איך להפיק את המרב ממשרד הפנים? 4 עצות מעשיות

3/24/2020
1 דקות
Jakub Ryba

למרות שהמשרד הביתי הפך לטובת שימוש נרחב בשנים האחרונות, חברות רבות עדיין לא יודעות לגרום לו לעבוד ביעילות. בעוד שכל מה שאתה צריך לעשות זה לדבוק בעקרונות המנחים, והצוות שלך או העסק כולו יכולים לעבוד בצורה יעילה כמו מהמשרד.

אם אתה מעוניין...

  • כיצד להבטיח לעובדים לא תופסים את המשרד הביתי כחג?
  • כיצד להפיץ ביעילות עבודה ו לשמור על אנשים חדורי מוטיבציה כשאתה עובד מהבית?
  • איך מונעים ממשרד הביתי שלך הופכת למסיבת פיג'מה על הספה צופה בנטפליקס?

... אז מאמר זה עשוי להועיל לך לקרוא.

אשתף 4 בסיסיים, מאוד עצות מעשיות מנקודת מבטי ששיפרה באופן דרמטי את התפוקה של הצוות שלי העובד מהבית.

כל אחד מהם מדבר על תחום אחר:

  1. סביבת עבודה
  2. מפגשים
  3. מעברי
  4. הקצאת עבודה

1. התלבש כאילו אתה הולך לעבודה ושמור מקום עבודה

אתה בהחלט יכול לעבוד מהספה או מהמיטה. עם זאת, יעילות מוטלת בספק. והניסיון אומר לנו שקצב הסחת הדעת הפוטנציאלית הוא יותר סביר.

נקודה זו עשויה להפתיע מישהו, אך היא הוכחה כנכונה. לבוש כן משנה. בין אם אתם יושבים בפיג'מה או בטרנינג לאורך כל היום, "לבוש בית" נוח מעורר תחושות אחרות מאלה שיניעו אתכם להופיע טוב יותר. אתה זוכר את הרפלקס של פבלוב מימי בית הספר שלך? כשאתה מתלבש כאילו אתה הולך לעבוד, צור מצב פנימי כאילו אתה הולך פיזית לעבודה. בקיצור, המוח שלך יהיה מוכן לעבודה.

אתה יכול להסתכל בקלות על "קוד לבוש". אבל איך אתה עושה את זה עם הצוות שלך? היה לנו טריק קטן בשם "הראה לי את המכנסיים שלך". הטריק הוא שבמהלך פגישת וידיאו, אחד המשתתפים מרבה לומר את המשפט הזה בהתחלה. משתתפי הפגישה צריכים אז לקום ולהראות שהם לבושים כראוי.

אל תדאג, אתה רק צריך להסביר כראוי במה מדובר, ואז אתה רק צריך ליזום את זה כמה פעמים ולאחר מספר פגישות, אחרים יפעילו את זה גם כן. אתה אפילו לא צריך להזכיר להם על זה. אני מעז לומר שהדבר החדש הזה יתפוס במהירות, פשוט כי זה כיף.


2. השתמש בפגישות וידאו / שיחה

תקשורת היא חיונית. קשר עם אחרים הוא זה שמביא אותך למסלול, במיוחד בתקופות של משרד ביתי לאורך זמן.

שיחת ועידה בוידאו לכן אידיאלי. מפגש עם וידאו סביר מאוד שאין תקשורת יעילה יותר מחילופי אימיילים אינסופיים.

מגע חזותי מאפשר להגיב באופן מיידי לדעות ורגשות של אחרים. ואתה לא מכניס אותם לתקשורת בכתב ולא משנה מה. הודות לכך לחברי הצוות תהיה יותר מוטיבציה וזה יעלה לך הרבה פחות אנרגיה.

כך גם בשיחת טלפון רגילה. אתה יכול להרגיש רגשות מהקול של האדם ואתה יכול להגיב באופן מיידי, כך תוכל לשמור על חברי הצוות שלך במצב טוב יותר ומוטיבציה לזמן רב יותר.

כמובן שחשוב למצוא איזון בין פגישות לעבודה עצמה. ברוב המקרים, לא די בפגישת תיאום צוות אחת בשבוע. אני ממליץ להתקשר זה לזה בתדירות גבוהה יותר, רצוי גם לפגישות קצרות אחד לאחד לסיעור מוחות ותיאום. כל אחד חייב למצוא את המנה המתאימה לעצמו.

