר משמעותי בענן החדש גִרְסָה. הבעיה נפתרה על ידי צוות Easy Project שיצר סביבת ענן פרטית עבור eNET, מה שמאפשר לחברה לגשת למסד הנתונים ולהתייחס לדיווח מותאם אישית.

ציפיות לעמוד: דיווח זמן ו מודול CRM, ניטור הקצאת משאבים ל פרויקטים, מערכת קלה לשימוש ופונקציונליות ברורה, התאמה אישית, גמישות, אפשרות של יצירת תפקידים, תכנון קיבולת, לוחות מחוונים של פרויקטים, ניטור עלויות הפרויקט, סקירות כלליות של WBS.

זמן ליישם

1. הכנה

בדצמבר 2023, eNET Hungary יזמה הכנות ליישום Easy Project Upgrade לאחר שש שנים של שימוש בתוכנה. עם שפע של נתונים מאוחסנים, התקבלו החלטות לגבי העברתו למערכת החדשה, תוך התחשבות באלמנטים מפרויקטים סגורים, נתוני לקוחות ישנים ודוחות זמן היסטוריים. 

צוות ההכנה בדק בקפדנות את הפונקציות והמודולים הקיימים, ואסף בקשות לשינויים ממנהלי הפרויקטים וצוות המכירות. התמקדו בצרכי העובדים, הם שאפו לייעל את המערכת על ידי ביטול פונקציות מיותרות תוך שמירה על אלמנטים תפעוליים חיוניים. זה היה כרוך בבדיקה מקיפה, ניקיון ותיאום מתמשך, מתוך הכרה בדרישות המשאבים המשמעותיות של מעבר כזה.

2. הדרכה    

בפברואר 2024 ערכה eNET מפגשי הדרכה והצגה עבור מערכת Easy Project החדשה. מכיוון שכל עובד בחברה הוא משתמש ב-Easy Project, כולם יכלו להשתמש במערכת כבר לפני המצגת. במהלך המצגת, הדוברים הדגישו בעיקר את הסבר השינויים והפניית תשומת הלב למודולים השימושיים של הממשק החדש. עקב חקירת הליקויים הפוטנציאליים, הועלו במהלך ההדרכה מספר שאלות עליהן העובדים נאלצו לענות, והעלו צרכים אחרים על פני השטח. 

צוות המכינה המקצועי בחן דרישות ייחודיות אלו בימים שלאחר המצגת, והתקבלו החלטות לגבי שמירתן או החרגתם. נלקח בחשבון עד כמה הדרישה קריטית מנקודת מבט של זרימת עבודה, באיזו קלות ניתן היה להחליף אותה, ועד כמה היא הקלה או מסבכת את העבודה היומיומית.

3. בדיקה

צוות התמיכה של Easy Project סיפק עבור החברה ממשק בדיקה לניהול ההכנות לפני ההיכרות בצורה יעילה ככל האפשר. ממשק הבדיקה הציג לראווה את המערכת החדשה של החברה עם נתונים מלפני נובמבר 2023. זה איפשר להם לסקור את הממשקים והמודולים לתפקידים שונים, ובנוסף, מספר עובדים בדקו במקביל את המערכת החדשה, תוך בחינת התפקוד התקין של התכונות הרלוונטיות להם. עֲבוֹדָה. בעזרתם של מנהלי פרויקטים, מתמחים ומנהלי חשבונות מפתח, הצוות יוכל לתת מענה לצרכים האישיים ביתר קלות. במהלך תקופת הבדיקות נאספו דוחות באגים ונפתרו בעזרת צוות התמיכה של Easy Project.

הערכה

מטרות והטבות

עבור הארגון, אחת המטרות העליונות הייתה לשפר את יעילות הזמן. ניהול כפול גוזל כמות משמעותית של אנרגיה וזמן מהעובדים כבר שנים. עם כניסתה של מערכת איזי פרוג'קט החדשה, נטל זה הוסר מכתפי אנשי המקצוע ועובדי החברה. בנוסף, למערכת הישנה היו שגיאות וליקויים רבים שלא מנהלי הפרויקט ולא מנהל eNET Easy Project לא יכלו לטפל בהם. בעיות אלו טופלו, והמערכת תומכת כעת בצוות eNET עם ממשק חדש, שקוף וידידותי למשתמש. במהלך הצגת התוכנה החדשה נאלצה החברה לשקול מחדש את השימוש המקיף בכלי ניהול פרויקטים, כולל התכונות השימושיות והפחות שימושיות שלהם. 

תהליך זה שופך במידה מסוימת אור על הפעילות, והוביל לניקוי נתוני החברה בהיקף של שש שנים. יתרון מרכזי של הפתרון החדש הוא התמיכה שלו בפעולות בענן, תוך ביטול הצורך של החברה לשאת בעלויות של תשתית פארק שרתים. גרסת הענן נגישה מבתיהם של העובדים, אפילו באמצעות טלפונים ניידים דרך אפליקציה סלולרית. כך ניתן לשנות את שעות העבודה הרשומות מכל מקום במצבים בלתי צפויים, ומתמחי החברה יכולים גם לעקוב מהבית אחר השעות שאושרו או יאושרו על ידי מנהלי פרויקטים.

היכולת לשלב את Easy Project החדש עם מערכת SharePoint של החברה מהווה יתרון אדיר לחברה. מלבד ביטול הניהול הכפול, הימנעות מוצלחת של אחסון מסמכים כפול הייתה הישג נוסף עם הצגת המערכת החדשה. הכנסת כלי חדש לניהול פרויקטים בחברה היא תמיד תהליך ארוך ומאתגר. עם זאת, כפי שניתן לראות במקרה של השדרוג של Easy Project, הזמן והאנרגיה שהושקעו השתלמו.

בנוסף לחיסכון בזמן ובעלויות, מערכת Easy Project החדשה מתאימה כעת הרבה יותר לצרכים של אנשי מקצוע ועובדים. זה מוכיח את עצמו כמועיל הרבה יותר בתכנון וניהול פרויקטים, ובכך מגדיל את היעילות של צוותי הפרויקט ומבטיח השגה נכונה של יעדים. המערכת הותאמה בסיוע צוות התמיכה של Easy Project תוך התאמה לצרכים הספציפיים המשפיעים על פעילות eNET, כפי שהוגדרו על ידי עובדי החברה, ונחשבת רלוונטית על ידי צוות ההכנה המקצועי לאחר האימות.

מה עם כמה תוצאות?

יישום פרויקט Easy הביא:

• כלי אחד לניהול משימות של כל מחלקה
• ממשק קל לשימוש
• תמיכה (סיוע בהונגרית)