כיצד ליצור לוח זמנים איכותי לפרויקט באמצעות פרויקט קל

גישה זו עלולה להשאיר אותך חשוף בצורה מסוכנת, ולאחר זמן מה, לא תהיה לך שום דרך כמעט לדעת אם הפרויקט שלך הגיע בזמן או באיחור. לוח הזמנים שלך יהיה תלוי באופי הפרויקט שלך. זה יכול לנוע בין כרונולוגיה פשוטה של ​​משימות לרשת סבוכה של פעילויות הקשורות זו בזו.

ללא קשר לפרויקט שלך, אתה יכול להתפתח לוח זמנים אמין על ידי הקפדה על מספר שלבים קונקרטיים ושימוש בכלים הנכונים. עם פרויקט Easy, אתה יכול לתזמן את הפרויקטים שלך באופן מקוון, ליצור רשימות משימות, ו לנהל משאבים, הכל מפלטפורמה אחת.

כיצד ליצור לוח זמנים יעיל

להלן המדריך שלנו שלב אחר שלב ליצירת לוח זמנים יעיל לפרויקט עם Easy Project.

1. פרקו את הפרויקטים שלכם למשימות מפתח

השלב הראשון בביצוע כל פרויקט הוא להבין מה עליכם לעשות. זה נשמע מובן מאליו, אך באופן לא מפתיע, כאן רוב האנשים שוכחים כמה מהדברים המכריעים. לאחר שתזמן הפרויקט נעשה, לעתים נדירות הם זוכרים לחזור ולהוסיף פעילויות שהושמטו.

הדרך הטובה ביותר להגיע לרשימת משימות מקיפה היא לערב את כל הצוות שלך. התחל עם כל מה שאתה יודע שצריך לכלול בלוח הזמנים, ותביא לשאר הצוות שלך להוסיף אליו. הידע המומחה שלהם יבטיח שכל מרכיב בפרויקט שלך מתוכנן.

אמנם, שיתוף פעולה ספג מכה אדירה מהמתמשך מגיפת וירוס Coronavir. עם זאת, כמה פגישות וירטואליות קצרות הן כל מה שצריך כדי לדון עם לוח הצוות שלך בלוח הזמנים שלך.

בעת פילוח הפרויקט שלך למשימות בודדות, היזהר לא לאבד את ההיקף והמטרה הכוללים. Easy Project יכול לעזור לך ליצור רשימות ביקורת דינמיות ולבטל את ההסתברות להחמיץ שלב. אתה יכול גם לשמור כל שינוי חדש לתת לצוות שלך תמונה ברורה של מה נכנס ויוצא מלוח הזמנים שלך.

2. ארגן את המשימות

לאחר שבחרת את המשימות הדרושות, השלב הבא הוא קביעת סדר לפעילויות אלה. אחרי הכל, אינך יכול לתזמן הכל להתחיל בו זמנית, אלא אם כן יש לך כמויות מגוחכות של משאבים.

תרשים גנט קיימים זמן מה, ויעילותם בארגון המשימות היא ללא תחרות. Gantts מייצגים לוח זמנים של פרויקט באופן חזותי, ומראים לך לא רק את המשימות אלא גם את הקשרים ביניהם.

תרשים Easy Project Gantt ימשוך עבורך את הקשרים, ויעניק לך יותר נראות על תלות, במיוחד אלה הקשורות לצוותים חיצוניים.

3. קבעו אבני דרך

אבני דרך לפרויקט הן נקודות ספציפיות במחזור החיים של הפרויקט המסמנות השלמת משימה משמעותית בלוח הזמנים. נקודה זו יכולה להיות סוף שלב פיתוח, התחלה של בניית מוצרים או פתיחת מפעל ייצור חדש.

חייבים להציב אבני דרך במקומות המתאימים. הם גם צריכים להיות מקושרים למשימות הרלוונטיות. לא פחות משמעותי הוא שתרצה שהם יופיעו בקביעות בלוח הזמנים שלך, כך שתוכל לשפוט אם אתה עדיין נמצא במטרה להשלים את המשימה שלך.

4. הגדר את לוח הזמנים

לאחר שבחרת וארגן את המשימות שלך וקבעת אבני דרך, השלב הבא הוא להוסיף כמה תאריכים.

עם כלי Easy Project Calendar, אתה יכול לתזמן בצורה חלקה את הפרויקט שלך עם גרור ושחרר לוח שנה שמראה מה יכול להתחיל היום ומה יתחיל בהמשך הדרך. ניתן גם לשנות את משך הזמן באופן ידני בכל עת, כך שכל משימה תימשך לפרק הזמן הנכון.

5. הקצאת משאבים

לוח הזמנים שלך הושלם בשלב זה. אולם כדי שזה יעבוד ביעילות, עליכם לחשוב על המשאבים הדרושים לכם בכדי להשיג משימות מתוזמנות כצפוי. אחרת, אתה עלול בסופו של דבר למתוח יתר על המידה או להשתמש בהן בחלק מהן.

עברו דרך שלך רשימת מטלות ו להקצות משאבים על בסיס זמינות וכשירות. פרויקט קל מציע לך את פתרון ניהול משאבים עליך להקצות משימות כראוי ולעקוב אחריהם בזמן שצוין. אתה יכול אפילו להשתמש ב Dashboard Resource לסקירה ויזואלית של רמות ניצול המשאבים.

6. סקירה

השלבים לעיל ללא ספק מעודדים. עם זאת, אינך יכול ליצור את לוח הזמנים המושלם בניסיון הראשון. לוח הזמנים שלך ישתנה עם התפתחות הפרויקט שלך, במיוחד אם תשנה את היקף הפרויקט שלך.

לכן, ערכו לפחות סקירה רשמית אחת מדי חודש. וודא כי בעלי העניין שלך מודעים לכל שינוי בתזמון, כך שיוכלו לממש מחדש את ציפיותיהם בהתאם.

סיכום

A לוח זמנים לניהול פרויקטים הוא תיעוד קריטי לבעל הפרויקט ולצוות. הוא מתאר את הפעילויות המרכזיות, כמו גם כיצד ומתי יש לבצע אותן. 

אנו מקווים שהשלבים שלמעלה סייעו לך לבנות לוח זמנים מוצק לפרויקט הבא שלך. הירשם באמצעות Easy Project היום ושינו את חווית ניהול הפרויקט שלכם.