באיזה יישום להשתמש רק לפגישות? מניסיוני האישי, אני יכול להמליץ זום המציע מספר תכונות מתקדמות. הוא משולב ב- Easy Project המאפשר לי צור פגישת וידאו חדשה בכמה לחיצות בלבד, מבלי לאבד זמן בהגדרות. וזה חוסך הרבה זמן אם יש לך כמה פגישות מקוונות ביום.


3. זכרו את החשיבות של הפסקות

יש אנשים שנצרכים כל כך מעבודתם שהם עובדים בסופו של דבר ללא הפסקה ולו במשך מספר שעות. עם זאת, זה לא אידיאלי. לאחר זמן מה, זה יכול להוביל לעבודת יתר אשר יכולה להשפיע לרעה לא רק על התפוקה אלא גם על הבריאות בטווח הארוך.

קשה לפקח על היבט זה למרחקים ארוכים; ואילו הפרעות הן חלק טבעי מחיי המשרד. לא קל לשנות הרגל ולוקח זמן ליצור הרגלים חדשים.

הדרך הקלה ביותר היא להיות דוגמא לאחרים ולשתף סיפורי הצלחה - גישות ושיטות שהוכחו כיעילות עבור האחרים. סיפורי הצלחה אטרקטיביים.

בשבילי, ה פומודורו הטכניקה הפכה לעבוד טוב. מדובר במעבר מודע בין חסימות עבודה להפסקות קצרות. אני משתמש בזה על ידי עבודה של 45 דקות ברציפות ואז לוקח הפסקה של כמה דקות. לפעמים אני פשוט מסתובב קצת בחדר, לוקח כוס מים או מוציא את הכלב. בדרך זו אני נמנע מלהיתקע על דבר אחד במשך שעות.

על ידי לקיחת המרחק שמציעה הפסקה, אני מקבל יותר אנרגיה כשחוזרים לעבודה שלי, ורעיונות חדשים פשוט מגיעים בעצמם. בתחילת כל בלוק עבודה, אני מגדיר מה אני רוצה להשיג. לא משנה אם אני מצליח להשיג את זה או לא, לפחות בסוף החסימה אני יודע איך ביליתי את 45 הדקות האלה. וזה מציע לי משוב רב ערך על ניהול הזמן שלי. זו הסיבה שבגללה אני משתמש בטכניקת Pomodoro כבר למעלה מעשר שנים.


4. השתמש בתוכנה / מערכת מידע לניהול עבודה

מערכת מידע לניהול פרויקטים או תהליכים מועילה לא רק למשרד הביתי המרוחק, אלא תוכלו להעריך זאת עוד יותר בזמן העבודה מהבית!

תאר לעצמך זאת - אם היית מתקשר עם עמיתיך באמצעות דוא"ל, זה היה כמו להשתמש בשירות פוסט-סטייל ישן בעת ​​הפעלת פרויקטים, צוותים ועסקים. זו אולי השוואה קיצונית, אבל אולי על סמך הדוגמה הזו תבינו שהיא לא כל כך רחוקה מהמציאות.

דוגמא 1: אתה שלח דוא"ל עם משימה זה צריך להסתיים בשיתוף פעולה של שני עמיתים.

  • שניהם קראו את המייל.
  • עמית 1 עשוי להשיב מהר יחסית אך שוכח להכניס את עמית 2 לסיכון.
  • זה לא משנה מכיוון שעמית 2 הבין שהוא לא יודע להתחבר ל- VPN של החברה (שנמצא במקום בגלל אבטחה עסקית) מהבית, אז הוא בכלל לא קרא את הדוא"ל ...

רגע, אתה אומר שיש לך VPN עובד וכל הקולגות יודעים להשתמש בו? גדול! בואו נמשיך עם דוגמא אחרת.

  • קולגה 2 אולי קרא את הדוא"ל אך לא קיבל תשובה מעמית 1 (לא היה במועצה).
  • אחריהם צירופים רבים של מי שלח איזה דוא"ל למי, כמה זמן לקח להשיב ומי עוד נאלץ להסתבך בפתרון המשימה, כמה פעמים המידע אבד או לא היה שלם. אנחנו מדברים על תגובות שלעתים קרובות יכולות להתעכב בשעות.

