כיצד להפוך את שירות הלקוחות לאוטומטי עם Easy Project

כבעלים של כל עסק, ללא קשר לאיזה קנה מידה אתה פועל, שירות הלקוחות צריך להיות בראש סדר העדיפויות העיקרי שלך ועליך להבטיח שלקוחותיך הקיימים והפוטנציאליים ייעזרו ויונחו בצורה היעילה ביותר שיש.

מהו שירות לקוחות אוטומטי ולמה זה חשוב?

אחרי שאמרתי את זה, חשוב גם להבין ששירות לקוחות הוא מסובך וזה לא קל כמו שזה נראה לעשות את זה נכון. בהתחלה, אפילו המסגרות היעילות ביותר של שירות לקוחות מונעות על ידי אדם עלולה לקרוס עקב עומס של אנשים הזקוקים לסיוע, מצבים מאתגרים ולחץ זמן מתמיד, המובילים להשלכות שונות בקרב צוות שירות הלקוחות לרבות עייפות, עצבנות ופגיעה ביכולות קבלת ההחלטות.

כאן המושג שירות לקוחות אוטומטי נכנס לפעולה. שירות לקוחות אוטומטי מתייחס לניצול ושילוב של טכנולוגיות דיגיטליות ו מתפקד בתהליך שירות הלקוחות שלך, כדי להפחית את מרכיב המעורבות האנושית ולהפוך את מסגרת שירות הלקוחות שלך לאמינה ואמינה יותר.

HelpDesk ב-Easy Project

סיבות להפוך את שירות הלקוחות לאוטומטי

השקעה באוטומציה של שירות הלקוחות של העסק/הפרויקט שלך היא דבר שלא תתחרט עליו, וכן זה תמיד משתלם, גם בטווח הקצר וגם בטווח הארוך. להלן היתרונות הקשורים אליו.

1. תמיכה חיה מסביב לשעון

לקוחות שונאים להקפיד על שעות הפעילות כדי לקבל מענה לשאלותיהם וזה יכול להיות שובר עסקה עבורם. למרות שזה מגבלה בשירות לקוחות מונע על ידי אדם, אתה יכול להבטיח בקלות שהלקוחות הקיימים והפוטנציאליים שלך יוכלו לקבל סיוע ותשובות לשאלותיהם באמצעות שירות לקוחות אוטומטי שעובד מסביב לשעון.

לדברי זנדסק, מכריע 89% מהלקוחות רואים כי תשובה מהירה לשאלתם הראשונית חשובה, אשר אפשרי רק באמצעות שירות לקוחות אוטומטי.

2. ירידה בעלויות הריצה

אוטומציה של שירות לקוחות תדרוש השקעה חד פעמית כדי לרכוש את התוכנה/חומרה ולספק הדרכה אבל זה הכל. אתה יכול להפחית את ההוצאות השוטפות שלך הקשורות לשירות לקוחות במידה משמעותית על ידי בחירה באוטומציה.

3. זמן תגובה מהיר

כמובן, שירות לקוחות אוטומטי יעשה זאת צמצם את זמן ההמתנה והתגובה באופן דרסטי, מה שמגדיל את הסיכויים שלך להנחית לקוח.

4. אֲמִינוּת

עבור משימות מונוטוניות כגון מענה לשאילתות ומתן סיוע בסיסי, הטכנולוגיה אמינה ביותר, ואתה יכול לצפות שהמערכת האוטומטית שלך תבצע את המשימות הללו ב- בצורה חלקה עם מינימום שגיאות או טעויות.

5. נוחות הלקוחות

לרוב נוח יותר ללקוחות לתקשר עם מערכות אוטומטיות להעברת השאילתות שלהם, ומאפשר להם לשאול שאלות נוספות ולקבל מענה לשאלות / חששות.

6. פחות תלות

תלות בתהליכי שירות לקוחות יכולה להתגלות כמפריעה ביותר ועלולה להאט את כל מה שקורה רשת שירות לקוחות. למרבה המזל, שירות לקוחות אוטומטי ממזער תלות, מה שהופך את התהליכים למהירים וחלקים יותר.

HelpDesk ב-Easy Project

כיצד להגדיר את Easy Project HelpDesk

על מנת להפוך את שירות הלקוחות לאוטומטי, תזדקק לתוכנה שתתאים לדרישות שלך כלי קל לניהול פרויקטים הוא כזה שאתה יכול להשתמש בו, והגדרת דלפק עזרה של Easy Project היא פשוטה למדי.

