כיצד ליישם תוכנת PM: טיפים מהיועץ הבכיר שלנו

באילו מצבים תתמודד?

במהלך 16 השנים האחרונות, נתקלנו במצבים רבים שחברות חוות בעת הטמעת כלי לניהול פרויקטים. היועץ הבכיר שלנו דליבור ואסק ריכז עבורכם את 8 המצבים הנפוצים ביותר, כך שתוכלו לחסל אותם כבר מההתחלה!

להבין מה שאתה צריך

לא יודע מה אתה צריך - הלקוחות שלנו לרוב רוצים כלי לניהול פרויקטים אבל אל תחשוב על איזו חברה המחלקות ישתמשו בו, אשר יש צורך בתכונות, אם יש אפליקציה עליהם שרת או על הציבור ענן ועוד הרבה. שקול את הצרכים הספציפיים של הצוות שלך ואת סוגי הפרויקטים שאתה תנהל. כמו כן, אל תשכח מחלקות אחרות כמו שיווק, פיננסים או מכירות אם אתה רוצה לנהל את כל התהליכים בכלי אחד. זה יעזור לך לקבוע איזה התוכנה תהיה המתאימה ביותר לחברה שלך. אם אתה לא בטוח, אל תדאג, אנחנו כאן כדי לעזור.

בדוק את היתרונות של הכלי

לא מבין את היתרונות של הכלי - לעתים קרובות קורה שמנהל בכיר קונה את הכלי, אבל המנהל הוא מישהו אחר. זה מוביל ל- לא שלם הבנה של הצרכים. ודא תמיד שהמנהל שלך מכיר את היתרונות והפונקציות של הכלי שלך. Easy Project יכול לעזור לך עם תקשורת טובה יותר, שקיפות, פרודוקטיביות מוגברת וארגון טוב יותר. זהו כלי הניתן להתאמה עם אפשרויות התאמה אישית רבות אך אם המנהל שלך לא יודע לגבי אלה הטבות, אז אתה לא ישתמש הכלי אליו מלוא הפוטנציאל.

לסבול את השינוי

התנגדות לשינוי - עובדים לעיתים קרובות מרגיש לא בטוח כשמשהו משתנה. הם יודעים שהם יצטרכו ללמוד נוהל עבודה חדש ולקבל הכשרה אליו, ולחלקם יש התקשרות מסוימת לכלים או דרכי עבודה ישנות. שינוי חשוב כדי להתקדם, אבל קודם כל, אל תשכח להכין את העובדים שלך לזה. הסבירו, הניעו והראו להם כיצד הכלי החדש יכול להועיל להם.

לערב בעלי עניין מרכזיים

חוסר מעורבות של מחזיקי עניין מרכזיים וכל המשתמשים - המצב תמיד שונה תלוי אם הרעיון מגיע מהמנכ"ל, משרד ראש הממשלה, או מישהו אחר. אבל בכל המקרים, אתה צריך לערב את כל בעלי העניין, ההנהלה, משרד ניהול הפרויקטים ומנהלי הפרויקטים, ואל תשכח את האנשים שמקבלים את החלטות המימון וההשקעה (סמנכ"ל כספים או מנהל כספים), ואת אלה שיעזרו לך בהתקנה הטכנית (CTO או מנהלים). שוב, אנחנו מדברים על תקשורת והסבר על היתרונות, אבל גם את סיכונים והזדמנויות. כשתחליט ליישם כלי חדש, זה חשוב ל להעביר את זה לכל המשתמשים. הם צריכים להבין את היתרונות של הכלי החדש וכיצד הוא ישפיע על עבודתם. תקשורת ברורה לגבי הסיבה ותהליך היישום יכולה לעזור להפיג חששות. תקשורת זו צריכה להיות מנוהל ממש כמו פרויקט. אז אתה יכול להשתמש ב-Easy Project בפעם הראשונה.

תחשוב בצורה מציאותית

בקשות וציפיות לא מציאותיות - שום כלי לא יכול לעשות הכל. זה טוב לעשות מחקר על איזה כלי יהיה למלא בצורה הטובה ביותר את הצרכים שלך ולדעת למה הוא מסוגל.

היכונו ליישום ארוך טווח

ההתלהבות הראשונית דועכת - יישום זה לא ספרינט, זה יותר מרתון. כולם נרגשים מההתחלה, אבל אחרי כמה שבועות זה נמוג ותהליך היישום לעולם לא יושלם. ההמלצה שלנו היא לנהל אותו כפרויקט. קבע תזמונים ואבני דרך ופרק את נפח העבודה למשימות נפרדות ב-WBS. כך תוכלו לשמור הן על האנרגיה והן על ההתלהבות ולאזן אותה עם סדרי עדיפויות אחרים של החברה.

אל תפחד מהעברת נתונים

פחד מהעברת נתונים – אם אתה כבר משתמש בכלי לניהול פרויקטים או במערכות אחרות, החלק הזה הוא בשבילך. ייתכן שאתה מודאג מכך שהנתונים יאבדו או ייפגמו במהלך ההגירה, מה שיוביל לעיכובים ולכישלונות אפשריים בפרויקט, או שהעברת הנתונים לא תושלם. אבל האם זה הפתרון הנכון להמשיך להשתמש בכלי שלא משרת אותך? ישתלם לנסות כלי חדש - במיוחד כשאנחנו כאן כדי להדריך אותך במכלול נתונים הֲגִירָה תהליך לוודא הכל הולך חלק.

כדאי לערב גם אנשי מקצוע

בעיות בהגדרת הכלי ללא עזרה מקצועית - לעתים קרובות יש נלהב בחברה שרוצה ליישם הכל לבד. מהניסיון שלנו, זה בסדר ב חברות גדולות שבהן יש מחלקות מיוחדות לזה. אבל אם אתה עובד בחברה קטנה שבה יש לך אג'נדות אחרות, זה לוקח הרבה זמן וכשאתה נתקל בבעיה אתה יכול להיתקע. לקוחות בדרך כלל רוצים לחסוך כסף בדרך זו, אבל בסופו של דבר, הם יכולים בקלות לאבד אותו אם היישום משתבש. תמיד עדיף לקבל ייעוץ מאנשי מקצוע כדי לחסוך את הזמן והעצבים שלך.

קרא את סיפורי היישום

איך היישום עובד

צוות היועצים שלנו יעזור לך להקים את הכלי, יחסוך לך זמן ומשאבים שיאפשרו לך להגיע לעבודה באופן מיידי. אנו מתאימים את Easy Project למבנה הארגון שלך ולנוהל העבודה שלך והופכים את העסק שלך ליעיל יותר.

אנו ממליצים על היקף היישום בהתאם למורכבות הפתרון שלך. זה יכול להיות כל דבר מהתקנת כלים וייעוץ תהליכים ועד הדרכה למשתמשי קצה וניתוח אינטגרציה.

לגלות עוד

סיכום

הטמעת תוכנה לניהול פרויקטים בחברה יכול לשפר מאוד את היעילות והאפקטיביות של הצוות שלך. על ידי בחירת התוכנה הנכונה, אימון הצוות שלך, ניטור ותחזוקה של התוכנה, החברה שלך יכולה לחוות עלייה משמעותית בפרודוקטיביות ובשיתוף פעולה. זכרו, זה חשוב לא לזלזל ביישום, שמרו על ההתלהבות שלכם לאורך כל הדרך והביאו מומחים כדי לחסוך את הכסף והזמן של החברה.