עם קצת מזל, אתה תהיה מאושר כדי להשלים את המשימה תוך מספר ימים.

אתה אומר שזו דוגמה מוגזמת מדי? מי עדיין ישתמש בדוא"ל לתיאום עבודתם? תאמין לי, יש מספר חברות שעדיין מקצות עבודה באמצעות דואר אלקטרוני ומתמודדות עם בעיות כמו זו שתוארה לעיל.

אולי אתה במצב טוב יותר וקיבלת מערכת מידע אחת שבה אתה מארגן את עומס העבודה שלך. גדול! אתה בהחלט טוב יותר מאלה שעובדים רק עם דוא"ל. עם זאת, אני עדיין רוצה להראות לך דוגמה נוספת הממחישה את הניסיון של חברות רבות. כדי להקל, אשתמש באותה זרימה כמו בדוגמה הקודמת.

דוגמא 2: אתה ליצור משימה בתוכנה "עצמאית", ניתן להשלים משימה זו רק בשיתוף פעולה של שני עמיתים.

  • שניהם קוראים את תיאור המשימה ומתחילים להגיב אליו. שני הקולגות זקוקים לעזרה ממישהו אחר (איש גרפי, מתכנת, עמית לשיווק או אפילו לקוח) כדי להשלים את חלקם במשימה.
  • עמית 1 מפקח על התקשורת עם לקוח, והוא צריך לקבל ממנו טקסט לאתר. לכן, הוא שולח דוא"ל ללקוח המבקש אותם. לקוח משיב לדוא"ל בשעות אחר הצהריים כאשר הקולגה 1 נמצא אצל רופא השיניים, ולכן הוא זוכה לקרוא את הדוא"ל רק למחרת. הטקסט החדש יופיע במשימה רק כעבור יום.
  • עמית 2 מפקח על תוכן האתר. וכדי לשנות את הטקסט, הוא צריך לשתף פעולה עם עמית ממחלקה טכנית. עם זאת, מחלקה זו משתמשת במערכת מידע שונה. לכן, עליו ליצור בקשה במערכת שלהם, לחכות שתסיים ואז לעדכן את המשימה במערכת שלו בעצמו. הכפל את העבודה = לא יעיל.

דוגמה 2 עדיין יעילה יותר מתקשורת דואר אלקטרוני בדוגמה 1 וזה המשימה תיפתר מהר יותר.

עם זאת, אני מאמין שיש דרך לנהל את זה עוד יותר טוב - דוגמה 3.

דוגמה 3: אתה יוצר משימה ב"תוכנה משולבת ", ניתן לבצע את המשימה רק בשיתוף פעולה של שני עמיתים.

  • שני העמיתים קוראים את התיאור ומתחילים לעבוד עליו. שני הקולגות עדיין זקוקים לעזרה ממישהו אחר (אדם גרפי, מתכנת, עמית לשיווק או אפילו לקוח) כדי להשלים את חלקם במשימה.
  • עמית 1 מפקח על התקשורת עם לקוח, והוא צריך לקבל ממנו טקסט חדש לאתר. לכן, הוא יוסיף את הלקוח ישירות למשימה. הוא ישלח אימייל ישירות מהמטלה, הלקוח מגיב והתשובה נשמרת במשימה, בעוד הקולגה 1 נמצא אצל רופא השיניים (מה שמביא לחיסכון של יום אחד לעומת דוגמה 1).
  • עמית 2 מפקח על תוכן האתר. וכדי לשנות את הטקסט, הוא צריך לשתף פעולה עם עמית ממחלקה טכנית. מכיוון שמחלקה זו משתמשת באותה מערכת, דרישה זו ומידע על השלמתה נשארים בתוך משימה אחת (הימנעות משכפול עבודה ומאפשרת מסירת עבודה מהירה יותר).

האם אתה יכול להרגיש את ההבדל בין 3 הדוגמאות הללו? אני מעז לומר ש -3 הדוגמאות הללו מייצגות 3 שלבי אבולוציה שכל מי שרוצה לנהל את העסק והצוותים שלהם בצורה יעילה חייב לעבור.

לא הייתי חריג.

דוגמה 1 היא מיושנת ולא יעילה - אימייל אינו כלי מתאים לניהול עבודה, במיוחד כאשר מדובר בתקשורת של יותר משני אנשים.