1. הוסף פרויקט ל-HelpDesk

ראשית, לפני הקמת HelpDesk, תצטרך ליצור פרויקט בסיסי, שתעשה זאת מאוחר יותר הוסף ל-HelpDesk. אתה יכול להציג את רשימת הפרויקטים הקיימים ולהוסיף את הפרויקט שאתה רוצה ל-HelpDesk באמצעות האפשרות הנתונה. עם הוספת פרויקט ל-HelpDesk, יופיעו ההגדרות עבור ה-HelpDesk.

2. הגדר והגדר את תיבת הדואר המוגדרת כברירת מחדל

לאחר מכן, תוכל ליצור תיבת דואר המוגדרת כברירת מחדל על ידי מעבר אל ניהול >> HelpDesk >> כל תיבות הדואר >> הוסף תיבת דואר. פעולה זו תנחה פתיחה של פאנל שבו תוכל להגדיר הגדרות כגון מרווחים והגדרות תיבת דואר. לאחר שתסיים, תיבת הדואר תופיע בהגדרות ותוכל להקצות פרויקט לתיבת דואר.

3. בחר סוג משימה ברירת מחדל

Easy Project גם מאפשר לך לבחור סוג משימות ברירת מחדל עבור כרטיסי ה-HelpDesk, לבחור מוקצה מהתפריט הנפתח ולהוסיף עמיתים לעבודה. על ידי בחירת מוקצה והוספת עמיתים לעבודה, תוכל ודא שהצבת את האנשים המתאימים ביותר כדי לפתור בעיות שמגיעות לתחום שלהם, הגדלת הפרודוקטיביות הכוללת.

לאחר מכן, תוכל להגדיר את שעות חוזיות (חודשיות), שעות שנותרו, תאריך התחלה מצטבר ותקופה מצטברת. אותו לוח הגדרות HelpDesk מאפשר לך גם להגדיר את התחום/מייל/מילות מפתח שימלאו את הפרויקט הזה. פונקציה זו שימושית ביותר כדי לאסוף את כל ההודעות הנכנסות הקשורות לתחום מסוים, באותו מקום ולהפוך את מחזור התגובה ליעיל יותר.

4. צג SLA 

כדי להבטיח פתרון יעיל של כרטיסים, האם תוכל גם להגדיר את הגדרות הסכם רמת השירות (SLA) על ידי כוונון השעות לתגובה, השעות לפתרון, רמת העדיפות ושעות העבודה של SLA. באמצעות תעדוף יעיל, אתה יכול לוודא זאת נושאים הרגישים לזמן תיפתר במהירות ולא תאבד תחילה זמן מכריע בטיפול בנושאים פחות חשובים.

מעקב אחר מדדי SLA יכול להתגלות כחשוב ביותר מכיוון שהוא מאפשר לך לנתח את הביצועים של צוות שירות הלקוחות שלך, לזהות פערים היכן שהם ניכרים, ולנקוט צעדים מתקנים לכל המוקדם.

שיקולים ומסקנה

בעוד אוטומציה של שירות הלקוחות שלך בהחלט יכולה להפוך את שלך פעולות כלליות יותר יעילות ואמינות ביותר, חשוב גם להבין כי אוטומציה של שירות לקוחות היא תהליך מתמשך הדורש ממך להתבונן ולפקח על התהליכים, כמו גם התוצאות, במרווחי זמן קבועים, כדי להבטיח המסגרת כולה פועלת בצורה חלקה.

ייתכן שתצטרך גם להציג חדש פונקציות ומידות לייעל את התהליכים עוד יותר, שהצורך בהם תלוי לחלוטין בסוג העסק/הפרויקט שלך וביעדים שלך.

יתר על כן, היקף האופן שבו שירות לקוחות אוטומטי באופן חיובי יכול להשפיע על כל העסק / הפרויקט שלך תלוי גם כן עד כמה אתה משלב את כל מערך הערוצים והאלמנטים הנלווים. טכנולוגיות, כמו גם עובדיך, חייבות להיות משולבות ישירות במערכת, על מנת למנוע בלגן תפעולי וצווארי בקבוק בתהליכים שלך.