משולש ניהול פרויקטים בפועל: איך לאזן אותו

התיאוריה נחמדה, אבל בואו נסתכל על הפרקטיקה

עשיתי הרבה פרויקטים בקריירה שלי ולכן אני יודע שהתיאוריה של ציווי משולש זה דבר אחד, אבל ב תרגול, זה לעתים קרובות נראה שונה מאוד. אם אינך מכיר את התיאוריה של היקף, זמן ומשאבים (עלות), עיין במהירות כאן.

אבל עכשיו, בואו נלך לתרגול! זה המקום שבו אני צריך לשאול כל הזמן שאלות כמו: איך אני מאזן את זה, ממה לחזור, מה ומתי לתעדף משהו, לאילו פרויקטים אני צריך לשים לב לכל פרמטר, והאם כלי עוזר לי לעשות זֶה? זה תמיד תלוי בשלב הפרויקט.

מנהל פרויקט הוא כמו נדנדה

על מנהלי פרויקטים מוטלת המשימה לאזן בין משולש פרויקט, הידוע גם ב אילוץ משולש, אשר מורכב של היקף, זמן ומשאבים . משולש הפרויקט מהווה בסיס לכל פרויקט, ותפקידו של מנהל פרויקט הוא להבטיח שהפרויקט יישאר בתוכם.

עם זאת, לא הרבה פרויקטים מסתיימים בזמן, במסגרת התקציב ובמסגרת המתוכננת. למען האמת, באיזו תדירות אתה עושה זאת מצליחים לשמור על כל שלושת המרכיבים הללו בבת אחת? הסיבה לכך היא שיש הרבה גורמים שיכולים להשפיע על פרויקט. 

כדי להבטיח שהפרויקט יישאר במסלול, מנהלי הפרויקט צריכים לתעדף בהתאם לשלב הפרויקט. לרוב אני ממשיך באופן הבא:

• במהלך שלב התכנון , ה היקף של הפרויקט הוא המוקד העיקרי. מנהלי פרויקט חייבים להבטיח שהמטרות, היעדים והתוצרים של הפרויקט מוגדרים היטב ומתואמים עם ציפיות מחזיקי העניין.
• ב שלב הביצוע, הפוקוס העיקרי עובר לתקציב. כסף הוא נשמת אפו של כל פרויקט, ומנהלי פרויקטים צריכים להבטיח שהפרויקט יישאר במגבלות התקציב. משמעות הדבר היא מעקב צמוד אחר ההוצאות, זיהוי אמצעים לחיסכון בעלויות והקפדה על שימוש יעיל במשאבים.
• כמו מועד אחרון מתקרב, ייתכן שמנהלי פרויקטים יצטרכו לסגת מ- היקף הפרויקט כדי להבטיח שזה יתבצע בזמן. זה עשוי להיות כרוך בקבלת החלטות קשות, כמו תעדוף משימות מסוימות על פני אחרות או הקצאת משאבים מחדש.

דוגמה מעשית אחת מ-Easy Software

בשנה שעברה הייתה לנו הזדמנות לעבוד על פרויקט עיצוב יישומים חדש. אָנוּ התחיל בהגדרת היקף הפרויקט, מה שעזר לנו להגדיר את הגבולות. זה תמיד מסובך כי הראש שלך מתחיל להתרוצץ, לחשוב "אנחנו יכולים גם לעשות את הדבר הנוסף הזה", אבל אתה צריך להיות מציאותי. חוויה מצחיקה: ככלל אצבע, פרויקטי IT הם בדרך כלל גדולים פי 2 עד 5 מהצפוי במקור.

במהלך הוצאת להורג בשלב, התקדמנו פריט אחר פריט תוך כדי צמוד מעקב אחר הזמן המושקע מכיוון שהמשאבים שלנו היו פנימיים. עם זאת, לקראת ה סוף הפרויקט, עמדנו בפני א החלטה קשה סביב הטווח כמונו נדרש לסיים את הפרויקט בזמן עקב פרויקטים אחרים במפת הדרכים. בסופו של דבר עשינו את ההתאמות הנדרשות והפרויקט הצליח. אני מקווה! 

תרגול עושה מאסטרים

חשוב לזכור שניהול פרויקטים הוא פעולת איזון. יש אין גישה אחת שמתאימה לכולם, ומנהלי פרויקטים צריך להיות גמיש ומסתגל לנסיבות משתנות. הם צריכים שיהיה להם א הבנה עמוקה של משולש הפרויקט ולהיות מסוגל לקבל החלטות מושכלות על סמך השלב הנוכחי של הפרויקט.

בסופו של דבר, ניהול פרויקטים הוא מיומנות זה דורש א שילוב של ידע טכני, כישורי מנהיגות, ויכולת לאזן בין סדרי עדיפויות מתחרים. מנהל פרויקט טוב יכול לנווט במשולש הפרויקט ולספק פרויקט מוצלח, גם כשהוא מתמודד עם אתגרים לא צפויים. 

איך Easy Project יכול לעזור לך

להלן כמה טיפים כיצד כלי לניהול פרויקטים יכול לעזור לך לאזן זמן, היקף ומשאבים: 

• מבנה פריצת עבודה (WBS) - זה מראה את הפירוט למשימות והתוצרים הקטנים ביותר האפשריים ועוזר לך לשמור על הכל באופק. בשלב התכנון, אתה יכול לראות את ההיקף, ובמהלך הוצאת להורג, אתה יכול לשנות כל תוצר.
• תקצוב – צוות הפרויקט יכול לעקוב אחר השעות שלו בזמן העבודה על הפרויקט, ב-Easy Project ניתן לראות לא רק את מספר השעות שהושקעו בפרויקט אלא גם את ההמרה לכסף. תכונה זו עוזר לך להישאר על המסלול מבחינת תקציב.
• תרשים גנט - כאן אתה יכול לראות את מצב המשימות, מה הולך טוב, ומה לא נמסר בזמן. בהתבסס על זה, אתה יכול לראות את כל קו הבסיס. זה חשוב במהלך היישום ובמיוחד כאשר המועד מתקרב.