דוגמא 2 טובה יותר - יש לך כבר מערכת מידע, וזה נהדר. שיתוף הפעולה בתוך צוות פנימי קטן מאורגן יחסית המאפשר להגיע לתוצאות בהתאמה. הבעיה היא שזה עובד רק בתוך הצוות - ברגע שאתה רוצה לערב מחלקות אחרות, עובדים חיצוניים או לקוחות, זה לא יעיל.

הגישה בדוגמה 3 היא מצב שבו יש לך מערכת מידע אחת לכל התהליכים העיקריים. כולם עובדים עם תוכנה אחת על בסיס יומי, הם יכולים אפילו לשתף פעולה עם עובדים חיצוניים ולקוחות בה, לתאם עבודה עם מחלקות אחרות. הכל עובד חלק יותר.

עלי להזכיר כי תוך שימוש ביותר מתוכנה אחת במקביל, ניתן לשלב אותן. עם זאת, לא נתקלתי באינטגרציה ברמה כזו שתענה על האפקטיביות של יישום משולב אחד שיכול לעשות הכל (דוגמה 3).

אני באופן אישי נמצא איפשהו בין דוגמאות 2 ו -3, בגלל המעורבות שלי בכמה פרויקטים.

במבט לאחור, אני יכול לומר שבזמן שאני עובד בחברה המשתמשת בתוכנת "All-in-one" (דוגמה 3) אני מנהל כפול מעומס העבודה מאשר תוך כדי עבודה עבור לקוחות המשתמשים בתוכנות מרובות (דוגמה 2). הודות לשילוב של מספר היבטים של ניהול עסקי בתוכנה אחת אנו נמנעים מיצירת דרישות מקבילות במספר רב של מערכות. זה חל גם על תקשורת דואר אלקטרוני - לא עוד חיפוש אחר מידע שאבד מזמן באימיילים ישנים. ומה לגבי תכנון פגישות? עליך לפתוח את Outlook כדי להזמין אחרים? ופגישות וידאו - יישום נוסף על?

זה נשמע מוכר? כל הפעולות הללו עולות לכם זמן יקר. אם אתה מוסיף את זה בסוף היום, זה לא הולך להיות מספר קטן. אני אישית השתמשתי ביישום "הכל-באחד" פרויקט Easy במשך למעלה מחמש שנים, ואני מאמין שהצלתי חודשים מחיי באמצעותו. וזו נקודה תקפה עבורי להמשיך להשתמש בה.


בואו נחזור לעבוד מהבית.

אם אתה נותן לצוות שלך מדריך כיצד לעבוד מהבית ואתה נותן להם דוגמאות מעשיות, אתה באמצע הדרך.

רק בזכות דוגמאות מעשיות הם יהיו מסוגל להבין מה אתה רוצה מהם ולמה - ואז הם יכולים ליישם את זה בעצמם. אם אתה מוצא את הדוגמאות שלי מעניינות והן יעזרו לך להסתגל למשרד הביתי בצוות שלך או בחברה שלך, אנא השתמש בהן.

למדתי גם לתת לאנשים מספיק מרחב לשאלות. סביר מאוד להניח שיש להם יותר שאלות בזמן שינויים חדשים מיושמים. על ידי מענה לשאלות, אתה נמנע מחוסר מידע, ספקולציות והנחות - כל מה שלא רצוי.

יישום משרד ביתי אינו מדע טילים, ישנם תהליכים מוכחים ונבדקים. אני מאחל לך כל טוב ביישום זה.

מה אתה חושב?

האם יש לך חוויה דומה? או שיש לך דעה אחרת? האם יש משהו ששכחתי להזכיר?

אם ברצונך, תיידע אותי על הניסיון שלך בנוגע לניהול צוות מרחוק. אני אגיב ואשתף מניסיוני. מי יודע, אולי זה יעזור לך להשיג יעילות גבוהה יותר במהלך המשרד הביתי. אני חושב שכולנו נוכל ליהנות מכך בעתיד.

סעיף קשור » האם משרד ביתי יעיל? תוצאות מחקר בן שנתיים.

עבודה יעילה מהבית? קַל.

קבל את כל הכלים החזקים לתכנון מושלם, ניהול ובקרה של פרויקטים בתוכנה אחת.

נסה את Easy Project ב-30 יום ניסיון חינם

תכונות מלאות, מוגנת SSL, גיבויים יומיים, במיקום הגיאוגרפי שלך