תקציב פרויקט - כל מה שאתה צריך לדעת: כיצד להעריך נכון, ליצור ולשמור על המימון של הפרויקט שלך

אנו ייעץ לך כיצד ליצור בסיס איתן של תכנון פיננסי לפרויקט הבא שלך ולשמור על סקירה כללית של הכספים! מנהל פרויקט שיכול להכין תקציב מוצק חשוב ביותר לצוות.

מישהו שיכול מעקב ואופטימיזציה של התקציב כך שלא רק הצוות אלא גם הנהלת החברה תהיה מרוצה מהתוצאה שלו הוא יקר מפז. למרבה המזל, ישנם כלים לבקרה ודיווח שוטפים - הנה סקירה עליהם וגם כמה כללים שכדאי להקפיד עליהם.

תקציבי פרויקטים ב-Easy Project

מהו תקציב?

תקציב הפרויקט כולל את העלויות המשוערות הדרושות לביצוע הפרויקט והשלמתו, באופן אידיאלי במסגרת הזמן הנדרשת על ידי הלקוח. אולם, ה תקציב שהוכן בתחילת הפרויקט הוא תמיד הערכה.

חשוב לומר ולהבין לכל מי שעובד בפרויקט ולמי שהזמין מכם את הכנתו – הלקוחות.

כדאי לכלול בתקציב הפרויקט, במילים פשוטות, הכל (למשל, קפה שהקריאייטיבים שלכם שותים בסיעור מוחות בבית קפה או שיחות טלפון רגילות שנעשות עם הלקוח כדי ליידע אותם על מצב הפרויקט).

מאמר זה, לעומת זאת, אינו עוסק בפרטים של תקציב גדול; אנו מניחים שכבר יש לך, למשל, תרשים שעתי של חברים בודדים בצוות שלך או עלויות תפעול מכומות במדויק של המשאבים שלך.

באנר: איך להכין ולנטר תקציב?

עצה: מה אסור לשכוח לכלול בתקציב?

• עלויות ישירות ועקיפות

• עלויות קבועות ומשתנות

• עבודה וחומרים

• הוצאות נסיעה

• ציוד פוטנציאלי והשכרת מקום

• חָדָשׁ! אמצעים הקשורים למגיפת Covid-19 - כגון בדיקות

• רישיונות

תקציבי פרויקטים ב-Easy Project

שלב 1 - יצירת תקציב

כאשר אתה מתחיל פרויקט, זה טוב לעשות א מבנה התפלגות העבודה (WBS). כך תוכל לראות את כל הפריטים שהפרויקט שלך מורכב מהם ולאשר אותם עם הצוות.

אז בא פריטים בודדים' תמחור - ה מבנה התפלגות עלויות (הלמ"ס). כדי להפוך את העבודה הראשונית שלך לקלה ככל האפשר, יש לנו שילבו WBS ו-CBS למודול אחד ב-Easy Project, כך שלא תצטרכו לעבור ביניהם באופן ידני.

טיפ: כלול כל עבודה או שירות שבוצעו על ידי קבלני משנה ב-CBS.

שלב 2 – אישור תקציב

לקחת את ה-CBS שזה עתה נעשה ולרוץ ישר ללקוח זה כנראה לא הרעיון הטוב ביותר. אישור התקציב באופן פנימי תחילה - ברמת הצוות, ולאחר מכן עם ההנהלה. ייתכן שאתה או הצוות שלך שכחת משהו, או שהעתודה התקציבית שאתה סומך עליה אינה מספקת.

להיות מוכנים ככל האפשר לקראת ניהול פיננסי של הפרויקט שלך וכדי לשמור על התקציב שלך קרוב ככל האפשר למציאות, עליך להשוות אותו לתקציבי פרויקטים קודמים.

סביר להניח שלא תמצאו תקציב זהה לחלוטין, אבל בהחלט תוכלו לקבל נתונים על משהו שמשותף לפרויקטים - למשל, מחיר השכרת אולם קונגרסים או מספר השעות הדרושות ליצירת סדרת באנרים לכנס.

עצה: אם נתקלתם במשהו בפעם הראשונה בעת יצירת תקציב, השקיעו את זמנכם בפגישה קצרה עם עמיתים שיש להם ניסיון בתמחור פריטים דומים. עדיף חצי שעה בתחילת הפרויקט מאשר חצי מיליון קורונות החסרות באמצע העבודה.

תקציבי פרויקטים ב-Easy Project

שלב 3 - ניטור ובקרה של תקציב בתוספת דיווח

זה דבר אחד להכין את התקציב ודבר אחר לחזות זה ולפקח על האופן שבו התקציב ממומש או לא, ולאחר מכן להגיב בזמן. שליטה קבועה ומתמשכת על ההכנסות וההוצאות שלך לא רק מוכיחה שאתה מקצועי, אלא משמשת כברכה מניעה של פאקינג-אפים.

כדי להיות מסוגל לפקח על שלך תזרים המזומנים של הפרויקט (במקרה של מנהלי תיקים תיק שלם), יש לנו מספר טיפים – ניתן גם להשתמש ברובם ישירות בחדש פרויקט Easy:

• תזרים מזומנים - לעקוב ולדווח באופן קבוע ללקוחות, להנהלת החברה ולצוות שלך כיצד הפרויקט שלך מתקדם הודות לכך כלי שקוף,
• פגישות קבועות - ניהול הפרויקט שלך צריך לכלול סטטוס כספים קצר - התחל עם דיווח ברור להנהלה והמשיך במידע על הוצאות בפגישות קבועות עם הלקוח,
• תַקצִיב – תוכנית מול מציאות – בזכות ה תקציב הפרויקט, תוכל לא רק לבצע לוחות זמנים והקצאות לפי שעה לתפקידים בודדים, ובהמשך לכל התקציב, אלא גם להשוות במהירות ובפירוט את תוכנית התקציב של הפרויקט עם ההוצאה הנוכחית,
• חישוב מחיר פרויקט – כלי שבעזרתו תוכלו ליצור במהירות ובדייקנות הצעת מחיר ותיאור של חישוב המחיר, ולאחר מכן לייצא הכל עם הלוגו שלכם ל-PDF.

<br> סיכום

למרות שתקציב הפרויקט הוא תמיד רק אומדן של עלויות, המטרה שלך צריכה להיות להכין אותו בצורה מדויקת ככל האפשר. זמינות מספר תכונות בדוקות שיהפכו את התקציב שלך לבהיר יותר.

כתוצאה מכך, קל לך יותר להגן על התקציב מול הלקוח וההנהלה. עם זאת, אחת הפעילויות החשובות ביותר של מנהל פרויקט היא בקרה על מימוש התקציב על בסיס נתונים מדויקים.

לכן, דחפו פגישות קבועות על המצב הפיננסי של הפרויקטים שלכם וספקו דיווח מקיף עליהם הודות לכלים בתוכנת ניהול הפרויקטים שלכם. עם סקירה כללית של תזרים המזומנים, לא תתקלו בהפתעות לא נעימות ובדיינים.